【決定版】商社でのRPA本格活用｜事例に学ぶ
失敗しやすい点と成功のポイント
最近、 「RPA」は商社において業務効率化やデジタル化の進展への対処として導入が増えています。そして、これからますます活用が期待されています。
RPAについてすでにご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが念のためお伝えすると、RPAとはRobotic Process Automationの略であり、パソコンの定型業務を自動化するソフトウェアのことです。
ですが、そんなあなたは次のようなお悩みお持ちではないでしょうか。
・商社でRPAを導入したが失敗してしまった
・商社でRPAを使うと何ができるのか
・商社でRPAの導入を検討しているがどうすればよいかわからない
弊社では、多くの商社さんからRPA活用に関する相談をいただきます。
そのような経験からこの記事では、商社でRPAの運用サポート実績多数の弊社が、商社でRPAを導入するメリットから導入事例、RPA導入に伴う失敗やトラブルの対処法までわかりやすく紹介します。
目次
商社が抱える課題
商社は、グローバルな市場において商品とサービスの流通を促進するという重要な役割を果たす、非常に革新的な業界です。しかし、社会の変化と持続可能性は顕著な問題として挙げられます。
市場の変動性とリスク管理に関して、商社が直面する課題とその管理方法について詳細に説明します。
#市場の変動性と商社の課題
商社は、国際市場で活動することにより、多くの不確実性や変動性に晒されます。これらの変動性には主に以下の要因があります
1. 原材料や商品の価格変動：
国際市場では、原油、金属、穀物などの原材料や商品の価格が頻繁に変動します。これらの価格変動は、供給と需要のバランス、地政学的なイベント、気候変動などによって引き起こされます。商社はこれらの価格変動により、利益が減少するリスクに直面します。
2. 為替レートの変動：
商社は多国籍の取引に関わるため、異なる通貨での取引が必然的です。為替レートの変動は収益性に直接的な影響を及ぼし、特に急激な変動は大きな損失を生じさせる可能性があります。
3. 政治的・法的リスク：
各国の政治的な安定性や法律・規制の変更も商社にとって重要なリスク要因です。特に新興国市場では、政治的不安定性や予期せぬ規制の変更が商取引に影響を与えることがあります。
持続可能性と環境問題への対応
商社が直面する持続可能性と環境問題への対応は、現代ビジネスの重要なテーマです。これらの課題への取り組みは、企業の社会的責任を果たすだけでなく、長期的な競争力を維持する上で不可欠です。
#持続可能性と環境問題の背景
近年、気候変動、資源の枯渇、生物多様性の減少などの環境問題が顕著になっています。これらの問題は、企業活動と密接に関連しており、特に資源を多く取り扱う商社にとっては大きな課題です。持続可能な開発目標（SDGs）の枠組みのもと、企業は経済的利益だけでなく、環境保護や社会的責任を重視する必要があります。
#商社における持続可能性への取り組み
1. エコフレンドリーな商品の開発と供給：
商社は、環境に配慮した商品の取り扱いを拡大する必要があります。例えば、再生可能エネルギー関連の商品や、持続可能な農業製品などです。これにより、エコフレンドリーな消費を促進し、サプライチェーン全体の環境影響を低減できます。
2. サプライチェーンの持続可能性評価：
商社は、サプライチェーン全体の環境影響を評価し、改善する必要があります。これには、サプライヤーの環境基準の遵守確認、CO2排出量の削減、資源の有効活用などが含まれます。
3. 環境関連情報の透明性の向上：
消費者や投資家は、企業の環境への取り組みに対して高い関心を持っています。商社は、自社の環境保護活動やサプライチェーンの持続可能性に関する情報を透明に公開し、信頼性を高める必要があります。
4. 環境リスク管理：
気候変動に伴う自然災害や資源価格の変動は、商社のビジネスに直接的な影響を与えます。これらのリスクを管理し、ビジネスの持続可能性を確保するためには、適切なリスク評価と対策が求められます。
デジタル化と技術革新における商社の遅れは、現代のビジネス環境において深刻な問題です。この課題は、商社が直面する市場環境の変化、消費者のニーズの進化、および競争の激化に対応する必要性から生じます。以下に、この問題を詳細に分析し、その対応策について考察します。
#技術革新における商社の遅れの原因
1. 既存ビジネスモデルへの依存：
多くの商社は、長年にわたり確立されたビジネスモデルを採用しています。これらのモデルは、伝統的な商取引や物理的な流通チャネルに依存しており、デジタル技術の導入に消極的です。
2. 組織構造の硬直性
大規模な商社はしばしば組織構造が複雑で、変化に対する応答が遅れがちです。新技術の採用やイノベーションを推進するには、組織内の意思決定プロセスや文化を変革する必要があります。
3. データ活用能力の不足：
デジタル時代において、ビッグデータやAIの活用は重要ですが、多くの商社はこれらの技術を有効に活用するためのスキルやインフラを欠いています。
#デジタル化と技術革新の遅れによるリスク
1. 市場競争力の低下：
デジタル化に遅れをとることは、効率性の低下や顧客ニーズへの対応不足を意味し、結果として市場競争力の低下につながります。
2. イノベーションの機会損失：
新しい技術を取り入れないことは、イノベーションの機会を逃すことになります。これには、新しいビジネスモデルや市場の開拓が含まれます。
3. 顧客基盤の縮小：
デジタル技術を活用する競合他社に比べ、顧客満足度やロイヤリティの面で不利になることがあります。
以上のように、商社は大きな課題を抱えています。これらの課題に対応するためには、業界全体での取り組みや新しい技術の習得、教育体制の見直しなどが求められています。
次の章ではこうした課題を解決するため、商社がRPAを導入するメリットについて説明します。
商社がRPAを導入するメリット
以前の章では、商社の現状の課題について説明しました。ここでは、こうした課題を克服するために、RPAを導入することで得られるメリットについて代表的なものを取り上げます。
ヒューマンエラーの削減は、作業の正確性の向上、コスト削減、効率性の向上、および全体的なビジネスプロセスの最適化に寄与します。以下に、専門的な視点からこの点について詳細に説明します。
#ヒューマンエラーとは
ヒューマンエラーとは、人間の操作ミスや判断ミスによって生じるエラーのことを指します。商社においては、データ入力の誤り、計算ミス、文書管理の間違い、誤った情報伝達などが一般的な例です。これらのエラーは、ビジネスプロセスの遅延、不正確なデータに基づく意思決定、顧客満足度の低下、そして結果的には損失や信頼性の損ないをもたらす可能性があります。
#RPAによるヒューマンエラーの削減
RPAは、定型的で繰り返し行われるタスクを自動化することで、人間の介入を最小限に抑え、ヒューマンエラーを削減します。この技術は以下の点で効果的です：
1. データ入力と処理の精度向上：
RPAは、データの入力や処理を自動化することで、手入力による誤りを排除します。これにより、データの正確性と信頼性が向上し、ビジネス決定においてより確かな情報が利用できるようになります。
2. ルールベースの作業の一貫性：
RPAはルールベースで動作するため、一度設定されれば同じタスクを毎回同じ方法で実行します。これにより、作業の一貫性が保たれ、プロセスの標準化が達成されます。
3. 業務プロセスの効率化：
定型的な作業の自動化により、従業員はより高度な分析や意思決定などの価値の高い業務に集中できます。これにより、全体的な業務プロセスの効率化が実現します。
4. 監査とコンプライアンスの強化：
RPAによる自動化は、作業のトラッキングと記録を容易にし、監査やコンプライアンスの要件を満たしやすくなります。
#ヒューマンエラー削減のビジネスへの影響
1. コスト削減：
エラーによる作業のやり直しや修正が必要なくなることで、時間とコストの削減が可能になります。
2. 顧客満足度の向上：
エラーの削減は、顧客に対するサービス品質の向上につながり、結果として顧客満足度が高まります。
3. リスク管理の強化：
正確なデータと一貫性のあるプロセスは、リスク管理を強化し、ビジネスの安定性に貢献します。
このように、RPAの導入によるヒューマンエラーの削減は、商社にとって多大なメリットをもたらします。データの正確性の向上、業務プロセスの効率化、コスト削済み、顧客満足度の向上など、この技術は商社のビジネスモデルを強化し、競争力を維持するのに役立ちます。
思い返してみてください。今まで定型業務に追われていたためにできなかった、もしくはおろそかになってしまった業務はいくつあったでしょうか。
商社がさらに発展していくには、人間が本来やるべきこと、人間にしかできない複雑な業務ことにこそ、「人間の時間」を費やすことができる環境を整備すべきです。
もしかしたらパートスタッフの方の役割も、作業そのものではなく、RPAがアウトプットしたものを人の目で確認することに重きを置くようになるかもしれません。
これからの商社において人間は、より付加価値の高い業務、クリエイティブな業務、顧客や従業員の満足度を高める活動などにこそ、より多くの時間を使えるようにするとよいと考えます。
# 24時間稼働によるメリット
1. 効率性の向上：
RPAは24時間休むことなく作業を行うことができ、特に国際貿易を行う商社にとって、異なるタイムゾーンでの作業が要求される場面で大きな利点となります。これにより、時間に依存する作業の遅延が減少し、全体的な業務の効率性が向上します。
2. エラーの減少：
人間による作業は疲労や注意散漫によりエラーが発生しやすいですが、RPAは一貫した性能でタスクを実行するため、エラーのリスクが大幅に減少します。これは、特に財務処理やデータ入力のような精度が求められる作業において重要です。
3. コスト削減：
RPAによる自動化は、長期的に人件費を削減します。24時間稼働することで、追加の夜間勤務やオーバータイムのコストが不要になります。
4. リアルタイムのデータ処理と意思決定支援：
RPAを用いることで、リアルタイムでデータを処理し、即座に分析することが可能になります。これにより、市場の変動やリスク管理に関してより迅速かつ効果的な意思決定が行えるようになります。
# 商社が直面する問題への対応
1. 市場の変動性とリスク管理：
RPAは、市場データの収集と分析を自動化することにより、リスク管理において重要な情報を提供します。24時間の監視と分析により、市場の変動に対して迅速に対応できるようになります。
2. デジタル化と技術革新への対応：
RPAの導入は、商社のデジタル化プロセスを加速します。これにより、新しいテクノロジーへの適応が容易になり、イノベーションの促進に繋がります。
3. 持続可能性と環境問題への対応：
RPAによる効率的なリソース管理は、持続可能性への取り組みをサポートします。例えば、紙の使用量を削減することにより、環境への影響を減らすことができます。
このように、24時間稼働する能力は、効率性の向上、エラーの減少、コスト削減、そしてリアルタイムのデータ処理と意思決定支援に大きく貢献します。これにより、商社は市場の変動性とリスク管理、デジタル化と技術革新、持続可能性と環境問題への対応といった課題に効果的に取り組むことができるようになります。
あなたの会社でも過去に従業員の退職による補充採用、新人への教育を行ったことがあるかもしれません。
ところがRPAを導入することで、対象業務を担当していた従業員が退職するときなどに、慌てて補充採用をする必要がなくなります。また、新人さんが習得すべき業務範囲が狭まり、さらに一から業務を教え込む必要もなくなります。これにより、教育期間や必要な教材、トレーニングのコストが削減されるとともに、新人が業務に慣れるまでの期間も短縮される可能性があります。
新人さんに業務を教えるのは、たいてい人件費の高い仕事ができる人です。その人の人件費や時間を、退職者が出るごとに繰り返しかけ続けるのはもったいないです。
あなたの会社でも人手不足への対応を採用だけで埋めるのではなく、これからは省人化・自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
これらのメリットから、商社では多くの企業がRPAの導入を検討しています。次は、RPA導入を検討し始めるタイミングについて説明します。
商社がRPA導入を検討し始めるタイミング
ここまで商社が抱えている課題、そしてそれを解決するために、RPAを導入することで得られるメリットについて説明しました。こうしたメリットから、商社においてRPAは多くの企業に注目されております。
それでは、商社がいざRPA導入を検討し始めるきっかけ、タイミングはいったい何なのでしょうか。RPAを導入するタイミングとして実際には以下のような商社が多いようです。
【商社がRPA導入を検討し始めるタイミングの例】
・クライアントからの問い合わせが増加してきたとき
・業務プロセスが複雑化してきたとき
・リピート業務にかかる時間が問題になってきたとき
・新たな法律や規制に迅速に対応する必要が出てきたとき
・業務の一部をアウトソーシングしているが、コスト削減を図りたいとき
これらはもちろん企業によっても異なりますが、RPA導入を検討し始めるのは、ITに詳しい人材がいないという理由で、人員が増えてきたタイミングであること、または仕事量が増えてきたことが多いです。
さて、ではRPA導入をした後にどのような業務を自動化しているのでしょうか。次の章では事例を出してみていきましょう。
商社においてRPAで自動化されている業務の事例
RPA導入を検討したのち、導入をした企業は実際、多くの業務を自動化しております。
それでは、具体的にRPAで自動化されている業務には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下はRPAで自動化されている業務の具体的な事例です。
【RPAで自動化されている業務の具体的な事例】
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受発注業務の自動化
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請求書処理の自動化
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支払い処理の自動化
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在庫管理の自動化
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仕入れデータの自動抽出と処理
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顧客データの更新と整合性の維持
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輸送管理と配送スケジュールの最適化
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商品カタログの自動生成と更新
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顧客への自動リマインダーの送信
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注文の受け付けと処理の自動化
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輸出入手続きの文書作成と送信
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通関手続きのデータエントリーの自動化
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価格比較と競合分析の自動化
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通信メールの自動分類と応答
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購買オーダーの自動生成と承認
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財務報告書の自動生成と送信
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顧客サポートの自動化された応答
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リード管理と顧客獲得プロセスの自動化
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商品の品質管理とトラッキングの自動化
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社内のタスクスケジュールとカレンダー管理の自動化
あなたの会社でも同じような業務がある、あるいは取り入れたいという業務はありませんか。ここで、自動化する対象業務を明確化するために、あなたの会社の中で自動化するための対象業務を洗い出す必要があります。
それでは、RPAで自動化するための対象業務の洗い出しのやり方について見ていきましょう。
業務の洗い出しをしよう
前章の「商社でRPAで自動化されている業務の事例」では商社がRPAで自動化している業務の事例にについて取り上げました。
さて、それではこれらの事例ももとに、自分たちの会社で「自動化できそうな業務の洗い出し」をしていきましょう。
もし「洗い出ししたけどRPAの導入に失敗した」という方もいましたら、ここでもう一度、業務の洗い出し方について確認してみてください。
業務の洗い出しはまずバックオフィス業務を確認して、そしてその中から「定型業務」を見つけていきます。
では、順を追って説明します。
まず、自動化できそうで洗い出したい業務は、バックオフィス業務の中から見つけていきます。
ここでいきなり「バックオフィス業務って何？」という方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
バックオフィス業務とは、「基本的に顧客とやり取りを交わさず、社内で完結する業務」のことです。つまり、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務です。
バックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。
バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるため、重要です。
ですが、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず業務負担が大きいこと、属人化してしまいやすく、ミスや不正が発生するリスクが高まるなどの課題があります。
そこで、バックオフィス業務をRPAで効率化することで、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、生産性を向上させることができます。
商社のバックオフィス業務は、主に組織の内部運営に関連する非営業的活動を指します。これには、財務管理、リスク管理、データ入力、人事・総務、法務対応などが含まれます。財務管理では、予算策定、会計、財務報告が重要です。リスク管理では、市場の変動性や法的リスクに対応するための戦略策定が行われます。また、人事・総務では、従業員の採用、研修、福利厚生の管理を行い、法務では契約管理や法規遵守の確保が重視されます。これらの業務は、商社の効率的かつ円滑な運営を支える基盤となります。
商社におけるバックオフィス業務は、その機能や目的に応じていくつかの主要なカテゴリに分類することができます。以下に、これらのカテゴリとそれぞれの具体的な業務内容を列挙します。
# 1. 財務管理
- 会計： 日々の会計業務、財務報告、経費処理。
- 予算管理： 年間予算の策定、予算実績の分析。
- 資金管理： 現金流の管理、銀行取引、短期資金調達。
- 財務分析： 財務状況の分析、収益性分析、費用対効果分析。
# 2. 人事管理
- 採用： 新卒採用、中途採用、面接運営。
- 従業員管理： 従業員情報の管理、労務管理。
- 給与管理： 給与計算、給与明細の発行、給与関連の法定手続き。
- 研修・教育： 社員研修の企画・実施、キャリア開発支援。
# 3. 法務・コンプライアンス
- 契約管理： 契約書の作成、レビュー、保管。
- 法的アドバイス： 法規遵守のための社内アドバイス、訴訟対応。
- リスク管理： 法的リスクの評価と管理。
- 規制対応： 各種法規制への対応、報告義務の履行。
# 4. IT管理
- システム運用： 社内システムの運用と保守。
- データ管理： 社内外のデータの収集、管理、保護。
- ITセキュリティ： セキュリティポリシーの策定と実施、サイバーセキュリティ対策。
- ITプロジェクト管理： 新システムの導入、アップグレードプロジェクト。
# 5. 事務・一般管理
- オフィス管理： 事務用品の管理、施設管理。
- 文書管理： 書類の整理と保管、文書の配布。
- 通信管理： 電話、メール、その他の通信手段の管理。
- 旅行・イベント管理： 出張の手配、会議やイベントの企画・運営。
# 6. 購買・サプライチェーン
- 購買： 物品・サービスの購入、ベンダー管理。
- 在庫管理： 在庫の監視、発注管理。
- 物流管理： 輸送、配送の手配と追跡。
- サプライチェーン最適化： サプライチェーンの効率化、コスト削減。
これらのバックオフィス業務は、商社のスムーズな運営を支える基盤となっており、業務の効率化と最適化が企業の全体的なパフォーマンス向上に直結します。
このように商社のバックオフィス業務は、多岐にわたっていることが分かります。
これらが自動化されれば今まで失った多くの時間と人員を削減できると思いませんか。
もちろん、中には人間の目が必要なので、自動化できない個所もあります。
ですが、「RPAを導入するメリット」の章で述べたように、レポート分析など自動化できそうなところはRPAに任せることで、人は人でなければできないことに時間を当てられ、集中することができます。
このように、バックオフィス業務を確認することは重要です。
あなたの会社でも一度、バックオフィス業務の流れについて書き出してみるとよいでしょう。
さて、商社のバックオフィス業務の流れについて確認したところで、次にこれらの中から「定型業務」を見つけていきましょう。
ここでも、「そもそも定型業務って何？」という方もいらっしゃると思うので例をあげてみていきましょう。
「定型業務」とは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務のことを指します。弊社では、 「誰がやっても同じ結果（アウトプット）になる業務」と説明しています。
思い返してみてください。あなたが経験してきた業務のなかで、「ちょっと面倒だな」「ほかの人でもできそうだな」と思った業務はありませんでしたか。
それはほとんどの場合、「定型業務」です。それらは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務なので誰がやっても同じ結果になるため、RPAで自動化できるのは定型業務であるというわけです。
定型業務は一般的に簡単で単純な作業であることが多いです。
ですが簡単で単純な作業でも、人間が繰り返し行っていると当然ミスも発生します。
なので、自動化できる業務は自動化してしまい、人は人にしかできない別の業務に時間を振り向けて生産性を上げていこうという考えて、多くの商社がRPA活用に乗り出しているのです。
それでは、これらも参考にあなたの会社の定型業務を洗い出してみましょう。
その際、弊社の【自動化業務洗い出しシート】を使うと便利です。また以下ボタンの「費用対効果を計算方法」ではこのシートを用いて解説しています
RPA導入後の失敗パターンと対処策
さて、前章では、業務の洗い出しおよび費用対効果の計算例について説明してきました。
ここまで聞くと、「RPAの導入はいいことだらけだ」「費用対効果が良ければ問題なく導入できる」と、そう思いませんでしたか。
ところが、実際多くの企業はRPAを導入した後にさまざまな課題に直面しています。RPAは導入してからが本当のスタートなのです。
ここでは、RPAを導入した後に直面する商社の失敗パターン、および対処策について説明します。
「RPAを導入したけど、作業する時間がなくて断念してしまった。」
弊社に相談いただく企業のなかにもこのような理由でRPAの導入に失敗してしまった企業があります。
実はこれは、商社においてRPA活用を進める上でほとんどの企業につきまとう課題です。
確かに、商社では繁忙時期に作業時間を一時的に確保できないことはあるでしょう。しかし、普段の仕事の中での優先順位が低いと、恒常的にRPAに触れないということになってしまいます。
特に何かと忙しく、余剰人員もほとんどいない中小企業にとっては、暇な時間ができたら触ろうとしても、暇な時間はほとんどありません。
弊社ユーザーの担当者には、「いつ作業するか」を決めて、その時間は極力ほかのことはやらないようにしている人もいます。
そのためには組織的な理解と協力も必要ですので、できれば経営陣からその理解を促進していただきたいと思います。
商社の現場では、RPA活用に関して「任せられる人がいない」といったこともよく見受けられます。それは、多くの商社にとって、RPAやデジタル技術への移行は大きな文化的変化を必要とし、従来の方法とプロセスに慣れ親しんでいる従業員は、新技術への抵抗感を示すことがあるためです。技術の導入に伴う仕事の変化や、場合によっては職を失うかもしれないという不安が、組織内の抵抗を生む原因となることがあります。
もしRPAの担当者が決まっても、うまくいかない状況が続くと、担当者は「うまくいかない自分が悪い」と思ってしまい、RPAから気持ちが離れてしまいます。そしてほかの仕事を優先しシナリオ作成作業に時間を使わず、サポート企業に相談することもなく、新規プロジェクトが頓挫してしまうのです。
RPAは組織的に取り組む方が中長期的に成功しやすく、モチベーションを維持してくれる仲間の存在も励みになるので、
「困ったときに相談できる、助けてくれる人がすぐ近くにいる」
という状況をつくってあげることが大切です。企業ごとに、専任のサポートチームや外部のコンサルタントと連携をとることで、RPAのノウハウを共有し、適切なサポートを受ける体制を整えることが重要です。
「どうせRPAを導入するなら、ツール選定に失敗して導入後にツールごと入れ替えるということはなるべく避けたい」と、多くの方が思われていることと思います。
ですが、残念ながら自社業務に合わないRPAツールを選定してしまうというケースもよくあります。
商社がRPAツールを入れ替えた理由は以下の２つが大半を占めます。
「自社の自動化したい業務に対応できないツールだった」
「サポートが十分ではなかった」
そもそもシステム同士の相性が悪かったり、機能が不足していたりすると、どれだけ頑張っても自動化できないことがあります。
そこで、ツール選定に失敗して費用と労力の無駄を避けるためにも、
「機能の充実」「使いやすさ」「サポート内容」
この３つの観点で選ぶことが重要です。
特に「機能」に関しては、オンプレミスの基幹システム、Excel、クラウドツールなどに幅広く対応できるツールがどうかも確認しましょう。
「具体的にどのような基準で確認すればよいかわからない」という方は以下の【ツール選定の小冊子（チェックリスト付き）】を参考にしてみて下さい。RPA販売業者に質問する際に活用いだだけるとよいかと思います。
また、クライアントのRPAエラーについてなどの要望を１つ１つすべて聞くのは時間制約もある中でとても大変です。ですがそのようなケースでも、弊社が責任持ってRPA運用をサポートいたしますので、もし少しでも不安を抱えているのであればぜひ弊社にお任せください。すでにRPA導入している方、これからRPA導入を検討している方、どなたでもご連絡お待ちしております。
弊社は多くの商社さまのサポートをさせていただいております。以下のボタンから弊社の取り組み、また他社との違いについて紹介していますので、ぜひご覧ください。