他社RPAベンダーでも自動化できなかった『レポート作成業務』を自動化し、導入1ヶ月で月間70時間を削減！
【企業概要】
・企業様名：マグマックス株式会社
・所在地：東京都千代田区三番町8-1 三番町東急ビル8階
・創業年：昭和49年4月25日
・従業員数：34名
・業種、事業内容：ITインフラ構築・ネットワーク構築販売及び保守・ OA機器販売
・経営理念：お客様の満足が私達の喜び
【インタビューご回答者】松本社長、金子本部長、若狭様
【インタビュー日】2021年6月14日（導入7ヶ月間経過）
マグマックス株式会社は、1974年創業の東京都千代田区にあるITインフラ構築、ネットワーク構築販売及び保守、OA機器販売を行っている会社です。数百社以上の中小・中堅企業を顧客に持ち、幅広いオフィス環境の構築に対応しています。
今回は、そんな同社におけるRPA導入のきっかけ、どんな業務を自動化しているのか、RPA運用の実態についてお伺いしました。
定型業務に毎月膨大な時間を費やしていた
―まず、RPA導入の背景を教えていただけますか？
定型業務に毎月膨大な時間を費やしていたので、それを改善したいと思い、RPA導入を検討し始めました。
特に、ユーザー企業へのレポート作成業務に時間が掛かっていました。
その件数も、ユーザー企業が増えるにつれて増えていくため、今までのやり方を維持していくのは現実的ではないと感じていました。
そして、ユーザー企業様に提出するためのレポートになっていて、内容まで十分に確認できていないこともありました。本来でしたら、レポートの内容を見ていかないといけないのですが、その時間が確保できていなかったのです。
また、弊社の経営理念は、「お客様の満足が私達の喜び」というものです。まずは弊社の社員が幸せを感じる働き方やオフィス環境を作り、それをお客様にも提案していくということを重視しています。
そのような提案を高いレベルで実現でき、お客様に満足していただけるような会社になるためにも、「従業員の働く時間を何に使うのがお客様のためになるか」を見直すきっかけにRPAがなったと思います。
情報セキュリティ機器『UTM（統合脅威管理）』のログレポートをユーザーごとに作成する業務を自動化
― RPAでどのような業務を自動化しているのですか？
弊社では、お客様企業のネットワーク環境の構築及び保守業務を多く手掛けています。
その一貫として、最近増え続けているマルウェアによる情報被害に遭わないためのセキュリティ対策として、UTM（統合脅威管理）というゲートウェイアプライアンス製品を推進しています。
そして、導入いただいたユーザー企業様各社・各拠点において、どれくらいウイルスやスパムメール、不正侵入を検知・ブロックしているかを、毎月ログレポートを提出させていただいています。
ところが、そのログレポート作成に毎月70時間以上費やしていました。そこで、とにかくまずはこの業務を自動化したいと思い、RPAを探し始めたのです。
そこまでは良いのですが、実際にRPAを導入してみると、いろいろな問題が発生しました・・・。
最初に導入したRPAベンダーに依頼しても、自動化できなかった
―最初は弊社ではなく、他のRPAベンダー様からRPAを導入されたとお伺いしました。
はい、そうなんです。
RPAツールを比較検討するにあたって、RPAを取り扱っているベンダーさん2社にまずお声かけしました。弊社が自動化したかった『UTMレポート作成業務』をきちんと自動化できるか、それをいくらでできるか、比較コンペをしたのです。
実際に弊社が毎月行っている『UTMレポート作成業務』の詳細手順をお伝えしました。
すると、コンペ対象の2社のうちの1社は、「ウチには自動化できません」というご回答でした。
そして、もう1社は「これは自動化できますよ」というご回答でした。なので、こちらにお願いすることにしました。そして、このベンダーさんが提案してくださったRPAツールは、大手企業が開発していることもあって、「知名度が高いから大丈夫だろう」と思い、導入しました。
ところが、実際に導入してシナリオを作ってもらうと、うまく自動化できなかったのです。
一連のシナリオは作ってくれたのですが、あらゆる条件パターンに対応した形ではなく、こちらが示した手順をただそのままシナリオにしただけで、使い物にはなりませんでした。
都度、修正依頼をしても、レスポンスに1日掛かり、それに返答して、さらにもう1日掛かり・・・という具合に、レスポンスも速くないためなかなか進みませんでした。
そのベンダーさんも、商談時の営業マンの方は「できます」「なんでもやります」という感じだったのに、導入後、シナリオ作成担当の技術者の方にバトンタッチした途端にレスポンスが遅くなったり、こちらの意図がうまく伝わらずに使えるシナリオが結局できなかったのです。
大手のRPAツールの開発メーカーの認定資格を保有するエンジニアさんがたくさん在籍しているという会社だったのに、そのような結果になってしまいました。
また、このRPAツールでは機能的に実現できないこともいくつかありました。
例えば、テキスト情報として認識できるPDFから情報をコピーすることができなかったり、オリジナルのブラウザを備えていても、レポート出力先のサーバーによって変化するXpathに対応できなかったりと、解決できない問題も見つかっていきました。
レスポンスの速度、こちらの業務や意図の理解力、ツールの機能不足によって、「これでは自動化できない」と判断し、「RPA運用サポート.com」さんに相談しました。
「RPA運用サポート.com」さんに依頼したところ、きちんと自動化できました
―ご相談いただき、業務内容を拝見したとき、「これは自動化できます」と回答しましたが、担当者さん達から全く信用されていない雰囲気をひしひしと感じましたが・・・笑
「できます」「できます」と言っていたのに結局できなかったという過去があるので、正直、弊社のRPA担当は信用していなかったと思います。笑
でも、弊社の業務内容全体の流れと、あらゆる条件パターンもきちんと把握してくれたと思います。
また、以前のRPAツールでは機能的にできなかった箇所もお伝えしたうえで、「RPA運用サポート.com」さんが推奨するRPAツールでは実現できることも実際に試して見せてくれました。
諸々を把握していただいた上で、「できます」と回答してくれたので信じることにしました。おまけに、以前のRPAツールに比べて利用料金も下がりました。
実際にシナリオ作成を依頼しましたが、きちんと今も動いています。1人の担当者がこの業務だけでも毎月70時間以上費やしていたので、とてもラクになっています。
単に人間が行っていた動作をそのままシナリオ化するだけのではなく、「RPAにやらせるのであれば、ここはこうした方がいい」などと、一部業務の詳細内容を変更する提案もしてくれました。当社としては変更しても全く問題ない内容だったのでそうしてもらうようにお願いしました。
こちらが言ったことだけでなく、そのような提案をしてくれる点も魅力的でした。
それと、作ったシナリオがあらゆる条件パターンに対応できるか、対応できない条件パターンがないか、何度も何度も検証してくれました。すると、こちらも想定していなかった条件パターンも後から見つかったりして、シナリオの完成度が非常に高い状態で納品してくれました。おかげで納品いただいてからはほとんど修正が必要なくてもきちんと動いています。
また、日頃の連絡は主にチャットでやり取りさせてもらっていますが、レスポンスも速くて助かっています。
今後もさらなる自動化をしていきたい
－今後、さらに自動化していきたいと考えている業務はありますか？
はい、一番自動化したいと考えていた『UTMレポート作成業務』が毎月きちんと動いていますので、今後はさらに様々な業務を自動化していきたいと考えています。
請求業務など、経理周りの業務はもちろんのこと、営業訪問件数の集計なども自動化していきたいと考えています。
他にも、マーケティングオートメーション（MA）ツールと連携させて、ユーザー企業への情報配信の自動化にも取り組んでいきたいと考えています。
ただし、弊社の従業員も、既存の業務を固定化して考えがちなので、もっと柔軟に考えて、変化を当たり前にしていく風土を醸成していかないといけないと思っています。
RPAは、自社で使いこなせるようになれればメリットも非常に大きいので、これからは、若手社員はみんな入社したらRPAの操作を覚えるようにしたいとも考えています。
同社の金子本部長（左）と松本社長（右）
最後に・・・
―最後に、弊社に一言いただけますか？
今後も自動化していきたい業務もいろいろあるので、引き続きサポートのほどよろしくお願いいたします。
―もちろん！引き続きがんがんサポートさせていただきます！