イベント運営に、もっとゆとりと余白を。
- 兎澤直樹
- 9 時間前
- 読了時間: 3分
企業セミナー、展示会、カンファレンス、ライブイベント……コロナ禍を経て、イベントの形は大きく変わりました。オンライン開催や参加方法の多様化など、選択肢が増える一方で、現場の方々からはこんな声が増えてきています
人手が足りない
業務が煩雑で属人的
ミスがあっても気づきにくい
その解決策として注目されているのが、RPAとAIの導入です。
「イベント業務」は、なぜこんなに大変なのか？
かつてはFAXや電話での受付が中心だったイベント業務。いまではWebフォームやSNS、LINEなど、情報の受け口が分散し、「デジタル化＝楽になる」どころか、むしろ情報整理の負担が増えてしまっている現場も少なくありません。
申込者リストが複数あり、統一が大変
入力ミスや重複の確認に手間がかかる
リマインドメールの送信を毎回手作業で
複数イベントが同時進行、スタッフがパンク寸前
こうした“あるある”な業務こそ、RPAとAIの得意分野です。
RPA×AIで、できること
シーン①：参加者データの整理と名寄せ
【現場の課題】
複数チャネルからの申込データがバラバラ
社名の表記ゆれ（例：株式会社／（株））や同姓同名の処理が大変
過去参加者との照合に時間がかかる
【RPA×AIで解決】
Webフォーム、LINE、Googleフォームなどから自動で参加情報を収集・統合
AIが社名や名前の表記揺れを標準化（名寄せ処理）
登録済み顧客データと照合し、リピーターを自動認識
※弊社では、以前3人がかりで1日かかっていた作業を、RPA導入後は1時間以内で完了できるようになりました。
シーン②：案内・フォローのメール送信
【現場の課題】
開催日が近づくにつれ、メール送信作業が増えてくる
時間帯や文面の出し分けが属人化
キャンセル対応や変更連絡が後手にまわることも…
【RPA×AIで解決】
リマインドメール、開催前日・当日・終了後など、スケジュールに沿った自動送信
AIが参加履歴を元に文面をパーソナライズ（例：「ご参加ありがとうございます。今回は2回目のご参加ですね」など）
開封・未読状況に応じて、条件分岐で再通知や別案内を送信
自然な文章の自動生成も可能なので、“人が書いたような”案内文のまま、業務だけを自動化できます。
「全部自動化しなきゃ」と思わなくていい
RPAやAIと聞くと、「人がいらなくなるのでは？」と不安に感じる方もいるかもしれません。でも、私たちの考えは違います。
自動化は“人にしかできない仕事”を取り戻すための手段。
たとえば、
申込内容の整理やメール配信はRPAに任せる
VIP対応やクレーム対応など、繊細な部分は人が行う
このようなハイブリッド型の運用こそ、実際の現場に合ったやり方だと思っています。
最後に：イベントは「人が主役」の仕事です
イベント運営には、どうしても“心の余白”が必要です。気配りや表情、ちょっとした一言で、参加者の満足度は大きく変わります。
だからこそ、人の時間を、もっと人にしかできないことに使ってほしい。
私たちは、テクノロジーの力でイベントの現場を支えながら、「もっと人間らしく働ける環境」をつくるお手伝いをしています。
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