【決定版】コンサル業界でのRPA本格活用｜事例に学ぶ
失敗しやすい点と成功のポイント
最近、 「RPA」はコンサル業界において業務効率化やデジタル化の進展への対処として導入が増えています。そして、これからますます活用が期待されています。
RPAについてすでにご存じの方もいらっしゃるかもしれませんが念のためお伝えすると、RPAとはRobotic Process Automationの略であり、パソコンの定型業務を自動化するソフトウェアのことです。
ですが、そんなあなたは次のようなお悩みお持ちではないでしょうか。
・コンサル業界でRPAを導入したが失敗してしまった
・コンサル業界でRPAを使うと何ができるのか
・コンサル業界でRPAの導入を検討しているがどうすればよいかわからない
弊社では、多くのコンサル企業からRPA活用に関する相談をいただきます。というのも、弊社代表も以前はコンサルタントとして活躍しており、コンサルティングの経験と専門知識を持っているため、クライアントのビジネスプロセスを効率化し、生産性を向上させるための最適なRPAソリューションを提供しているためです。
そのような経験からこの記事では、コンサル業界でRPAの運用サポート実績多数の弊社が、コンサル業界でRPAを導入するメリットから導入事例、RPA導入に伴う失敗やトラブルの対処法までわかりやすく紹介します。
目次
コンサル業界が抱える課題
コンサル業界は、経営や会計、人事やITなど様々な領域で課題を抱えている企業に対し、経営戦略や業務プロセス、人事戦略やマーケティング戦略、IT戦略などを提供することで課題解決を支援しています。しかし、いくつかの重大な問題を抱えています。
コンサル業界では最近、倒産件数の急増が注目されています。この現象の背景には、市場の過飽和、テクノロジーの急速な進化、そして経済環境の変化が挙げられます。多くのコンサル企業は、特に中小零細企業は、顧客の多様化した要求に迅速に対応するのが難しくなっています。また、新しいテクノロジーやビジネスモデルへの適応が遅れている場合、競争で後れを取り、市場からの排除に至ってしまうこともあります。さらに、世界的な経済の不確実性は、企業のコンサルティングに対する支出を減少させる傾向にあり、これが業界全体の売上低下に繋がっています。このような複雑な要因が絡み合い、コンサル業界の多くの企業が経営難に陥っているのです。
東京商工リサーチの調査によると、2023年1-10月の経営コンサル業の倒産は116件で、2022年同期の約1.5倍に急増し、過去最多を更新しました。これは年間で比較すると、2023年の116件はすでに過去2番目の水準となり、このままのペースで推移すると、2009年の128件を抜いて、2023年は過去最多の記録を塗り替えると予想されています。そのため今後、コンサル業界はこれらの課題にどう対応するかが、生き残りをかけた重要な問題となっています。
現代のビジネス環境では、優秀な人材を確保することが企業の成功に不可欠です。技術革新、グローバル化、そして多様化する労働市場の影響で、特定のスキルを持った人材への需要が高まっています。この結果、企業間での人材獲得競争が激化しており、特にIT、エンジニアリング、専門的なサービス分野で顕著です。
スタッフの定着率の低さは複数の要因によって引き起こされます。主な要因としては、不十分なキャリア開発機会、職場環境の問題、不適切な報酬体系、ワークライフバランスの欠如などが挙げられます。また、若い世代の労働者はキャリアの多様性を求める傾向があり、これが定着率の低下に影響していることもあります。
以上のほかにも、コンサル業界は大きな課題を抱えています。これらの課題に対応するためには、業界全体での取り組みや新しい技術の習得、教育体制の見直しなどが求められています。
次の章ではこうした課題を解決するため、コンサル業界がRPAを導入するメリットについて説明します。
コンサル業界がRPAを導入するメリット
以前の章では、コンサル業界の現状の課題について説明しました。ここでは、こうした課題を克服するために、RPAを導入することで得られるメリットについて代表的なものを取り上げます。
まず、人間が行う作業には必然的にエラーが伴います。これは注意深く作業を行っても避けられないもので、特に長時間の作業や単調なタスクの場合、集中力の低下によるミスが起こりやすくなります。しかし、RPAを導入することで、これらの作業を自動化し、一貫性と精度を高めることができます。RPAはプログラムされた通りにのみ作業を行うため、疲れや気分に左右されることなく、一定の品質を維持できるのです。
こうしたヒューマンエラーの削減は、コンサルティング業務の信頼性と品質の向上に直結します。コンサルティングはクライアントに対して高い精度の情報提供を求められる業界であり、データの正確さは極めて重要です。RPAによる自動化は、データ処理の精度を向上させることで、クライアントへの報告の質を高め、結果的にサービスの信頼性を増すことに繋がります。
また、コンプライアンスリスクの軽減にも繋がります。法規制の厳しい業界において、データの正確性はコンプライアンスを保つ上で非常に重要です。RPAを通じてデータ処理の正確性を保つことで、誤った情報に基づくリスクを低減でき、法的な問題の予防にも寄与します。
思い返してみてください。今まで定型業務に追われていたためにできなかった、もしくはおろそかになってしまった業務はいくつあったでしょうか。
コンサル業界がさらに発展していくには、人間が本来やるべきこと、人間にしかできない複雑な業務ことにこそ、「人間の時間」を費やすことができる環境を整備すべきです。
例えば、新規顧客を獲得するための活動、クライアントの経営課題や労務管理の問題点を洞察するコンサルティング業務、既存顧客の満足度を高めるためのフォロー活動などです。
もしかしたらパートスタッフの方の役割も、作業そのものではなく、RPAがアウトプットしたものを人の目で確認することに重きを置くようになるかもしれません。
これからのコンサル業界において人間は、より付加価値の高い業務、クリエイティブな業務、顧客や従業員の満足度を高める活動などにこそ、より多くの時間を使えるようにするとよいと考えます。
RPAはプログラムによって自動化された業務プロセスを実行するため、人間の働き手が必要とする休息や睡眠時間を必要としません。これにより、RPAは昼夜を問わずに連続的に稼働することができ、特に締め切りが迫ったプロジェクトや時間が重要な要素となる場合において、その価値が顕著になります。例えば、データの集計や分析、レポート作成などのタスクは、RPAによって夜間に自動的に実行され、翌朝には完了したレポートがコンサルタントのデスクトップ上に準備されているといったことが可能です。
さらに、24時間稼働することで顧客からの要望に迅速に対応することを可能にします。特にグローバルなビジネスを展開しているクライアントに対しては、時差による遅延を最小限に抑えることができます。コンサルティングはクライアントとの緊密なコミュニケーションが重要であり、RPAによって生じるタイムリーなレスポンスは、クライアントの満足度と信頼を高める重要な要素です。
また、24時間稼働することは、コンサルタント自身のワークライフバランスの改善にも繋がります。RPAによって定型的なタスクが自動化されれば、コンサルタントはより戦略的かつ創造的な業務に集中でき、無駄な残業や休日出勤を減らすことができます。これは、個々のコンサルタントの満足度と効率性の向上に寄与するだけでなく、組織全体の生産性の向上にもつながります。
RPAの24時間稼働能力は、特に緊急性の高い案件や時間を要するデータ処理作業において、コンサルティング業務の質を大きく高めることができます。これにより、コンサルタントはより価値の高い分析や戦略立案に時間を割くことができ、最終的にはクライアントへのサービス提供の質を向上させることが可能になります。
デジタル化の推進において、RPAは手作業に依存する伝統的なプロセスを自動化し、これらの業務をデジタルプラットフォーム上で実行することを可能にします。この変革は、データ入力、処理、分析などの定型作業に特に有効です。コンサルタントにとって、より価値の高い戦略的業務に時間を割くことを可能にし、クライアントに対する深い洞察や戦略的提案を提供する機会を増やします。
また、RPAは大量のデータを迅速かつ正確に処理する能力を持っています。コンサル業界では、膨大な量のデータを扱うことが一般的であり、このデータを効率的に処理し、分析することは極めて重要です。RPAによる自動化は、データの収集、整理、分析を迅速化し、コンサルタントが得られる洞察の質とスピードを向上させます。これは、より精度の高い市場分析、競合分析、リスク評価などを可能にし、クライアントに対する具体的かつ効果的なアドバイスを行うための基盤を提供します。
さらに、クライアント企業の多くはデジタル化に関する専門知識や実践的なケーススタディを求めているため、コンサル企業が自身の業務にRPAを導入し、その結果と経験を共有することで、クライアントのデジタル変革への理解を深め、具体的なガイダンスを提供することが可能になります。
あなたの会社でも過去に従業員の退職による補充採用、新人への教育を行ったことがあるかもしれません。
ところがRPAを導入することで、対象業務を担当していた従業員が退職するときなどに、慌てて補充採用をする必要がなくなります。また、新人さんが習得すべき業務範囲が狭まり、さらに一から業務を教え込む必要もなくなります。これにより、教育期間や必要な教材、トレーニングのコストが削減されるとともに、新人が業務に慣れるまでの期間も短縮される可能性があります。
新人さんに業務を教えるのは、たいてい人件費の高い仕事ができる人です。その人の人件費や時間を、退職者が出るごとに繰り返しかけ続けるのはもったいないです。
あなたの会社でも人手不足への対応を採用だけで埋めるのではなく、これからは省人化・自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
これらのメリットから、コンサル業界では多くの企業がRPAの導入を検討しています。次は、RPA導入を検討し始めるタイミング について説明します。
コンサル業界がRPA導入を検討し始めるタイミング
ここまでコンサル業界が抱えている課題、そしてそれを解決するために、RPAを導入することで得られるメリットについて説明しました。こうしたメリットから、コンサル業界においてRPAは多くの企業に注目されております。
それでは、コンサル業界がいざRPA導入を検討し始めるきっかけ、タイミングはいったい何なのでしょうか。RPAを導入するタイミングとして実際には以下のようなコンサル業界が多いようです。
【コンサル業界がRPA導入を検討し始めるタイミングの例】
・コンサル担当者が３～５名になったとき
・クライアントからの問い合わせが増加してきたとき
・業務プロセスが複雑化してきたとき
・リピート業務にかかる時間が問題になってきたとき
・新たな法律や規制に迅速に対応する必要が出てきたとき
・業務の一部をアウトソーシングしているが、コスト削減を図りたいとき
これらはもちろん企業によっても異なりますが、RPA導入を検討し始めるのは、ITに詳しい人材がいないという理由で、人員が増えてきたタイミングであること、または仕事量が増えてきたことが多いです。
さて、ではRPA導入をした後にどのような業務を自動化しているのでしょうか。次の章では事例を出してみていきましょう。
コンサル業界においてRPAで自動化されている業務の事例
RPA導入を検討したのち、導入をした企業は実際、多くの業務を自動化しております。
それでは、具体的にRPAで自動化されている業務には、どのようなものがあるのでしょうか。
以下はRPAで自動化されている業務の具体的な事例です。
【RPAで自動化されている業務の具体的な事例】
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請求書の処理と支払いの自動化
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顧客データの整理とセグメンテーション
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プロジェクト報告書の自動生成
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報告書のデータ収集と分析
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CRMシステムへのデータエントリー
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インボイスの自動送信と催促メールの作成
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マーケティングキャンペーンの自動化とトラッキング
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クライアントとのメールコミュニケーションの自動化
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タスク管理とプロジェクト進捗の監視
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顧客対応のFAQ自動応答
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クライアントのフィードバックの収集と分析
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電子契約の自動化と署名プロセス
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予算と財務報告の自動生成
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インターンシッププログラムの応募プロセスの自動化
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人事管理と給与計算の自動化
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プロジェクトリソースのスケジュール調整
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クライアントのデータセキュリティとコンプライアンスの監視
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マーケットリサーチと競合分析のデータ収集
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ライブイベントやウェビナーの登録プロセスの自動化
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クライアントの資産ポートフォリオの監視と最適化
あなたの会社でも同じような業務がある、あるいは取り入れたいという業務はありませんか。ここで、自動化する対象業務を明確化するために、あなたの会社の中で自動化するための対象業務を洗い出す必要があります。
それでは、RPAで自動化するための対象業務の洗い出しのやり方について見ていきましょう。
業務の洗い出しをしよう
前章の「コンサル業界でRPAで自動化されている業務の事例」ではコンサル業界がRPAで自動化している業務の事例にについて取り上げました。
さて、それではこれらの事例ももとに、自分たちの会社で「自動化できそうな業務の洗い出し」をしていきましょう。
もし「洗い出ししたけどRPAの導入に失敗した」という方もいましたら、ここでもう一度、業務の洗い出し方について確認してみてください。
業務の洗い出しはまずバックオフィス業務を確認して、そしてその中から「定型業務」を見つけていきます。
では、順を追って説明します。
まず、自動化できそうで洗い出したい業務は、バックオフィス業務の中から見つけていきます。
ここでいきなり「バックオフィス業務って何？」という方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
バックオフィス業務とは、「基本的に顧客とやり取りを交わさず、社内で完結する業務」のことです。つまり、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務です。
バックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しています。
バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるため、重要です。
ですが、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず業務負担が大きいこと、属人化してしまいやすく、ミスや不正が発生するリスクが高まるなどの課題があります。
そこで、バックオフィス業務をRPAで効率化することで、コスト削減、ヒューマンエラーの防止、生産性を向上させることができます。
コンサル業界のバックオフィス業務は、主に内部運営を支える役割を担います。これには、財務管理、人事、ITサポート、データ管理、文書作成、リサーチ支援などが含まれます。バックオフィスは、コンサルタントがクライアントに対して高品質なサービスを提供できるよう、効率的な運営基盤を提供します。業務プロセスの最適化、情報技術の活用、そして組織的なサポートを通じて、コンサル業務の生産性と効率性を高める重要な役割を果たしています。
例えば、、、
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財務管理: 財務報告、予算管理、請求書の処理、経費管理など。
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人事管理: 採用、トレーニング、パフォーマンス評価、従業員福利厚生の管理。
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ITサポート: ソフトウェアとハードウェアのサポート、データセキュリティの管理、システムの更新と維持。
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データ管理: 重要なビジネスデータの整理、保存、アクセス権限の管理。
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文書作成と管理: 契約書、提案書、報告書などの文書の作成、編集、整理。
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リサーチ支援: 市場調査、データ収集、分析のサポート。
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行政業務: 事務所運営、通信管理、スケジュール調整、会議の組織。
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クライアントサービスサポート: クライアント対応の補助、資料準備、会議の調整。
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コンプライアンスとリスク管理: 法規遵守、リスク評価と対策の管理。
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内部コミュニケーションの管理: 組織内部の情報共有、社内イベントの企画と実施。
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購買とサプライチェーン管理: オフィス用品、サービスの調達、ベンダーとの契約管理。
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施設管理: オフィスのメンテナンス、セキュリティ、環境管理。
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法務サポート: 法的問題への対応、契約のレビューと交渉。
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品質管理: サービスとプロセスの品質監視、改善提案。
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プロジェクト管理サポート: プロジェクトの計画、進行管理の補助。
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マーケティングと広報: 社内外向けのコミュニケーション、ブランドマネジメント。
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研修プログラムの企画と実施: 従業員のスキルアップやキャリア開発を支援。
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組織開発と変更管理: 組織構造やプロセスの改革、従業員の変更管理支援。
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健康と安全の管理: 職場の健康・安全基準の維持と改善。
などです。
このようにコンサル業界のバックオフィス業務は、多岐にわたっていることが分かります。
これらが自動化されれば今まで失った多くの時間と人員を削減できると思いませんか。
もちろん、中には人間の目が必要な部分もあり、またクライアントへの対応など、自動化できない個所もあります。
ですが、「RPAを導入するメリット」の章で述べたように、レポート分析など自動化できそうなところはRPAに任せることで、人は人でなければできないことに時間を当てられ、集中することができます。
このように、バックオフィス業務を確認することは重要です。
あなたの会社でも一度、バックオフィス業務の流れについて書き出してみるとよいでしょう。
さて、コンサル業界のバックオフィス業務の流れについて確認したところで、次にこれらの中から「定型業務」を見つけていきましょう。
ここでも、「そもそも定型業務って何？」という方もいらっしゃると思うので例をあげてみていきましょう。
「定型業務」とは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務のことを指します。弊社では、 「誰がやっても同じ結果（アウトプット）になる業務」と説明しています。
思い返してみてください。あなたが経験してきた業務のなかで、「ちょっと面倒だな」「ほかの人でもできそうだな」と思った業務はありませんでしたか。
それはほとんどの場合、「定型業務」です。それらは、一定の手順やルールに基づいて繰り返し行われる業務なので誰がやっても同じ結果になるため、RPAで自動化できるのは定型業務であるというわけです。
定型業務は一般的に簡単で単純な作業であることが多いです。
ですが簡単で単純な作業でも、人間が繰り返し行っていると当然ミスも発生します。
なので、自動化できる業務は自動化してしまい、人は人にしかできない別の業務に時間を振り向けて生産性を上げていこうという考えて、多くのコンサル業界がRPA活用に乗り出しているのです。
それでは、これらも参考にあなたの会社の定型業務を洗い出してみましょう。
その際、弊社の【自動化業務洗い出しシート】を使うと便利です。また以下ボタンの「費用対効果を計算方法」ではこのシー トを用いて解説しています
RPA導入後の失敗パターンと対処策
さて、前章では、業務の洗い出しおよび費用対効果の計算例について説明してきました。
ここまで聞くと、「RPAの導入はいいことだらけだ」「費用対効果が良ければ問題なく導入できる」と、そう思いませんでしたか。
ところが、実際多くの企業はRPAを導入した後にさまざまな課題に直面しています。RPAは導入してからが本当のスタートなのです。
ここでは、RPAを導入した後に直面するコンサル業界の失敗パターン、および対処策について説明します。
「RPAを導入したけど、作業する時間がなくて断念してしまった。」
弊社に相談いただく企業のなかにもこのような理由でRPAの導入に失敗してしまった企業があります。
実はこれは、コンサル業界においてRPA活用を進める上でほとんどの企業につきまとう課題です。
確かに、コンサル業界では繁忙時期に作業時間を一時的に確保できないことはあるでしょう。しかし、普段の仕事の中での優先順位が低いと、恒常的にRPAに触れないということになってしまいます。
特に何かと忙しく、余剰人員もほとんどいない中小企業にとっては、暇な時間ができたら触ろうとしても、暇な時間はほとんどありません。
弊社ユーザーの担当者には、「いつ作業するか」を決めて、その時間は極力ほかのことはやらないようにしている人もいます。
そのためには組織的な理解と協力も必要ですので、できれば経営陣からその理解を促進していただきたいと思います。
コンサル業界の現場では、RPA活用に関して「任せられる人がいない」といったこともよく見受けられます。それは、多くのコンサル業界がRPAやデジタル技術への移行は大きな文化的変化を必要とし、従来の方法とプロセスに慣れ親しんでいる従業員は、新技術への抵抗感を示すことがあるためです。技術の導入に伴う仕事の変化や、場合によっては職を失うかもしれないという不安が、組織内の抵抗を生む原因となることがあります。また、得に個人運営の企業にとって、人員不足のため、RPA作業を一任できないといったこともよく見受けられます。
もしRPAの担当者が決まっても、うまくいかない状況が続くと、担当者は「うまくいかない自分が悪い」と思ってしまい、RPAから気持ちが離れてしまいます。そしてほかの仕事を優先しシナリオ作成作業に時間を使わず、サポート企業に相談することもなく、新規プロジェクトが頓挫してしまうのです。
RPAは組織的に取り組む方が中長期的に成功しやすく、モチベーションを維持してくれる仲間の存在も励みになるので、
「困ったときに相談できる、助けてくれる人がすぐ近くにいる」
という状況をつくってあげることが大切です。企業ごとに、専任のサポートチームや外部のコンサルタントと連携をとることで、RPAのノウハウを共有し、適切なサポートを受ける体制を整えることが重要です。
「どうせRPAを導入するなら、ツール選定に失敗して導入後にツールごと入れ替えるということはなるべく避けたい」と、多くの方が思われていることと思います。
ですが、残念ながら自社業務に合わないRPAツールを選定してしまうというケースもよくあります。
コンサル業界がRPAツールを入れ替えた理由は以下の２つが大半を占めます。
「自社の自動化したい業務に対応できないツールだった」
「サポートが十分ではなかった」
そもそもシステム同士の相性が悪かったり、機能が不足していたりすると、どれだけ頑張っても自動化できないことがあります。
そこで、ツール選定に失敗して費用と労力の無駄を避けるためにも、
「機能の充実」「使いやすさ」「サポート内容」
この３つの観点で選ぶことが重要です。
特に「機能」に関しては、オンプレミスの基幹システム、Excel、クラウドツールなどに幅広く対応できるツールがどうかも確認しましょう。
「具体的にどのような基準で確認すればよいかわからない」という方は以下の【ツール選定の小冊子（チェックリスト付き ）】を参考にしてみて下さい。RPA販売業者に質問する際に活用いだだけるとよいかと思います。
また、クライアントのRPAエラーについてなどの要望を１つ１つすべて聞くのは時間制約もある中でとても大変です。ですがそのようなケースでも、弊社が責任持ってRPA運用をサポートいたしますので、もし少しでも不安を抱えているのであればぜひ弊社にお任せください。すでにRPA導入している方、これからRPA導入を検討している方、どなたでもご連絡お待ちしております。
弊社は多くのコンサル業界の企業のサポートをさせていただいております。以下のボタンから弊社の取り組み、また他社との違いについて紹介していますので、ぜひご覧ください。