株式会社東邦通信システムズ『事業承継と業務引き継ぎのためにRPAを活用!』|RPA運用サポート.com


事業承継と世代交代に備えて属人的な業務や定型業務を自動化!


同社を創業し、40年間経営してきた橋本日吉現社長



【企業概要】
・企業様名:株式会社東邦通信システムズ
・所在地:神奈川県大和市
・創業年:1982年
・従業員数:18名
・業種、事業内容:ITセキュリティ・オフィス関連商社
【インタビューご回答者】橋本博文様、谷澤様、近藤様
【インタビュー日】20211125日(導入28ヶ月間経過)


株式会社東邦通信システムズは、1982年創業の神奈川県大和市にあるITセキュリティ、オフィス関連商社です。数百社以上の地元中小企業を顧客に持ち、幅広いオフィス環境の構築に対応しています。


今回は、そんな同社におけるRPA導入のきっかけ、どんな業務を自動化しているのか、RPA運用の実態についてお伺いしました。



事業承継と世代交代に備えて属人的業務や定型業務を自動化


―まず、RPA導入の背景を教えていただけますか?


弊社では、3年後(取材時)に事業承継を予定しています。


創業者であり、40年間に渡って経営してきた橋本日吉現社長から、その実子である橋本博文現副社長へとバトンを繋いでいきます。


また、ベテラン社員しか把握していない業務もありました。


そのような状態での事業承継にはやはり不安も多いため、業務の仕組み化・IT化を進める取り組みの一貫として、RPAの活用も開始しました。


また、新しい施策を進めていこうとしても、既存の業務に時間が費やされてしまい、うまく進められずにいました。


本来、割きたいことに時間を割けるようにするためにも、RPAは非常に重要な位置づけになると考えて取り組んできました。


IT化を進めてきた中で、弊社では販売管理システム、営業管理システム、グループウェア、クラウド会計ソフト、チャットツールなど、様々なアプリケーションを使っています。しかし、それぞれが連携できていないことが多く、二重入力なども多く発生していました。


RPAによって定型業務を自動化することで、事業承継のための準備、ベテラン社員の業務の(RPAへの)引き継ぎ、生産性向上、残業を減らし従業員の幸福度向上を実現しようとしたのです。

後継ぎ予定の橋本博文現副社長



まずは新しい世代に引き継ぎを予定しているベテラン社員しか把握できていない属人的な業務から自動化


― RPAでどのような業務を自動化しているのですか?


まずは、新しい世代に引き継ぎを予定している、ベテラン社員しか把握できていない属人的な業務から自動化していきました。


具体的には、「請求書発行・印刷業務」です。これは、Excelから対象となる案件情報を抽出し、販売管理システムに入力。請求書を発行し、印刷まで行います。


また、「入金管理業務」は、ネットバンキングの入金情報をExcelリスト化し、その中身の情報を抽出し、販売管理システムに転記入力していく業務です。


このあたりの経理関連の業務をいくつか自動化した後、営業サポート関連の業務の自動化にも着手していきました。


例えば、営業マンの売上実績から算出したインセンティブ(報奨金)の算出と、チャットツールへの通知を行っています。


また、月ごとの営業実績を抽出し、営業マンごと、あるいは商材ごとの達成率の算出・Googleスプレッドシートへの転記入力させています。


さらに、月ごとに営業管理システム(SFA)から営業マンごとに顧客接点件数を抽出し、Googleスプレッドシートへ転記入力させています。


今後はさらに、見積提出受注率の集計業務や、商材チラシの自動社内送信業務、社内勉強会への出席率計測など、どんどんアイディアを出して、様々なことに活用していきたいと考えています。




最初はサポートしてもらいながら、半年くらいで自社でほとんどシナリオ作成できるようになりました


今ではほとんど自社でシナリオ作成ができるようになっていますね。


はい、最初はみっちりとレクチャーしてもらいましたが、導入半年後くらいには、分からないところだけ「RPA運用サポート.com」さんに聞けば、自分たちでほとんどシナリオ作成できるようになっています。


弊社のRPA担当はプログラミング経験はありませんが、GoogleWorkspaceをはじめ、様々なITツールは触ってきています。RPAは実際にノーコードでプログラムが組めるため、重宝しています。


シナリオ作成に必要な時間の捻出は課題になると思います。弊社の場合は、電話番での中断がなるべく少なくなるように、担当者が集中しやすい夕方くらいの時間帯に着手しているようです。


シナリオ作成時に困ったときには、「RPA運用サポート.com」さんにメールで相談しています。RPAのシナリオ作成時に困ることというのは、個別の環境に依存した内容もあるため、Googleで検索しても見つからないことが多いです。そのため、サポートは重要だと思います。


また、動画講座も提供してもらっていますので、スキルアップに役立てています。


それと、RPAといっても様々なツールがありますが、「RPA運用サポート.com」さんに推奨いただいたRPAは、UI・UXにムダがありません。メニューもシンプルなので導入のハードルさえ越えてしまえば、長く使えると思います。機能改善のスピードも早いです。「RPAを活用したい」という考えのある企業様には推薦したいと思いますね。



最後に・・・


― 最後に、弊社に一言いただけますか?


分からないときに気軽に直接質問ができるので大変助かっています。

引き続き、よろしくお願いいたします。



― ありがとうございます!こちらこそ引き続きよろしくお願いいたします!







御社のRPA運用を成功させるため、ぜひこちらもご利用ください。