定型作業に業務時間を圧迫され、思考の伴う高単価・高付加価値の業務に人材リソースを投入できないという課題をRPAで解決。
社会保険労務士法人とうかいの久野代表
【企業概要】
・企業様名：社会保険労務士法人とうかい
・所在地：愛知県名古屋市西区牛島町5-2名駅TKビル５F
・創業年：2011年11月
・従業員数：23名
・業種、事業内容：社会保険労務士法人
【インタビューご回答者】代表久野様・中村様
【インタビュー日】2021年11月17日（RPA導入13ヶ月間経過）
社会保険労務士法人とうかいは、2011年創業の愛知県名古屋市にある社会労務士法人です。積極的にITを活用し、クライアントからの幅広い要望に応え、社労士業界の中でも成長著しい事務所です。
今回は、そんな同法人におけるRPA導入のきっかけ、どんな業務を自動化しているのか、RPA運用の実態についてお伺いしました。
繰り返し発生する思考の不要な定型作業に業務時間を圧迫されていた
―まず、RPA導入の背景を教えていただけますか？
繰り返し発生する思考の不要な定型作業に業務時間を圧迫され、思考の伴う高単価・高付加価値の業務に人材リソースを投入できないという課題を抱えていました。そこから事務所のIT化に力を入れていきました。
RPAを知ったのは、同業者との情報交換会で事例紹介を見たのがきっかけです。RPAは人と違って辞めず、モチベーションの低下もなく、24時間連続稼働しても疲労の蓄積によるミスがありません。
私たちは、「オンライン対応で早い」「会社をデジタル体質に変革しバックオフィスから生産性を向上する」「労務相談に強い」を掲げてサービス提供をしています。RPAは生産性を向上させ、私たちの本業である労務相談にリソースと教育資源を集中させるための外せない手段と考えています。
業界全体として、アウトソーシング業務が半分くらいあるので単純な作業が多く、時間をそこに割かれてしまってい、新しい提案ができないなどのジレンマがあります。そこを払拭したいと思い、RPAを導入しました。
この先、業種・業界に関わらず、本業にリソースを注力し、専門性で他を圧倒することでしか企業は生き残っていけなくなると考えています。本業にリソースを集中するために最も効果的な方法がRPAと考えています。
また経営として、未来への仕掛けについて考えたり、実行する時間を増やしたいと考えています。
クライアントへの情報配信や、公文書データのダウンロード保存を自動化
同法人のRPA用パソコン
― RPAでどのような業務を自動化しているのですか？
RPA導入後、まずはクライアントへの情報配信を自動化しました。
私達はChatworkというチャットツールを使ってクライアントとやり取りをしています。
でも、単なる一斉配信ではクライアントの状況に合わせた個別の連絡がしづらいです。
セミナーの案内など、クライアントに個別に情報配信を行う作業をRPAで自動化しました。
人間が都度、配信対象の顧客属性を決め、顧客管理システムからリストを抽出し、配信原稿を作成します。そして、それらのデータを特定のフォルダ内に入れておき、RPAのタスクを実行すると、勝手にファイルを読み込んで、顧客別のChatworkグループに投稿していってくれる仕組みです。
また、社会保険・雇用保険に関する公文書ファイルをシステムからダウンロードしていき、クライアントの従業員さんごとに保管していく作業も自動化しています。
また、大手企業のクライアントに関しては、その会社独自に、転勤届や算定基礎届に関する処理手続きを自動化しています。
その他、細かいところでは、クライアントごとに書類を送付する際の書類送付状の作成とプリントアウトも自動化しています。
RPAツールの乗り換え
―RPAツールの選定はどのようにしたのですか？
実は、以前は今と異なるRPAツールを使用していました。それなりの月額費用をお支払いしていたのに、なかなか自動化したい業務をきちんと自動化できず、稼働できていませんでした。
そんなときに、コンサルティング会社からの紹介で「RPA運用サポート.com」の株式会社ドットコネクトさんを紹介してもらいました。
重視していたのは、プログラミングスキルはなくても、画像認識だけでない方法でシナリオを組めるかどうかです。なぜかというと、私たちは様々なクラウドツールを使用しており、UI/UXの変更が頻繁なため、画像認証以外の方法でもシナリオを組むことのできるRPAツールを探していました。画像認識のみのRPAツールだとやはり厳しいです。
現在使用しているRPAツールは、性能の割に安価で助かっています。
RPAは、シナリオ通りにしか動いてくれないので少し融通は効きませんが、24時間働けるスーパーマンです。ライセンス料も月額5万円で雇える（使える）のに雇わない（使わない）理由はないと思います。
改善できそうな業務を見つけるには、「時代認識」と「客観性」がポイント
― IT化を積極的に推進されていますが、RPAに限らず、どのように社内の改善できそうな業務を見つけていらっしゃるのですか？
「時代認識」と「客観性」が大事だと考えています。
「今の時代に人間がこんなことしていていいのか？」というのが「時代認識」です。時代はどんどん進んでいるので、自分たちの業務だけ変わらないのでは進化できません。
そして、「客観性」という意味では、他の事務所（同業者が一番インパクトを得やすい。同じレベル感のスタッフなど）を見に行って、そこと自事務所を比べておかしい場所を見つけるということもしました。
2年くらい前からRPAや業務改善を意識してきているので、改善・自動化する業務を見出す思考のクセづけができていると思います。
ITツールを導入する際にも、以前は事務所内から反発の声もあがることもありましたが、あまり気にしないようにしていました。気にし過ぎると変革できないからです。でも、気にせずに続けていると、今は「新しいことをやることが当たり前」という空気になっています。
また、自動化できそうな業務を探すときには、「繰り返しやっているな」「面倒だな」という感覚を大切にしています。マンパワーで粘り強くなんとかしてしまうのも良くないと考えています。
それと、良い意味で人を信用しないことも大切です。人は絶対ミスするし、集中力が持たないし、疲れます。そのミスをなくすために、なるべく機械に頼れるところは頼れないかを考えるようにしています。なので、ケアレスミスが発生するところは「ITでなんとかできないか」と考えるようにしてきました。
RPAはうまく稼働すればスーパーマンですが、名コーチが必要です。
同法人のRPA担当の中村さん
―最後に、弊社に一言いただけますか？
RPAは稼働を始めればスーパーマンですが、稼働を始めるまでには名コーチが必要です。
「RPA運用サポート.com」のドットコネクトさんは、経験豊富でどんな場面でも的確に、素早くサポートしてくださる唯一無二の名コーチだと思います。とにかくレスポンスが早いのと、解決力が高いです。
言われたことをやるのではなく、ゴールに向かっての最適解を提案してくれる部分が決め手となりました。
―大変ありがたいお言葉です。ありがとうございます。引き続き、生産性向上をサポートさせていただきます。本日は貴重なお話をありがとうございました！