【決定版】運送業界でのRPA本格活用｜事例に学ぶ
失敗しやすい点と成功のポイント
最近、 「RPA」は運送業界において業務効率化やデジタル化の進展への対処として導入が増えています。そして、これからますます活用が期待されています。
RPAについてすでにご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが念のためお伝えすると、RPAとはRobotic Process Automationの略であり、パソコンの定型業務を自動化するソフトウェアのことです。
ですが、そんなあなたは次のようなお悩みお持ちではないでしょうか。
・運送業界でRPAを導入したが失敗してしまった
・運送業界でRPAを使うと何ができるのか
・運送業界でRPAの導入を検討しているがどうすればよいかわからない
弊社では、多くの運送業界さんからRPA活用に関する相談をいただきます。
そのような経験からこの記事では、運送業界でRPAの運用サポート実績多数の弊社が、運送業界でRPAを導入するメリットから導入事例、RPA導入に伴う失敗やトラブルの対処法までわかりやすく紹介します。
目次
運送業界がRPAを導入するメリット
運送業界が抱える課題
運送業界は、世界的な物流と供給網の中核を成す重要な部門であり、日々膨大な量の貨物を輸送し、企業と消費者を結ぶ役割を担っています。しかし、環境問題と人材不足は顕著な問題として挙げられます。
運輸業界は、地球温暖化の主要な原因の一つである温室効果ガス（GHG）の大量排出源です。特に、二酸化炭素（CO2）、メタン（CH4）、亜酸化窒素（N2O）などがこの分野で重要な役割を果たしています。国際エネルギー機関（IEA）によると、運輸部門は全世界のエネルギー関連CO2排出量の約四分の一を占めており、これは化石燃料の燃焼によるものです。
航空、海運、陸運など、運輸の各モードはそれぞれ異なる環境問題を抱えています。たとえば、航空業界では航空機からのCO2排出に加えて、高高度での水蒸気の排出が気候に影響を与えるとされています。一方で、海運業界では硫黄酸化物（SOx）や窒素酸化物（NOx）の排出が海洋と大気環境に影響を与えています。
運輸業界におけるサプライチェーンの脆弱性は、グローバル経済の効率性と競争力に直接影響を与える重要な問題です。グローバル化の進展に伴い、生産拠点、供給元、市場が世界中に分散しているため、地域的な問題が世界的な供給網に大きな影響を及ぼすリスクが高まっています。例えば、ある国での政治的不安や自然災害が、他国の製品供給に影響を与えることがあります。
サプライチェーンの複雑さは、多くのサプライヤー、製造業者、物流業者が絡み合う複雑なネットワークを形成しています。この複雑な構造は、一部で問題が生じた場合、全体の供給チェーンに影響を及ぼす可能性を高めています。特に、ジャストインタイム（JIT）生産方式は、在庫コストを削減しますが、供給遅延が発生すると生産停止に直結するリスクを高めます。リードタイムの延長や在庫不足は、企業の収益と運用効率に直接影響を与えます。
地政学的なリスクもサプライチェーンの脆弱性を高める要因です。貿易戦争、政治的緊張、経済制裁などが国際的な供給網に深刻な影響を与えることがあります。これらの問題は、特定の国や地域に依存するサプライチェーンにとって特に深刻です。また、自然災害や気候変動による極端な気象条件は、生産拠点や物流インフラを破壊し、サプライチェーンを寸断するリスクを高めています。
さらに、サイバーセキュリティの脆弱性も無視できません。サプライチェーンは情報技術に大きく依存しており、サイバー攻撃によるリスクが高まっています。サプライチェーン全体のセキュリティは、関与する各企業のセキュリティ強度に左右されるため、この点での脆弱性は大きな懸念材料です。
運輸業界における労働力不足と人材育成の課題は、多くの国で深刻化しています。この問題は、高齢化による労働人口の減少、若年層の運輸業界への関心の低下、過酷な労働条件、長時間労働など複数の要因に起因しています。特にトラック運転手や船員といった職種で顕著であり、これらの労働者不足はサプライチェーンの効率性と持続可能性に直接的な影響を及ぼしています。
以上のように、運送業界は大きな課題を抱えています。これらの課題に対応するためには、業界全体での取り組みや新しい技術の習得、教育体制の見直しなどが求められています。
次の章ではこうした課題を解決するため、運送業界がRPAを導入するメリットについて説明します。
運送業界がRPAを導入するメリット
以前の章では、運送業界の現状の課題について説明しました。ここでは、こうした課題を克服するために、RPAを導入することで得られるメリットについて代表的なものを取り上げます。
運送業界は複雑な物流ネットワークと高度な運営管理を要し、人的ミスは効率性、安全性、信頼性に直接的な影響を及ぼす重要な問題です。
ヒューマンエラーは主に人的ミスや判断ミスによって引き起こされ、運送業界では日常的なデータ入力、スケジューリング、貨物トラッキングなどの繰り返し行われるタスクにおいて発生しやすいです。これらのミスは遅延、誤配、在庫不足、顧客満足度の低下など、経済的損失やサービス品質の低下に直結します。
RPAの導入は、こうした定型作業の自動化によりヒューマンエラーを大幅に削減します。自動化はデータ入力や文書処理などでの手作業による入力ミスや省略を防止し、一貫性と正確性を保つことでプロセスの品質と信頼性を向上させます。また、自動化されたプロセスはエラー発生時の追跡と分析が容易であり、問題の原因を迅速に特定し改善策を講じやすくなります。これにより、運送業界はより信頼性の高いサービスを提供し、顧客満足度を高めることが可能になります。
さらに、RPAは法的規制やコンプライアンスの要求が厳しい運送業界において、規制遵守プロセスの自動化により法的リスクを軽減し、コンプライアンスの強化にも貢献します。ルーチン作業の自動化により、従業員はより戦略的かつ創造的な業務に集中できるため、従業員の満足度とエンゲージメントが向上し、人材の定着率と業務全体の生産性の向上にもつながります。
思い返してみてください。今まで定型業務に追われていたためにできなかった、もしくはおろそかになってしまった業務はいくつあったでしょうか。
運送業界がさらに発展していくには、人間が本来やるべきこと、人間にしかできない複雑な業務ことにこそ、「人間の時間」を費やすことができる環境を整備すべきです。
例えば、新規顧客を獲得するための活動、クライアントの経営課題や労務管理の問題点を洞察するコンサルティング業務、既存顧客の満足度を高めるためのフォロー活動などです。
もしかしたらパートスタッフの方の役割も、作業そのものではなく、RPAがアウトプットしたものを人の目で確認することに重きを置くようになるかもしれません。
これからの運送業界において人間は、より付加価値の高い業務、クリエイティブな業務、顧客や従業員の満足度を高める活動などにこそ、より多くの時間を使えるようにするとよいと考えます。
運送業界は、時間に敏感で、連続的な運営が求められる産業であり、RPAによる自動化は、非効率な時間帯の作業や夜間シフト作業に関連する多くの問題を解決することができます。
運送業界では、国際貿易の流れや消費者の要求に応じて、時差を超えた連続的な業務運営が必要とされます。特に貨物の追跡、注文処理、顧客サービスなどは24時間中断なく行われる必要がありますが、これらを人間が行うとシフト制の制約、夜間勤務による人件費の増加、労働者の疲労や健康問題など様々な問題を引き起こします。
RPAの導入により、これらの問題を解消することが可能になります。RPAはプログラムされたタスクを自動的に、かつ絶えず実行する能力を持っており、運送業界の作業を昼夜を問わず、人間の介入なしに続けることができます。例えば、注文処理、在庫管理、貨物追跡などの作業を自動化し、これらのプロセスを24時間体制で継続することが可能になります。
この24時間稼働による効果は大きく、効率性と生産性が大幅に向上します。従業員が手がける必要のあるタスクが減ることで、より戦略的かつ創造的な作業に集中できるようになります。また、夜間や休日にも作業が継続されるため、作業の滞留や遅延が減少し、全体のサービス品質が向上します。
さらに、RPAは人的リソースの代わりに使用することで、特に夜間や休日の人件費の削減が期待できます。また、疲労やエラーのリスクなしに一貫したパフォーマンスを提供するため、長期的には運用コストの削減にも寄与します。加えて、顧客は常に迅速なサービスを期待しており、RPAによる24時間体制の業務運営は、顧客の問い合わせや要求に対してより迅速に対応できることを意味します。これにより、顧客満足度が向上し、企業の評判と競争力が強化されるでしょう。
運送業界は伝統的な運営方法に依存してきましたが、RPAによりデジタルトランスフォーメーションを加速させることが可能になります。
RPAは運送業界における様々なプロセスのデジタル化を促進します。貨物追跡、在庫管理、顧客対応、請求書処理などの業務は、伝統的に手作業や紙ベースで行われてきましたが、これらのプロセスが自動化されデジタル形式で実行されるようになります。これにより、データ入力ミスが減少し、プロセスの透明性と追跡性が向上します。
RPAは大量のデータを効率的に処理し、分析する能力を持ち、データ駆動型の意思決定を推進します。顧客データの分析により、需要予測や顧客サービスの向上が可能となり、リアルタイムデータの活用により、供給チェーンの効率化戦略を策定できます。
あなたの会社でも過去に従業員の退職による補充採用、新人への教育を行ったことがあるかもしれません。
ところがRPAを導入することで、対象業務を担当していた従業員が退職するときなどに、慌てて補充採用をする必要がなくなります。また、新人さんが習得すべき業務範囲が狭まり、さらに一から業務を教え込む必要もなくなります。これにより、教育期間や必要な教材、トレーニングのコストが削減されるとともに、新人が業務に慣れるまでの期間も短縮される可能性があります。
新人さんに業務を教えるのは、たいてい人件費の高い仕事ができる人です。その人の人件費や時間を、退職者が出るごとに繰り返しかけ続けるのはもったいないです。
あなたの会社でも人手不足への対応を採用だけで埋めるのではなく、これからは省人化・自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
これらのメリットから、運送業界では多くの企業がRPAの導入を検討しています。次は、RPA導入を検討し始めるタイミングについて説明します。
運送業界がRPA導入を検討し始めるタイミング
ここまで運送業界が抱えている課題、そしてそれを解決するために、RPAを導入することで得られるメリットについて説明しました。こうしたメリットから、運送業界においてRPAは多くの企業に注目されております。
それでは、運送業界がいざRPA導入を検討し始めるきっかけ、タイミングはいったい何なのでしょうか。RPAを導入するタイミングとして実際には以下のような運送業界が多いようです。
【運送業界がRPA導入を検討し始めるタイミングの例】
・クライアントからの問い合わせが増加してきたとき
・業務プロセスが複雑化してきたとき
・リピート業務にかかる時間が問題になってきたとき
・新たな法律や規制に迅速に対応する必要が出てきたとき
・業務の一部をアウトソーシングしているが、コスト削減を図りたいとき
これらはもちろん企業によっても異なりますが、RPA導入を検討し始めるのは、ITに詳しい人材がいないという理由で、人員が増えてきたタイミングであること、または仕事量が増えてきたことが多いです。
さて、ではRPA導入をした後にどのような業務を自動化しているのでしょうか。次の章では事例を出してみていきましょう。
運送業界においてRPAで自動化されている業務の事例
RPA導入を検討したのち、導入をした企業は実際、多くの業務を自動化しております。
それでは、具体的にRPAで自動化されている業務には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下はRPAで自動化されている業務の具体的な事例です。
【RPAで自動化されている業務の具体的な事例】
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貨物の位置情報を自動で更新し、顧客に通知。
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在庫レベルの自動監視と調整。
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顧客からの問い合わせに自動応答。
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発行された請求書の自動処理と記録。
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仕入れや経費の支払い。
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顧客からの注文を自動で処理し、確認。
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配送のスケジュールを自動で調整。
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運賃の自動計算と更新。
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運送に関連する文書の作成と管理を自動化。
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各種フォームへのデータ自動入力。
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業務のパフォーマンスに関するレポートの自動生成。
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配送ルートの最適化。
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貨物の重量を自動で計測し、記録。
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安全基準に関するコンプライアンスを自動でチェック。
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輸出入に関連する書類の作成と処理。
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最適な運送業者の選定。
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車両の燃料消費を自動で追跡し、記録。
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車両や機器のメンテナンススケジュールを自動で管理。
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顧客からのフィードバックを自動で収集し、分析。
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事故が発生した際の報告書の作成と処理を自動化。
あなたの会社でも同じような業務がある、あるいは取り入れたいという業務はありませんか。ここで、自動化する対象業務を明確化するために、あなたの会社の中で自動化するための対象業務を洗い出す必要があります。
それでは、RPAで自動化するための対象業務の洗い出しのやり方について見ていきましょう。
業務の洗い出しをしよう
前章の「運送業界でRPAで自動化されている業務の事例」では運送業界がRPAで自動化している業務の事例にについて取り上げました。
さて、それではこれらの事例ももとに、自分たちの会社で「自動化できそうな業務の洗い出し」をしていきましょう。
もし「洗い出ししたけどRPAの導入に失敗した」という方もいましたら、ここでもう一度、業務の洗い出し方について確認してみてください。
業務の洗い出しはまずバックオフィス業務を確認して、そしてその中から「定型業務」を見つけていきます。
では、順を追って説明します。
まず、自動化できそうで洗い出したい業務は、バックオフィス業務の中から見つけていきます。
ここでいきなり「バックオフィス業務って何？」という方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
バックオフィス業務とは、「基本的に顧客とやり取りを交わさず、社内で完結する業務」のことです。つまり、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務です。
バックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。
バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるため、重要です。
ですが、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず業務負担が大きいこと、属人化してしまいやすく、ミスや不正が発生するリスクが高まるなどの課題があります。
そこで、バックオフィス業務をRPAで効率化することで、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、生産性を向上させることができます。
運送業界のバックオフィス業務は、主に事務処理や管理業務を含みます。これには、請求書の処理、財務報告、人事管理、顧客サービス、データ入力、在庫管理などが含まれます。これらの業務は運送会社の日々の運営に不可欠で、効率的な運送サービス提供のための基盤を形成します。バックオフィス業務は、運送業務のスムーズな実行を支え、顧客満足度の向上やコスト削減に寄与する重要な役割を果たしています。
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データ入力
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顧客情報のデータベースへの入力
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売上データの記録
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市場調査データの入力
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トランザクション履歴の更新
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財務管理
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月次、四半期、年次の財務報告の作成
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経費報告の監査と処理
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予算計画の策定
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財務分析とキャッシュフローの管理
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人事管理
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採用プロセスの管理
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従業員の給与計算
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研修プログラムの運営
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労働法規の遵守確認
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資産管理
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設備のメンテナンススケジューリング
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固定資産の記録と評価
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リース契約の管理
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保険ポリシーの管理
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在庫管理
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在庫レベルのモニタリング
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商品の注文と受領
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在庫回転率の分析
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廃棄在庫の管理
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顧客サービス
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電話やメールによる問い合わせ対応
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クレーム処理とフィードバックの管理
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顧客満足度調査の実施
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顧客データベースの更新
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文書管理
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契約書の作成と保管
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社内ポリシードキュメントの管理
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会議の議事録の作成と保管
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法的文書の保管とアクセス管理
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コンプライアンス
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内部監査の実施
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規制変更への対応策立案
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コンプライアンストレーニングの実施
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法令遵守レポートの作成
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ITサポート
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ソフトウェアアップデートとメンテナンス
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ネットワークの監視とセキュリティ管理
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ハードウェアのトラブルシューティング
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社員への技術サポートとトレーニング
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プロジェクト管理
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プロジェクト計画の策定と実施
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プロジェクトの進捗状況のモニタリング
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リソースの割り当てと管理
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プロジェクト結果の報告と評価
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このように運送業界のバックオフィス業務は、多岐にわたっていることが分かります。
これらが自動化されれば今まで失った多くの時間と人員を削減できると思いませんか。
もちろん、中には人間の目が必要なので、自動化できない個所もあります。
ですが、「RPAを導入するメリット」の章で述べたように、レポート分析など自動化できそうなところはRPAに任せることで、人は人でなければできないことに時間を当てられ、集中することができます。
このように、バックオフィス業務を確認することは重要です。
あなたの会社でも一度、バックオフィス業務の流れについて書き出してみるとよいでしょう。
さて、運送業界のバックオフィス業務の流れについて確認したところで、次にこれらの中から「定型業務」を見つけていきましょう。
ここでも、「そもそも定型業務って何？」という方もいらっしゃると思うので例をあげてみていきましょう。
「定型業務」とは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務のことを指します。弊社では、 「誰がやっても同じ結果（アウトプット）になる業務」と説明しています。
思い返してみてください。あなたが経験してきた業務のなかで、「ちょっと面倒だな」「ほかの人でもできそうだな」と思った業務はありませんでしたか。
それはほとんどの場合、「定型業務」です。それらは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務なので誰がやっても同じ結果になるため、RPAで自動化できるのは定型業務であるというわけです。
定型業務は一般的に簡単で単純な作業であることが多いです。
ですが簡単で単純な作業でも、人間が繰り返し行っていると当然ミスも発生します。
なので、自動化できる業務は自動化してしまい、人は人にしかできない別の業務に時間を振り向けて生産性を上げていこうという考えて、多くの運送業界がRPA活用に乗り出しているのです。
それでは、これらも参考にあなたの会社の定型業務を洗い出してみましょう。
その際、弊社の【自動化業務洗い出しシート】を使うと便利です。また以下ボタンの「費用対効果を計算方法」ではこのシートを用いて解説しています
RPA導入後の失敗パターンと対処策
さて、前章では、業務の洗い出しおよび費用対効果の計算例について説明してきました。
ここまで聞くと、「RPAの導入はいいことだらけだ」「費用対効果が良ければ問題なく導入できる」と、そう思いませんでしたか。
ところが、実際多くの企業はRPAを導入した後にさまざまな課題に直面しています。RPAは導入してからが本当のスタートなのです。
ここでは、RPAを導入した後に直面する運送業界の失敗パターン、および対処策について説明します。
「RPAを導入したけど、作業する時間がなくて断念してしまった。」
弊社に相談いただく企業のなかにもこのような理由でRPAの導入に失敗してしまった企業があります。
実はこれは、運送業界においてRPA活用を進める上でほとんどの企業につきまとう課題です。
確かに、運送業界では繁忙時期に作業時間を一時的に確保できないことはあるでしょう。しかし、普段の仕事の中での優先順位が低いと、恒常的にRPAに触れないということになってしまいます。
特に何かと忙しく、余剰人員もほとんどいない中小企業にとっては、暇な時間ができたら触ろうとしても、暇な時間はほとんどありません。
弊社ユーザーの担当者には、「いつ作業するか」を決めて、その時間は極力ほかのことはやらないようにしている人もいます。
そのためには組織的な理解と協力も必要ですので、できれば経営陣からその理解を促進していただきたいと思います。
運送業界の現場では、RPA活用に関して「任せられる人がいない」といったこともよく見受けられます。それは、多くの運送業界にとって、RPAやデジタル技術への移行は大きな文化的変化を必要とし、従来の方法とプロセスに慣れ親しんでいる従業員は、新技術への抵抗感を示すことがあるためです。技術の導入に伴う仕事の変化や、場合によっては職を失うかもしれないという不安が、組織内の抵抗を生む原因となることがあります。
もしRPAの担当者が決まっても、うまくいかない状況が続くと、担当者は「うまくいかない自分が悪い」と思ってしまい、RPAから気持ちが離れてしまいます。そしてほかの仕事を優先しシナリオ作成作業に時間を使わず、サポート企業に相談することもなく、新規プロジェクトが頓挫してしまうのです。
RPAは組織的に取り組む方が中長期的に成功しやすく、モチベーションを維持してくれる仲間の存在も励みになるので、
「困ったときに相談できる、助けてくれる人がすぐ近くにいる」
という状況をつくってあげることが大切です。運送業界ごとに、専任のサポートチームや外部のコンサルタントと連携をとることで、RPAのノウハウを共有し、適切なサポートを受ける体制を整えることが重要です。
「どうせRPAを導入するなら、ツール選定に失敗して導入後にツールごと入れ替えるということはなるべく避けたい」と、多くの方が思われていることと思います。
ですが、残念ながら自社業務に合わないRPAツールを選定してしまうというケースもよくあります。
運送業界がRPAツールを入れ替えた理由は以下の２つが大半を占めます。
「自社の自動化したい業務に対応できないツールだった」
「サポートが十分ではなかった」
そもそもシステム同士の相性が悪かったり、機能が不足していたりすると、どれだけ頑張っても自動化できないことがあります。
そこで、ツール選定に失敗して費用と労力の無駄を避けるためにも、
「機能の充実」「使いやすさ」「サポート内容」
この３つの観点で選ぶことが重要です。
特に「機能」に関しては、オンプレミスの基幹システム、Excel、クラウドツールなどに幅広く対応できるツールがどうかも確認しましょう。
「具体的にどのような基準で確認すればよいかわからない」という方は以下の【ツール選定の小冊子（チェックリスト付き）】を参考にしてみて下さい。RPA販売業者に質問する際に活用いだだけるとよいかと思います。
また、クライアントのRPAエラーについてなどの要望を１つ１つすべて聞くのは時間制約もある中でとても大変です。ですがそのようなケースでも、弊社が責任持ってRPA運用をサポートいたしますので、もし少しでも不安を抱えているのであればぜひ弊社にお任せください。すでにRPA導入している方、これからRPA導入を検討している方、どなたでもご連絡お待ちしております。
弊社は多くの運送業界さまのサポートをさせていただいております。以下のボタンから弊社の取り組み、また他社との違いについて紹介していますので、ぜひご覧ください。