導入1年半で月間約350時間分の業務を削減！
最先端技術を柔軟に、迅速に採り入れ、日々改善の尽きない経営を目指す。
株式会社ヤスヒラの3代目・安平亮社長
【企業概要】
・企業様名：株式会社ヤスヒラ
・所在地：兵庫県姫路市
・創業年：1917年
・従業員数：61名（インタビュー時点）
・業種、事業内容：機械工具商社、FA・自動機設計製作、工作機械、機械加工
・経営理念：『お客様のお役に立ち喜んでいただける』
【インタビューご回答者】安平亮社長、中川量夫常務取締役
【インタビュー日】2021年11月25日（RPA導入18ヶ月経過）
株式会社ヤスヒラは、1917年創業の兵庫県姫路市にある機械工具商社です。主に工場向けに生産財を卸したり、FA（ファクトリーオートメーション：工場における自動化のこと）装置の設計・製作、工作機械、機械加工などを行っています。
今回は、そんな同社におけるRPA導入のきっかけ、どんな業務を自動化しているのか、RPA運用の実態についてお伺いしました。
株式会社ヤスヒラの社屋
最先端技術を柔軟に、迅速に採り入れ、日々改善の尽きない経営を目指す
オンラインでのインタビューに応じていただいたRPA担当の中川常務
―まず、RPA導入の背景を教えていただけますか？
単純作業に追われることなく、残業がない勤務体系を実現したいと思い、RPAを導入しました。
以前の当社は、内勤スタッフが夜8時くらいまで残って仕事をしていました。それが今では、18時半には帰れています。そして、月の残業時間は1人あたり6時間くらいになっています。私自身も、以前は土日もだいたい出社していましたが、今では月1回程度です。
それでもありがたいことに業績も右肩上がりを実現できています。
当社では、最先端技術を柔軟に、迅速に採り入れ、日々改善の尽きない経営を目指しています。RPAに限らず、様々な生産設備やITツールをいち早く取り入れているのです。
膨大な取引情報の処理を自動化し、月350時間を削減
上のモニター2台で常に動いているRPAの様子を確認できる。
下2台は中川常務の通常業務とシナリオ作成用。
― RPAでどのような業務を自動化しているのですか？
主に、主要な取引先からの受注情報の処理や、新規見積依頼への対応に使用しています。
トリガーはタイマー設定で15分に1回、まずはRPAがメールを見に行くように設定しています。そして、注文メールがあった場合、そのメールの文章内容からRPAが判断して、該当する取引先の専用システムに入って必要な情報や書類を取得し、書類は印刷もします。
こうすることで、取引先からのご注文や新規見積のご依頼に対して、ほとんどお待たせすることなく瞬時に、ミスなく対応することができます。
他にも、月末締めに伴う各種処理業務も自動化しています。
例えば、締めを終えた後に、営業16名全員分の1ヶ月間の全売上と全仕入の不一致を精査し、月末在庫や入力間違えを発見させています。
人間がこの業務をやっていたときには、突き合わせするための元となるデータを作るのに半日は掛かっていました。もし間違っている箇所があればいちからやり直しになることもありました。今では自動化しているので、やり直しになっても人間の時間が奪われず困ることがありません。そういう意味で、この業務は自動化して一番良かった業務だと思っています。
また、締め日の得意先に対して、自社の業務システムから売上データを取得し、請求データを該当件数分自動作成させています。
さらに、その業務システムから1ヶ月分の売上データを取得したら、売上別・粗利別の得意先別ランキングデータも作成しています。
導入して約1年半で、合計すると月350時間は削減できています。
さらに今後も、まだまだ自動化していきたい業務があります。
RPAツールの乗り換え
―RPAツールの選定はどのようにしたのですか？
実は、以前は今と異なるRPAツールを使用していました。しかし、うまく自動化できないことがあり、困っていたところ、コンサルティング会社からの紹介で「RPA運用サポート.com」の株式会社ドットコネクトさんを紹介してもらいました。
以前使っていたツールは、アイコンが充実していて見た目が易しいのが良かったのですが、画像認識のエラーでどうしても解決できないことがありました。メーカーのサポート要員に聞いても、正直マニュアル通りの説明しかありませんでした。結局、うまくいかない原因が分からなかったので解決できなかったのです。
また、以前使っていた業務システムにテキストを入力させることができなかったという問題もありました。今ではその業務システムは使っていないので問題ないのですが、そういうこともありました。
あと、視覚的な操作で入っていくRPAには必ず限界があるとも感じました。例えば、スクリプト機能を使うようなところです。スクリプト機能が充実していて、かつ使いやすいRPAじゃないと必ず限界が来ます。
「RPA運用サポート.com」に紹介してもらったRPAツールは、VBSやXpathを使う機能についても、単に機能を選べば良かったのでとても設定しやすかったです。自社の業務システムとの相性もものすごく良かったです。
一番大きいのは、うまくいかず原因が分からないときに、メーカーも交えて一緒に解決策を探してくれたり、要望を取り入れてツール自体を改良してくれたことです。大手のRPAメーカーではそうはいかないと思うので、私たちのような中小企業にとってはとてもありがたいです。
「働き方改革」を実現したい会社は絶対にRPAを活用すべき
同社のIT・オフィス環境の構築責任者でもある中川常務
当社の社長からは、「ITで5年は競争相手がついてこれないようにしてください」とだけ言われています。そのための予算は一任してくださっています。
よく、弊社には視察に来られる会社様がいるのですが、RPAもお見せしています。すると、「費用なんぼかかんの？」と必ず聞かれます。
そういうときに私は、「先にコストを考えてしまうと何もできないですよ。何もわかんないですよ」「ウチも何を何時間省略できたのかなんて考えてません。ただ、現状、当社の女性社員の業務は18時半には帰ってしまう。それでいいんじゃないですか？」と伝えています。働き方を変えるにはそういう投資をしないと無理だと考えています。
RPAは、「働き方改革」を実現したい会社は絶対に活用すべきだと思います。RPAを活用し始めると、社内の様々な業務を見直すきっかけになります。
RPAでもなんでも、考え出したらやらない理由はいくらでも出てきますから、「できる」と思ったらあまり考えずに取り入れてみるという社風が弊社にはあります。
今後は、AIを活用して取引先への提案のレベルを高めていきたいと思っています。AIには膨大なデータを与える必要がありますから、今はRPAを使ってあらゆる販売データを蓄積しているところです。
これからは、大手の取引先もAIを活用するなど、どんどん時代が進んでくると思います。その時に、当社も先進的な取り組みをPRできれば有利に働くと考えています。
最後に・・・
―最後に、弊社に一言いただけますか？
正直すぎるのが欠点ではないでしょうか。（笑
セールス色がなく、兎に角、熱心です。
RPAツールを入れ替えて使い始めの分からないとき、熱心に細かにアドバイスを貰えてのめり込みました｡
今後は、ユーザー向けサンプルタスクなど、ユーザー専用サイトで自由に検索できる豊富な事例や追加スクリプトがあればいいですね。これはわたしも作りたいぐらいです。一緒に作りましょうか？ （笑
―さらなるIT化と自動化で、生産性が高く働きやすい会社作りのために改善を重ねてまいります！本日は貴重なお話をありがとうございました！