【決定版】社労士業界のRPA本格活用｜事例に学ぶ失敗しやすい点と成功のポイント
最近、 「RPA」は社労士業界において業務効率化やデジタル化の進展への対処として導入が増えています。そして、これからますます活用が期待されています。
RPAについてすでにご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが念のためお伝えすると、RPAとはRobotic Process Automationの略であり、パソコンの定型業務を自動化するソフトウェアのことです。
ですが、そんなあなたは次のようなお悩みお持ちではないでしょうか。
・社労士業界でRPAを使うと何ができるのか
・社労士業界でRPAの導入を検討しているがどうすればよいかわからない
・社労士業界でRPAを導入したが失敗してしまった
弊社では、多くの社労士事務所さんからRPA活用に関する相談をいただきます。
そのような経験からこの記事では、社労士業界でRPAの運用サポート実績多数の弊社が、社労士業界でRPAを導入するメリットから導入事例、RPA導入に伴う失敗やトラブルの対処法までわかりやすく紹介します。
また、この記事の後半では、実際に弊社でRPA運用をサポートさせていただいている、熱心な社労士法人とうかい様の活用事例も紹介いたします。
目次
社労士業界が抱える課題
昨今の社労士業界は、労働・社会保険手続き、給与計算など多岐に渡って時代の変化への対応が求められていることと思います。しかし、社労士業界全体として多くの課題を抱えており、特に人手不足とデジタル化への対応と従業員教育、書式ごとの形式の違いに合わせた作業量の増加などがあげられます。
社労士業界は深刻な人手不足問題に陥っております。それには、次の３つの理由があげられます。
1. ニーズの増加
労働市場の変動や労働法の複雑さから、多くの企業が社労士のサポートを求めています。このため、適切なサービスを提供するための十分な人手が必要となっています。
2. 専門性の高さ
社労士は高度な専門知識を必要とするため、その養成や継続的な教育が求められます。この要求が新しい人材の参入を困難にしている一因ともなっています。
3. 後継者不足
既存の社労士の高齢化が進んでおり、後継者を見つけるのが難しくなっているケースも増えています。
あなたの会社でも、業務の電子化が増えてきたと感じることはありませんか。現在、社労士業界にはITに詳しい人材が乏しいことから、急速なデジタル化の進展に対応できていない場合があります。そこには次の３つの課題があげられます。
1. ITリテラシーの不足
社労士業界においては、伝統的に多くの業務が紙ベースで行われてきました。このため、デジタルツールやシステムの導入・利用に対する熟練度や知識が乏しい人材が多いという問題があります。
2. セキュリティの課題
デジタル化が進むことで、情報の流通速度やアクセス性が高まりますが、それと同時にセキュリティリスクも増大します。社労士が扱う情報は、企業や個人の機密データを含むため、セキュリティ対策が不十分な状態でのデジタル化は大きなリスクとなります。
3. データの統一性と整合性の確保
異なるシステムやツールを導入することで、データのフォーマットや保存方法がバラバラになりがちです。これにより、データの統一性や整合性の確保が難しくなることがあります。情報の不整合や二重入力などの問題が生じる可能性があるため危険です。
以上のように、社労士業界は人手不足とデジタル化の進展という二つの大きな課題を抱えています。これらの課題に対応するためには、業界全体での取り組みや新しい技術の習得、教育体制の見直しなどが求められています。
次の章ではこうした課題を解決するため、社労士業界がRPAを導入するメリットについて説明します。
社労士業界がRPAを導入するメリット
社労士業界は、給与計算、社会保険手続き、労働契約の管理など、膨大なデータや情報の取り扱いが求められる分野です。そのため、ヒューマンエラーに起因するミスや不整合が発生しやすいので、RPAの導入は誤りを大幅に低減する手段として有効です。
人間が行う作業には、気分や体調、集中力のバラつきが影響しやすいですが、RPAはそのような要因の影響を受けません。このため、同じ条件下で同じ業務を繰り返し行う場合、RPAは常に同じ結果を出します。これにより、業務の再現性が確保され、データの一貫性も向上します。以下で詳しく取り上げます。
1.煩雑な計算の自動化
特に給与計算のように複雑な条件や規則が絡む場合、人間が手動で計算を行うとミスが発生しやすいです。RPAは、これらの煩雑な計算を迅速かつ正確に処理することができ、誤りのリスクを低減させます。
2. データ入力ミスの排除
データのコピー＆ペーストや手入力作業は、ヒューマンエラーが生じる典型的な業務です。RPAは、これらの作業を自動で行うため、手入力によるミスや情報の不整合を防ぐことができます。
3. ログの自動記録とトレーサビリティの強化
RPAは作業のログを自動的に記録します。これにより、後から作業の履歴や内容を確認することが容易になります。何らかの問題が発生した際には、その原因を迅速に特定し、対応することができます。
4. 定期的なデータの検証
RPAは、定期的にデータベースやシステム内の情報をチェックし、不整合や異常なデータを検出することができます。これにより、長期間にわたる誤りの累積を防ぐことができます。
5. 人間の判断をサポート
RPAはあくまでルールベースの作業を自動化するものですが、AI技術と組み合わせることで、人間の判断を補完・サポートする役割も果たせます。例えば、異常値の検出や予測的分析を行い、社労士にアラートや提案を行うことが考えられます。
思い返してみてください。今まで定型業務に追われていたためにできなかった、もしくはおろそかになってしまった業務はいくつあったでしょうか。
社労士業界がさらに発展していくには、人間が本来やるべきこと、人間にしかできない複雑な業務ことにこそ、「人間の時間」を費やすことができる環境を整備すべきです。
例えば、新規顧客を獲得するための活動、クライアントの経営課題や労務管理の問題点を洞察するコンサルティング業務、法律の解釈と応用、既存顧客の満足度を高めるためのフォロー活動などです。
もしかしたらパートスタッフの方の役割も、作業そのものではなく、RPAがアウトプットしたものを人の目で確認することに重きを置くようになるかもしれません。
これからの社労士業界において人間は、より付加価値の高い業務、クリエイティブな業務、顧客や従業員の満足度を高める活動などにこそ、より多くの時間を使えるようにするとよいと考えます。
「社労士業界の課題」で述べたように、社労士業界では現在深刻な人手不足の問題に直面しています。
あなたの会社でも、人に関する問題をたくさん抱えていませんか。退職を申し出てくる新人、特に社労士業界は毎日毎日過重労働する人も多いと思います。また、忙しくてなかなか新しいことに着手できないこともあるかと思います。このような日々とは早くおさらばしたいですよね。
RPAはコンピューターなので、突然、退職を申し出てくることも、さぼったり、陰で文句を言ったり、疲れることも、休暇を取ることもありません。一晩中働かせても残業代も時間外手当もかかりません。社会保険料もかかりません。安全配慮義務もありません。
一度動かしてしまえば、24時間365日働いてくれます。
社労士業界の労働基準の順守が厳しくなっている中で、このような労働力が手に入るというのは大きなアドバンテージではないでしょうか。
デジタル化の進行と社労士業界におけるRPA導入の連携は、多方面にわたって相乗効果を生む可能性があり、RPAの導入はデジタルトランスフォーメーション（DX）の加速を促すツールとして機能します。以下でデジタル化することによるメリットを詳しくみていきましょう。
1.データ連携の強化
社労士業務は、労務管理システム、給与計算ソフト、社会保険手続きポータルなど、複数のデジタルプラットフォームと連携する必要があります。RPAはこれらの異なるシステム間でデータを自動的にやり取りすることが可能で、煩雑なデータ入力や転送作業を簡素化できます。
2. 業務プロセスの再設計
RPAを導入する際には、業務プロセスを詳細にマッピングする必要があります。これは同時に、業務プロセス自体を見直し、不必要なステップを削減する絶好の機会ともなります。その結果、業務のデジタル化がより効率的に行えるようになります。
3. AIとの組み合わせ
RPAはルールベースの作業を自動化するものであり、判断力や分析力はありません。しかし、AI技術と組み合わせることで、より高度なデータ分析や意思決定を自動化することが可能です。これにより、社労士が提供できるサービスの質と範囲を大きく拡張することができます。
4. 顧客体験の向上
一連の業務がデジタル化・自動化されることで、顧客に対するレスポンスが速くなります。例えば、社会保険の申請書類作成や給与計算の結果を早期に提供できるようになれば、顧客満足度は大いに向上するでしょう。
5. セキュリティとコンプライアンス
RPAツールは通常、厳格なセキュリティ対策が施されています。このため、デジタル化が進む中で増えるセキュリティリスクにも柔軟に対応できます。さらに、コンプライアンスに関する記録も自動で残るため、法令遵守の確認作業も効率的に行えます。
あなたの会社でも過去に従業員の退職による補充採用、新人への教育を行ったことがあるかもしれません。
ところがRPAを導入することで、対象業務を担当していた従業員が退職するときなどに、慌てて補充採用をする必要がなくなります。また、新人さんが習得すべき業務範囲が狭まり、さらに一から業務を教え込む必要もなくなります。これにより、教育期間や必要な教材、トレーニングのコストが削減されるとともに、新人が業務に慣れるまでの期間も短縮される可能性があります。
新人さんに業務を教えるのは、たいてい人件費の高い仕事ができる人です。その人の人件費や時間を、退職者が出るごとに繰り返しかけ続けるのはもったいないです。
あなたの会社でも人手不足への対応を採用だけで埋めるのではなく、これからは省人化・自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
これらのメリットから、社労士業界では多くの企業がRPAの導入を検討しています。次は、RPA導入を検討し始めるタイミングについて説明します。
社労士業界がRPA導入を検討し始めるタイミング
ここまで社労士業界が抱えている課題、そしてそれを解決するために、RPAを導入することで得られるメリットについて説明しました。こうしたメリットから、社労士業界においてRPAは多くの企業に注目されております。
それでは、社労士事務所がいざRPA導入を検討し始めるきっかけ、タイミングはいったい何なのでしょうか。RPAを導入するタイミングとして実際には以下のような社労士事務所さんが多いようです。
【社労士事務所がRPA導入を検討し始めるタイミングの例】
・法人化した
・事務スタッフさんが5名以上になった
・資格者が２名以上になった
・資格者の時間的ゆとりがなくなってきた
・公文書の電子手続きが増えてきた
・業務が属人化していて、担当者が抜けると分からないことが増えてきた
・社会の流れを見て、デジタル化の流れに本格的に対応する必要性を強く感じた
これらはもちろん事務所によっても異なりますが、RPA導入を検討し始めるのは、業務量が増えたり、人員が徐々に増えてきたタイミングであることが多いようです。
さて、ではRPA導入をした後にどのような業務を自動化しているのでしょうか。次の章では事例を出してみていきましょう。
社労士業界においてRPAで自動化されている業務の事例
RPA導入を検討したのち、導入をした企業は実際、多くの業務を自動化しております。
それでは、具体的にRPAで自動化されている業務には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下はRPAで自動化されている業務の具体的な事例です。
【RPAで自動化されている業務の具体的な事例】
・公文書ダウンロード業務
・法人番号取得業務
・クライアント企業への連絡通知業務
・算定基礎届の値を入力
・請求書作成、送付義務
・月額変更届の値を入力
・厚生年金被保険者数の取得
・賞与支払届の値を入力
・確定拠出年金規約の作成＆PDF化
・転勤届の値を入力
・公文書仕分け業務
あなたの事務所でも同じような業務がある、あるいは取り入れたいという業務はありませんか。ここで、自動化する対象業務を明確化するために、あなたの会社の中で自動化するための対象業務を洗い出す必要があります。
それでは、RPAで自動化するための対象業務の洗い出しのやり方について見ていきましょう。
業務の洗い出しをしよう
前章の「社労士業界でRPAで自動化されている業務の事例」では社労士業界がRPAで自動化している業務の事例にについて取り上げました。
さて、それではこれらの事例ももとに、自分たちの会社で「自動化できそうな業務の洗い出し」をしていきましょう。
もし「洗い出ししたけどRPAの導入に失敗した」という方もいましたら、ここでもう一度、業務の洗い出し方について確認してみてください。
業務の洗い出しはまずバックオフィス業務を確認して、そしてその中から「定型業務」を見つけていきます。
では、順を追って説明します。
まず、自動化できそうで洗い出したい業務は、バックオフィス業務の中から見つけていきます。
ここでいきなり「バックオフィス業務って何？」という方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
バックオフィス業務とは、「基本的に顧客とやり取りを交わさず、社内で完結する業務」のことです。つまり、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務です。
バックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。
バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるため、重要です。
ですが、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず業務負担が大きいこと、属人化してしまいやすく、ミスや不正が発生するリスクが高まるなどの課題があります。
そこで、バックオフィス業務をRPAで効率化することで、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、生産性を向上させることができます。
社労士業界のバックオフィス業務は、クライアントの人事・労務のサポートが中心ですが、彼ら自身の事務所運営や業務遂行のためのバックオフィス業務も多岐にわたります。次の図をご覧ください。
財務と会計
会社の収益、経費、利益の管理、財務報告の作成、予算の管理、請求、債務管理、税務申告の準備など
人事
従業員の採用、教育訓練、給与計算、福利厚生の管理、労働条件の調整、パフォーマンスの評価など
IT
ITインフラの運用・保守、ソフトウェアとハードウェアの更新と管理、ヘルプデスクサポート、データ管理、新技術の導入など
法務
契約の管理、法的リスクの評価、企業政策の作成と適用、法律上の問題の対応など
スケジュール管理
次回のクライアントミーティングの日時調整、年次のセミナーや研修のスケジュール作成など
次回のクライアントミーティングの 事務所や製造施設などの維持・管理、安全対策、環境対策など調整、年次のセミナーや研修のスケジュール作成など
施設管理
広告・マーケティング
事務所のホームページの更新、局地的な広告のデザイン・掲載手配など
通信・連絡業務
保険事務所や労働局への問い合わせや手続きの確認、クライアントからの質問や要望に対する返答など
顧客情報の管理
新規顧客の情報登録や既存顧客情報の更新、依頼内容や提案書、契約書のスキャンとデジタルアーカイブなど
このように社労士業界のバックオフィス業務は、多岐にわたっていることが分かります。
これらが自動化されれば今まで失った多くの時間と人員を削減できると思いませんか。
もちろん、中には人間の目が必要なので、自動化できない個所もあります。
ですが、「RPAを導入するメリット」の章で述べたように、レポート分析など自動化できそうなところはRPAに任せることで、人は人でなければできないことに時間を当てられ、集中することができます。
このように、バックオフィス業務を確認することは重要です。
あなたの会社でも一度、バックオフィス業務の流れについて書き出してみるとよいでしょう。
さて、社労士業界のバックオフィス業務の流れについて確認したところで、次にこれらの中から「定型業務」を見つけていきましょう。
ここでも、「そもそも定型業務って何？」という方もいらっしゃると思うので例をあげてみていきましょう。
「定型業務」とは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務のことを指します。弊社では、 「誰がやっても同じ結果（アウトプット）になる業務」と説明しています。
思い返してみてください。あなたが経験してきた業務のなかで、「ちょっと面倒だな」「ほかの人でもできそうだな」と思った業務はありませんでしたか。
それはほとんどの場合、「定型業務」です。それらは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務なので誰がやっても同じ結果になるため、RPAで自動化できるのは定型業務であるというわけです。
定型業務は一般的に簡単で単純な作業であることが多いです。
ですが簡単で単純な作業でも、人間が繰り返し行っていると当然ミスも発生します。
なので、自動化できる業務は自動化してしまい、人は人にしかできない別の業務に時間を振り向けて生産性を上げていこうという考えて、多くの社労士業界がRPA活用に乗り出しているのです。
それでは、これらも参考にあなたの会社の定型業務を洗い出してみましょう。
その際、弊社の【自動化業務洗い出しシート】を使うと便利です。また以下ボタンの「費用対効果を計算方法」ではこのシートを用いて解説しています
RPA導入後の失敗パターンと対処策
さて、前章では、業務の洗い出しおよび費用対効果の計算例について説明してきました。
ここまで聞くと、「RPAの導入はいいことだらけだ」「費用対効果が良ければ問題なく導入できる」と、そう思いませんでしたか。
ところが、実際多くの企業はRPAを導入した後にさまざまな課題に直面しています。RPAは導入してからが本当のスタートなのです。
ここでは、RPAを導入した後に直面する社労士業界の失敗パターン、および対処策について説明します。
「RPAを導入したけど、作業する時間がなくて断念してしまった。」
弊社に相談いただく企業のなかにもこのような理由でRPAの導入に失敗してしまった企業があります。
実はこれは、社労士業界においてRPA活用を進める上でほとんどの企業につきまとう課題です。
確かに、社労士業界では繁忙時期に作業時間を一時的に確保できないことはあるでしょう。しかし、普段の仕事の中での優先順位が低いと、恒常的にRPAに触れないということになってしまいます。
特に何かと忙しく、余剰人員もほとんどいない中小企業にとっては、暇な時間ができたら触ろうとしても、暇な時間はほとんどありません。
弊社ユーザーの担当者には、「いつ作業するか」を決めて、その時間は極力ほかのことはやらないようにしている人もいます。
そのためには組織的な理解と協力も必要ですので、できれば経営陣からその理解を促進していただきたいと思います。
社労士業界の現場では、RPA活用に関して「任せられる人がいない」といったこともよく見受けられます。それは、社労士業界が高度な労働法や社会保険の知識を要する専門的な分野であり、このような伝統的な背景からITやRPAのような新技術への適応が遅れがちであること、一度業界に足を踏み入れると他の業界に移ることが難しく、新しい技術や知識を持った外部の人材の導入が難しい状況にあることが関係していると考えられます。
また、もしRPAの担当者が決まっても、うまくいかない状況が続くと、担当者は「うまくいかない自分が悪い」と思ってしまい、RPAから気持ちが離れてしまいます。そしてほかの仕事を優先しシナリオ作成作業に時間を使わず、サポート企業に相談することもなく、新規プロジェクトが頓挫してしまうのです。
RPAは組織的に取り組む方が中長期的に成功しやすく、モチベーションを維持してくれる仲間の存在も励みになるので、
「困ったときに相談できる、助けてくれる人がすぐ近くにいる」
という状況をつくってあげることが大切です。社労士事務所ごとに、専任のサポートチームや外部のコンサルタントと連携をとることで、RPAのノウハウを共有し、適切なサポートを受ける体制を整えることが重要です。
「どうせRPAを導入するなら、ツール選定に失敗して導入後にツールごと入れ替えるということはなるべく避けたい」と、多くの方が思われていることと思います。
ですが、残念ながら自社業務に合わないRPAツールを選定してしまうというケースもよくあります。
社労士業界の企業がRPAツールを入れ替えた理由は以下の２つが大半を占めます。
「自社の自動化したい業務に対応できないツールだった」
「サポートが十分ではなかった」
そもそもシステム同士の相性が悪かったり、機能が不足していたりすると、どれだけ頑張っても自動化できないことがあります。
そこで、ツール選定に失敗して費用と労力の無駄を避けるためにも、
「機能の充実」「使いやすさ」「サポート内容」
この３つの観点で選ぶことが重要です。
特に「機能」に関しては、オンプレミスの基幹システム、Excel、クラウドツールなどに幅広く対応できるツールがどうかも確認しましょう。
「具体的にどのような基準で確認すればよいかわからない」という方は以下の【ツール選定の小冊子（チェックリスト付き）】を参考にしてみて下さい。RPA販売業者に質問する際に活用いだだけるとよいかと思います。
とはいっても、すでにRPAを導入している企業にとってツールの入れ替えは、
とても勇気がいるものです。簡単にできることではないかと思います。
ですが、中には思い切ってツールを変えたことで大幅に作業時間を削減した企業もあります。
株式会社とうかい様は、以前は別のRPAツールを入れていましたが、サポート不充分のため使いきれずMICHIRUというRPAツールとドットコネクトのサポートに入れ替えた経験があります。
最初の1年はシナリオの作成を弊社がすべて行いましたが、その後は新たに採用した人がスキルを身に着けて進め、わからないときにはチャットでドットコネクトに連絡して対処していました。
インタビューしましたので、詳しく知りたい方は以下のリンクから確認してみてください。
今回取り上げたとうかい様の他にも弊社は多くの企業さまのサポートをさせていただいております。以下のボタンから弊社の取り組み、また他社との違いについて紹介していますので、ぜひご覧ください。