【決定版】司法書士事務所でのRPA本格活用｜事例に学ぶ
失敗しやすい点と成功のポイント
最近、 「RPA」は司法書士事務所において業務効率化やデジタル化の進展への対処として導入が増えています。そして、これからますます活用が期待されています。
RPAについてすでにご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが念のためお伝えすると、RPAとはRobotic Process Automationの略であり、パソコンの定型業務を自動化するソフトウェアのことです。
ですが、そんなあなたは次のようなお悩みお持ちではないでしょうか。
・司法書士事務所でRPAを導入したが失敗してしまった
・司法書士事務所でRPAを使うと何ができるのか
・司法書士事務所でRPAの導入を検討しているがどうすればよいかわからない
弊社では、多くの司法書士事務所さんからRPA活用に関する相談をいただきます。
そのような経験からこの記事では、司法書士事務所でRPAの運用サポート実績多数の弊社が、司法書士事務所でRPAを導入するメリットから導入事例、RPA導入に伴う失敗やトラブルの対処法までわかりやすく紹介します。
目次
司法書士事務所が抱える課題
現在、司法書士事務所は、司法書士は、法律上の手続きを専門に行う法律家として活動しています。しかし、司法書士事務所も多くの課題を抱えており、特に属人化とデジタル化の遅れがあげられます。
司法書士事務所における手作業による時間の浪費は、多くの業務プロセスにおいて顕著に見られます。この問題は、効率性の欠如、精度の低下、コスト増加という三重の影響を及ぼし、事務所の全体的なパフォーマンスに悪影響を与える可能性があります。
まず、手作業に依存する最も一般的な業務は、文書の作成、書類の整理、データ入力などです。これらの作業は、時間を要するだけでなく、細心の注意を払う必要があり、従業員の生産性に大きく影響します。例えば、不動産登記、商業登記などの書類作成では、細かな規定に準拠する必要があり、一つ一つの作業に多大な時間を費やすことになります。
さらに、法律業界における文書は、その性質上、誤りが許されない極めて高い精度が求められます。手作業によるデータ入力は、ヒューマンエラーのリスクを高め、これが業務の再実行や修正に追加の時間を要する原因となります。たとえば、遺言書や契約書のような重要な法的文書において、単純な入力ミスは法的効力に影響を及ぼす可能性があり、これを避けるためには、複数回のチェックや校正が必要になります。
また、手作業による処理は、デジタル化や自動化が進む現代の業務環境において、特に非効率的です。たとえば、電子ファイリングやデジタル文書管理システムの導入が進む中で、物理的な書類の管理には膨大な時間とスペースが必要になります。このようなシステムがない場合、書類の検索、保管、アクセスに関連する作業は、非常に労力を要するものとなります。
さらに、手作業に依存する業務は、スケーラビリティにも大きく影響します。事務所が成長し、クライアントの数が増えるにつれて、手作業による業務プロセスは、その負担を増やすだけでなく、新たな業務機会の追求を妨げる可能性があります。例えば、新しい案件の受託や顧客対応の迅速化が困難になるなどです。
最後に、手作業はコスト面においても大きな影響を及ぼします。労働集約的な作業は、追加の人的資源を必要とし、これは経費の増加に直結します。特に中小規模の司法書士事務所にとって、このような追加コストは重大な負担となり得ます。
以上のように、手作業による時間の浪費は、司法書士事務所の業務効率、コスト管理、サービス品質に多大な影響を及ぼす問題点です。この問題を解決するためには、デジタル化やRPAなどの技術を活用し、業務プロセスの最適化を図ることが重要です。
司法書士事務所における作業のボトルネックは、業務効率とサービス品質の両面で深刻な問題を引き起こす可能性があります。これらのボトルネックは、特定のプロセスや人員に過度に依存することによって発生し、事務所全体の生産性に影響を及ぼします。
まず、司法書士事務所における一般的なボトルネックの一つは、専門的な知識やスキルを必要とする特定の作業への過度な依存です。例えば、不動産登記や遺言書作成などの複雑な法的手続きに精通しているスタッフが限られている場合、そのスタッフが不在の際には、関連する業務が停滞する可能性があります。このような状況は、案件の進行遅延やクライアントサービスの質の低下につながります。
次に、法律文書の作成やデータ入力などのルーティンワークに関連するボトルネックもあります。これらの作業は、時間を要するだけでなく、特定のフォーマットや手続きに厳密に従う必要があります。そのため、これらの作業を行うことができるスタッフが限られていると、業務の進行に大きな遅れが生じることがあります。
また、物理的な書類の保管やアーカイブも、重要なボトルネックを引き起こす要因です。多くの司法書士事務所では、クライアントの案件に関連する多数の文書や記録を保管しています。これらの文書の物理的な管理には時間がかかり、特に古い文書の検索や整理には相当な労力を要します。このプロセスの非効率性は、事務所のレスポンスタイムに影響を与え、クライアント満足度の低下を招く可能性があります。
さらに、技術的な問題やシステムの不具合もボトルネックの原因となり得ます。例えば、事務所で使用しているソフトウェアやデータベースが故障した場合、これに依存している業務は停止します。特に、法律業界特有の専門的なソフトウェアやデータベース管理システムに関する問題は、業務の遂行に直接的な影響を及ぼすことがあります。
クライアントからの要望や期限に対応する際に発生するボトルネックも見逃せません。特に緊急性が高い案件や期限が迫っている案件に対応する際、他の通常の業務が遅れることがあります。これは、リソースの再配分や優先順位付けの問題を浮き彫りにします。
コミュニケーションの不足や誤解も、業務の進行における重要なボトルネックとなり得ます。事務所内での不明確な指示や情報の伝達ミスは、業務の進行を妨げ、無駄な作業や誤解を引き起こすことがあります。
これらのボトルネックを解消するためには、業務プロセスの再評価、スタッフの研修、テクノロジーの導入、コミュニケーションの改善などが必要です。特に、RPAやクラウドベースのドキュメント管理システムなどの技術的ソリューションの導入は、これらのボトルネックを大幅に軽減することができます。
司法書士事務所におけるデジタル化の遅れは、現代の法律実務において深刻な課題の一つです。この遅れは、効率性、競争力、クライアント満足度の低下に直接的な影響を及ぼし、事務所の持続可能な成長を阻害する要因となります。
デジタル化が遅れている事務所では、まずデータ管理とアクセスの問題が顕著になります。物理的な文書の保管と管理は、大量のスペースを必要とし、文書の検索やアクセスに時間がかかります。クラウドストレージやデジタルアーカイブシステムを導入していない事務所では、効率的な文書管理が困難であり、これがクライアントからの迅速な対応を妨げる原因となります。
次に、業務プロセスの自動化の遅れも問題です。多くのルーチン業務、例えば書類の作成、データ入力、請求処理などは、手作業による時間の浪費とヒューマンエラーのリスクを伴います。RPAやAIを活用したツールを導入していない事務所では、これらの作業が非効率的になり、生産性が著しく低下します。
また、クライアントコミュニケーションにおけるデジタル化の遅れも重要な問題です。デジタルツールやプラットフォームを活用していない事務所では、クライアントとのコミュニケーションが時間を要する手段に限られます。例えば、電子メール、ビデオ会議、セキュアなクライアントポータルなどのツールを活用することで、より迅速かつ効果的なコミュニケーションが可能になります。
さらに、オンラインでの存在感やデジタルマーケティングの遅れも、新しいクライアントの獲得や事務所のブランドイメージに影響を及ぼします。ウェブサイトの最適化、ソーシャルメディアの活用、オンライン広告などのデジタルマーケティング戦略を取り入れていない事務所は、競争上の不利益を被る可能性が高くなります。
また、サイバーセキュリティの観点からもデジタル化の遅れは重要なリスク要因です。セキュアなデジタルインフラストラクチャやデータ保護プロトコルを導入していない事務所は、クライアントデータの漏洩やサイバー攻撃のリスクに晒されます。このようなセキュリティ上の問題は、クライアントの信頼を損ない、法的な責任を問われる可能性があります。
デジタル化の遅れを克服するためには、まず最新のテクノロジーに関する知識と理解が必要です。
また、事務所のニーズに合ったデジタルツールの選択、スタッフの研修、プロセスの再設計などが重要です。これにより、効率性を高め、競争力を保ち、クライアントからの信頼と満足度を向上させることができます。
以上のように、司法書士事務所は大きな課題を抱えています。これらの課題に対応するためには、業界全体での取り組みや新しい技術の習得、教育体制の見直しなどが求められています。
次の章ではこうした課題を解決するため、司法書士事務所がRPAを導入するメリットについて説明します。
司法書士事務所がRPAを導入するメリット
以前の章では、司法書士事務所の現状の課題について説明しました。ここでは、こうした課題を克服するために、RPAを導入することで得られるメリットについて代表的なものを取り上げます。
司法書士事務所におけるRPAの導入は、多くのメリットをもたらしますが、特にヒューマンエラーの削減はその中でも重要な利点です。このメリットは、業務の精度と効率性を大きく向上させ、事務所の全体的なパフォーマンスに肯定的な影響を与えます。
司法書士事務所においては、これらのエラーは重要な文書の作成、法的手続きの実施、データ入力などの業務で発生する可能性があります。たとえば、不動産登記、遺言書の作成、契約書の草案などの重要な文書において、単純な打ち間違いや情報の誤入力が、法的な結果に大きな影響を及ぼす可能性があります。
RPAの導入により、これらの業務は自動化され、プログラムによって事前に定義されたルールに従って実行されます。このプロセスにより、手動での作業に伴うヒューマンエラーのリスクが大幅に削減されます。例えば、RPAを用いたデータ入力システムは、入力ルールやフォーマットを厳密に守ることができ、入力ミスの可能性を最小限に抑えることができます。
さらに、RPAは一貫性と再現性を保証します。手作業では、人によって作業の質や方法が異なることがありますが、RPAを使用すると、すべての作業が一貫した方法で行われ、結果の一貫性が保たれます。これにより、法的文書の整合性や正確性が保証され、法律業務における信頼性が向上します。
また、RPAは、繰り返し発生するルーチンワークに特に有効です。例えば、月次の請求処理や年次の報告書作成などの定期的な業務は、RPAによって自動化され、人的リソースをより重要な戦略的業務に集中させることができます。これにより、全体的な業務の効率性が向上し、ヒューマンエラーに起因する追加作業の必要性が減少します。
RPAの導入により、司法書士事務所は、法的リスクの低減、業務効率の向上、顧客満足度の向上といった多方面での利益を享受できます。自動化されたプロセスは、精度が高く、一貫性があり、時間とコストの節約にもつながります。特に法律業界において、ヒューマンエラーの削減は、クライアントへのサービス品質の向上という形で直接的な利益をもたらします。
思い返してみてください。今まで定型業務に追われていたためにできなかった、もしくはおろそかになってしまった業務はいくつあったでしょうか。
司法書士事務所がさらに発展していくには、人間が本来やるべきこと、人間にしかできない複雑な業務ことにこそ、「人間の時間」を費やすことができる環境を整備すべきです。
例えば、新規顧客を獲得するための活動、クライアントの経営課題や労務管理の問題点を洞察するコンサルティング業務、法律の解釈と応用、既存顧客の満足度を高めるためのフォロー活動などです。
もしかしたらパートスタッフの方の役割も、作業そのものではなく、RPAがアウトプットしたものを人の目で確認することに重きを置くようになるかもしれません。
これからの司法書士事務所において人間は、より付加価値の高い業務、クリエイティブな業務、顧客や従業員の満足度を高める活動などにこそ、より多くの時間を使えるようにするとよいと考えます。
司法書士事務所におけるRPAの導入は、24時間365日の無休稼働を可能にし、事務所の業務効率とサービス品質を飛躍的に向上させる重要なメリットを提供します。この24時間稼働の利点は、特に期限に敏感な法律業界において、クライアントのニーズに迅速かつ効率的に対応する上で極めて重要です。
RPAツールは、人的な休憩や睡眠の必要がなく、夜間や休日を問わず連続して作業を行うことができます。これは、司法書士事務所が取り扱う各種登記申請、契約書の作成、書類の整理などの繰り返し作業に特に有効です。たとえば、不動産登記の申請書類の作成や、遺言書の形式的なチェックなど、時間がかかるがルーチンの作業は、RPAによって夜間でも進めることができます。
この24時間稼働の利点は、緊急性が高い案件や期限が迫っている案件に対するレスポンスタイムの短縮に直接的に寄与します。例えば、期限までに多数の登記申請を完了させる必要がある場合、従業員が勤務時間外にいても、RPAはこれらの作業を自動的に続行することができます。これにより、期限遵守率が向上し、クライアントからの信頼と満足度が高まります。
また、24時間稼働は、事務所の全体的な作業量を効率的に処理することを可能にします。昼間の業務時間には、従業員がより高度な分析や対人サービスに集中できるように、RPAが簡単ながらも時間のかかる作業を夜間に行うことができます。これにより、全体的な業務の流れがスムーズになり、労働時間内に生産的な作業に専念できるようになります。
さらに、24時間稼働によるメリットは、事務所のスケーラビリティの向上にも寄与します。RPAを使用することで、事務所は追加の人員を雇用せずに、業務量の増加に柔軟に対応することが可能となります。これにより、人件費の節約や、事務所の成長に伴う業務の拡張を、より効率的に管理することができます。
司法書士事務所においてRPAを活用することで得られる大きなメリットの一つは、デジタル化の推進とその活用です。このメリットは、業務プロセスの効率化、データ管理の最適化、クライアントサービスの向上という三つの重要な側面で現れます。
デジタル化の推進は、事務所の業務プロセスを根本的に変革します。RPAツールは、ルーチン作業や繰り返し行うタスクを自動化することにより、手作業によるエラーや時間の浪費を減少させます。たとえば、不動産登記、会社法務、遺言書作成などの文書処理業務では、RPAを用いることで、データ入力、フォーマット調整、基本的なチェック作業などを自動化できます。これにより、司法書士やその他のスタッフは、より専門的で高度な業務に集中できるようになります。
データ管理の最適化に関して、司法書士事務所では、大量のクライアントデータ、案件ファイル、法的文書を扱います。RPAはこれらのデータをデジタル化し、整理、検索、更新を自動化することで、効率的なデータ管理を実現します。例えば、RPAは文書スキャニング、データベースへの情報入力、ファイルの分類や整理を自動化し、手作業による時間の浪費を削減します。また、データの一元化により、情報へのアクセスが迅速になり、意思決定の精度が向上します。
クライアントサービスの向上に関して、デジタル化により、クライアントとのコミュニケーションが効率的かつ迅速に行えるようになります。RPAを活用することで、クライアントからの問い合わせに対する自動応答システムの導入や、案件の進行状況をオンラインで提供するなど、クライアントエンゲージメントを強化できます。これにより、クライアントの満足度が向上し、事務所の信頼性と評判が高まります。
デジタル化の推進はまた、事務所のコスト削減にも寄与します。RPAによる自動化は、人件費の節約に繋がります。特に、定型的な作業や簡単なタスクに多くの時間を費やしていた従業員は、より価値の高い業務に注力できるようになるため、全体的な業務の生産性が向上します。
あなたの会社でも過去に従業員の退職による補充採用、新人への教育を行ったことがあるかもしれません。
ところがRPAを導入することで、対象業務を担当していた従業員が退職するときなどに、慌てて補充採用をする必要がなくなります。また、新人さんが習得すべき業務範囲が狭まり、さらに一から業務を教え込む必要もなくなります。これにより、教育期間や必要な教材、トレーニングのコストが削減されるとともに、新人が業務に慣れるまでの期間も短縮される可能性があります。
新人さんに業務を教えるのは、たいてい人件費の高い仕事ができる人です。その人の人件費や時間を、退職者が出るごとに繰り返しかけ続けるのはもったいないです。
あなたの会社でも人手不足への対応を採用だけで埋めるのではなく、これからは省人化・自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
これらのメリットから、司法書士事務所では多くの企業がRPAの導入を検討しています。次は、RPA導入を検討し始めるタイミングについて説明します。
司法書士事務所がRPA導入を検討し始めるタイミング
ここまで司法書士事務所が抱えている課題、そしてそれを解決するために、RPAを導入することで得られるメリットについて説明しました。こうしたメリットから、司法書士事務所においてRPAは多くの企業に注目されております。
それでは、司法書士事務所がいざRPA導入を検討し始めるきっかけ、タイミングはいったい何なのでしょうか。RPAを導入するタイミングとして実際には以下のような司法書士事務所さんが多いようです。
【司法書士事務所がRPA導入を検討し始めるタイミングの例】
・クライアントからの問い合わせが増加してきたとき
・業務プロセスが複雑化してきたとき
・リピート業務にかかる時間が問題になってきたとき
・新たな法律や規制に迅速に対応する必要が出てきたとき
・業務の一部をアウトソーシングしているが、コスト削減を図りたいとき
これらはもちろん事務所によっても異なりますが、RPA導入を検討し始めるのは、ITに詳しい人材がいないという理由で、人員が増えてきたタイミングであること、または仕事量が増えてきたことが多いです。
さて、ではRPA導入をした後にどのような業務を自動化しているのでしょうか。次の章では事例を出してみていきましょう。
司法書士事務所においてRPAで自動化されている業務の事例
RPA導入を検討したのち、導入をした企業は実際、多くの業務を自動化しております。
それでは、具体的にRPAで自動化されている業務には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下はRPAで自動化されている業務の具体的な事例です。
【RPAで自動化されている業務の具体的な事例】
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不動産登記申請書類の自動作成
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遺言書や契約書のフォーマット整形
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商業登記の申請プロセス自動化
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債権譲渡登記手続きの自動化
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継続的な法的変更の自動モニタリング
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クライアントデータベースの自動更新
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訴訟関連文書の自動作成
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債務整理手続きの自動化
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法的照会への自動応答
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電子ファイリングシステムの自動化
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法的リサーチの自動化
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請求書の自動発行と管理
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給与計算の自動化
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勤怠管理の自動化
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文書の自動スキャンとデジタル変換
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クライアントからの問い合わせ自動振り分け
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リスク評価とコンプライアンスチェックの自動化
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期限管理の自動化
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ケースマネジメントシステムの自動更新
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クライアント通信の自動化
あなたの事務所でも同じような業務がある、あるいは取り入れたいという業務はありませんか。ここで、自動化する対象業務を明確化するために、あなたの会社の中で自動化するための対象業務を洗い出す必要があります。
それでは、RPAで自動化するための対象業務の洗い出しのやり方について見ていきましょう。
業務の洗い出しをしよう
前章の「司法書士事務所でRPAで自動化されている業務の事例」では司法書士事務所がRPAで自動化している業務の事例にについて取り上げました。
さて、それではこれらの事例ももとに、自分たちの会社で「自動化できそうな業務の洗い出し」をしていきましょう。
もし「洗い出ししたけどRPAの導入に失敗した」という方もいましたら、ここでもう一度、業務の洗い出し方について確認してみてください。
業務の洗い出しはまずバックオフィス業務を確認して、そしてその中から「定型業務」を見つけていきます。
では、順を追って説明します。
まず、自動化できそうで洗い出したい業務は、バックオフィス業務の中から見つけていきます。
ここでいきなり「バックオフィス業務って何？」という方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
バックオフィス業務とは、「基本的に顧客とやり取りを交わさず、社内で完結する業務」のことです。つまり、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務です。
バックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。
バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるため、重要です。
ですが、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず業務負担が大きいこと、属人化してしまいやすく、ミスや不正が発生するリスクが高まるなどの課題があります。
そこで、バックオフィス業務をRPAで効率化することで、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、生産性を向上させることができます。
司法書士事務所のバックオフィス業務は、主に事務所の日常運営を支える内部業務を指します。これには、文書管理、データ入力、請求書の処理、経理業務、給与計算、人事管理などが含まれます。また、クライアントデータベースの維持や更新、書類のアーカイブ、通信の管理なども重要な業務です。これらの作業は、事務所の効率的な運営を保証し、法律専門家が本来の業務に集中できるようサポートする役割を果たしています。以下に列挙します。
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クライアントデータベース管理: クライアントの個人情報、案件履歴、通信記録などのデータ管理。
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文書管理: 法的文書、契約書、登記簿謄本、遺言書などの文書の整理、アーカイブ、および保管。
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会計・財務管理: 請求書の発行、支払いの処理、経費の管理、財務報告など。
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給与計算: 従業員の給与計算、税金の控除、社会保険料の管理。
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コンプライアンスチェック: 法令遵守の確認、倫理規定の順守、リスク管理。
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IT管理: 情報技術のインフラ管理、ソフトウェアのアップデート、データセキュリティの保守。
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勤怠管理: 従業員の出勤・退勤の記録、休暇や欠勤の管理。
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ケースマネジメントサポート: 案件のステータスの追跡、関連する文書や情報の整理。
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市場調査と分析: 新しいビジネス機会や市場トレンドの調査、分析。
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クライアントサービスサポート: クライアントからの問い合わせ対応、アポイントメントの設定、通信の管理。
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人事管理: 採用、トレーニング、パフォーマンス評価、従業員福利厚生の管理。
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オフィス管理: オフィス用品の在庫管理、施設の維持管理、郵便物の取り扱い。
このように司法書士事務所のバックオフィス業務は、多岐にわたっていることが分かります。
これらが自動化されれば今まで失った多くの時間と人員を削減できると思いませんか。
もちろん、中には人間の目が必要なので、自動化できない個所もあります。
ですが、「RPAを導入するメリット」の章で述べたように、レポート分析など自動化できそうなところはRPAに任せることで、人は人でなければできないことに時間を当てられ、集中することができます。
このように、バックオフィス業務を確認することは重要です。
あなたの会社でも一度、バックオフィス業務の流れについて書き出してみるとよいでしょう。
さて、司法書士事務所のバックオフィス業務の流れについて確認したところで、次にこれらの中から「定型業務」を見つけていきましょう。
ここでも、「そもそも定型業務って何？」という方もいらっしゃると思うので例をあげてみていきましょう。
「定型業務」とは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務のことを指します。弊社では、 「誰がやっても同じ結果（アウトプット）になる業務」と説明しています。
思い返してみてください。あなたが経験してきた業務のなかで、「ちょっと面倒だな」「ほかの人でもできそうだな」と思った業務はありませんでしたか。
それはほとんどの場合、「定型業務」です。それらは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務なので誰がやっても同じ結果になるため、RPAで自動化できるのは定型業務であるというわけです。
定型業務は一般的に簡単で単純な作業であることが多いです。
ですが簡単で単純な作業でも、人間が繰り返し行っていると当然ミスも発生します。
なので、自動化できる業務は自動化してしまい、人は人にしかできない別の業務に時間を振り向けて生産性を上げていこうという考えて、多くの司法書士事務所がRPA活用に乗り出しているのです。
それでは、これらも参考にあなたの会社の定型業務を洗い出してみましょう。
その際、弊社の【自動化業務洗い出しシート】を使うと便利です。また以下ボタンの「費用対効果を計算方法」ではこのシートを用いて解説しています
RPA導入後の失敗パターンと対処策
さて、前章では、業務の洗い出しおよび費用対効果の計算例について説明してきました。
ここまで聞くと、「RPAの導入はいいことだらけだ」「費用対効果が良ければ問題なく導入できる」と、そう思いませんでしたか。
ところが、実際多くの企業はRPAを導入した後にさまざまな課題に直面しています。RPAは導入してからが本当のスタートなのです。
ここでは、RPAを導入した後に直面する司法書士事務所の失敗パターン、および対処策について説明します。
「RPAを導入したけど、作業する時間がなくて断念してしまった。」
弊社に相談いただく企業のなかにもこのような理由でRPAの導入に失敗してしまった企業があります。
実はこれは、司法書士事務所においてRPA活用を進める上でほとんどの企業につきまとう課題です。
確かに、司法書士事務所では繁忙時期に作業時間を一時的に確保できないことはあるでしょう。しかし、普段の仕事の中での優先順位が低いと、恒常的にRPAに触れないということになってしまいます。
特に何かと忙しく、余剰人員もほとんどいない中小企業にとっては、暇な時間ができたら触ろうとしても、暇な時間はほとんどありません。
弊社ユーザーの担当者には、「いつ作業するか」を決めて、その時間は極力ほかのことはやらないようにしている人もいます。
そのためには組織的な理解と協力も必要ですので、できれば経営陣からその理解を促進していただきたいと思います。
司法書士事務所の現場では、RPA活用に関して「任せられる人がいない」といったこともよく見受けられます。それは、多くの司法書士事務所にとって、RPAやデジタル技術への移行は大きな文化的変化を必要とし、従来の方法とプロセスに慣れ親しんでいる従業員は、新技術への抵抗感を示すことがあるためです。技術の導入に伴う仕事の変化や、場合によっては職を失うかもしれないという不安が、組織内の抵抗を生む原因となることがあります。
もしRPAの担当者が決まっても、うまくいかない状況が続くと、担当者は「うまくいかない自分が悪い」と思ってしまい、RPAから気持ちが離れてしまいます。そしてほかの仕事を優先しシナリオ作成作業に時間を使わず、サポート企業に相談することもなく、新規プロジェクトが頓挫してしまうのです。
RPAは組織的に取り組む方が中長期的に成功しやすく、モチベーションを維持してくれる仲間の存在も励みになるので、
「困ったときに相談できる、助けてくれる人がすぐ近くにいる」
という状況をつくってあげることが大切です。司法書士事務所ごとに、専任のサポートチームや外部のコンサルタントと連携をとることで、RPAのノウハウを共有し、適切なサポートを受ける体制を整えることが重要です。
「どうせRPAを導入するなら、ツール選定に失敗して導入後にツールごと入れ替えるということはなるべく避けたい」と、多くの方が思われていることと思います。
ですが、残念ながら自社業務に合わないRPAツールを選定してしまうというケースもよくあります。
司法書士事務所がRPAツールを入れ替えた理由は以下の２つが大半を占めます。
「自社の自動化したい業務に対応できないツールだった」
「サポートが十分ではなかった」
そもそもシステム同士の相性が悪かったり、機能が不足していたりすると、どれだけ頑張っても自動化できないことがあります。
そこで、ツール選定に失敗して費用と労力の無駄を避けるためにも、
「機能の充実」「使いやすさ」「サポート内容」
この３つの観点で選ぶことが重要です。
特に「機能」に関しては、オンプレミスの基幹システム、Excel、クラウドツールなどに幅広く対応できるツールがどうかも確認しましょう。
「具体的にどのような基準で確認すればよいかわからない」という方は以下の【ツール選定の小冊子（チェックリスト付き）】を参考にしてみて下さい。RPA販売業者に質問する際に活用いだだけるとよいかと思います。
また、クライアントのRPAエラーについてなどの要望を１つ１つすべて聞くのは時間制約もある中でとても大変です。ですがそのようなケースでも、弊社が責任持ってRPA運用をサポートいたしますので、もし少しでも不安を抱えているのであればぜひ弊社にお任せください。すでにRPA導入している方、これからRPA導入を検討している方、どなたでもご連絡お待ちしております。
弊社は多くの司法書士事務所さまのサポートをさせていただいております。以下のボタンから弊社の取り組み、また他社との違いについて紹介していますので、ぜひご覧ください。