生成AIとRPAで変わる！人事業務の手作業からの脱却

兎澤直樹
1 日前
読了時間: 6分

1. 人事部門が抱える「手作業の壁」

採用活動、勤怠管理、評価集計、入退社手続き──。人事業務には多くのルーティンワークが存在します。日々届く候補者からの問い合わせメール、期末の評価コメント集約、誤記チェックや書類作成など、いずれも重要ではあるものの「人がやらなくてもよい」作業が数多く含まれています。

特に中小企業や人事専任者が限られる組織では、業務が属人化し、繁忙期になると処理が追いつかなくなることも珍しくありません。私自身、学生インターンとして人事業務の一部に関わった際、「これ、機械でできないのか？」と何度も感じた経験があります。

そんな中、注目を集めているのがRPAと生成AIの連携活用です。

2. RPAと生成AIの連携が生む新しい人事業務のカタチ

RPAは、PC操作を記録・再現し、繰り返しの作業を自動化してくれるツールです。一方、生成AIは自然言語を理解・生成し、問い合わせへの返答や文章作成などの“非定型業務”を支援してくれます。

この2つを組み合わせることで、

RPAで情報を取得し
生成AIで内容を処理・判断
RPAで処理を完結させる

という一連の“業務フローの自動化”が可能になります。

これは、単なるツール導入ではなく、業務設計そのものを変える手段です。

3. 自作検証で検証！「応募者メール対応」の自動化

実際に、自分で次のようなシナリオを組み、どれだけ人事業務が効率化できるのかを試してみました。

想定シナリオ：採用担当者のメール対応を自動化

架空の応募者からの問い合わせメール（3通）をGmailに用意
生成AI（ChatGPT）に最新の企業情報を読み込ませておく(募集職種の一覧,インターン／新卒／中途の選考フロー,提出書類の種類と形式など)
RPA（MICHIRU RPA）を使用し、ChatGPTに問い合わせ内容を要約・分類してもらい、メール取得→分類→返信まで自動で実行

自動化の流れ

Gmailの受信トレイから、件名「応募に関する質問」のメールを取得
本文をChatGPTに送信し、返信草案を生成
Google mailで応募者に自動返信

【例1】インターンシップ応募に関する問い合わせ

応募者からのメール（初期接触）：

件名：インターンシップの応募について

本文：株式会社〇〇採用ご担当者様

はじめまして。〇〇大学△△学部の□□と申します。貴社ホームページにて拝見したインターンシップのご案内に興味を持ち、ご連絡させていただきました。応募方法や必要書類について、詳しく教えていただけますでしょうか。

何卒よろしくお願い申し上げます。

返信草案：

件名：インターンシップ応募方法のご案内

本文：□□様

このたびは弊社インターンシップにご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。

インターンシップへのご応募は、以下の専用フォームよりエントリーをお願いいたします。【エントリーフォームURL】https://xxxxx.co.jp/intern2025

また、必要書類として以下をご準備いただいております。・履歴書（写真付き・PDF形式）・志望動機（400字程度）

ご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。□□様のご応募を心よりお待ちしております。

株式会社〇〇人事部

【例2】新卒採用へのエントリー希望

応募者からのメール（初期接触）：

件名：新卒採用についてのお問い合わせ

本文：株式会社〇〇人事ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学△△学部4年の××と申します。貴社の企業理念と事業内容に深く共感し、新卒採用への応募を検討しております。エントリー方法や今後の選考スケジュールについてご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

返信草案：

件名：新卒採用のご案内について

本文：××様

このたびは弊社に関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。2025年度新卒採用につきましては、現在以下のナビサイトにてエントリー受付中です。

【エントリーURL】https://recruit.〇〇.co.jp/graduate

選考スケジュールは以下の通りです：

・エントリー締切：8月15日

・Web説明会：8月下旬

・書類選考：9月上旬・面接（2回）：9月中旬～下旬予定

ご不明点があれば、お気軽にお問い合わせください。××様のご応募を心よりお待ちしております。

株式会社〇〇採用担当

【例3】企業研究中の学生からの事前質問

応募者からのメール（初期接触）：

件名：企業研究に関するご質問

本文：株式会社〇〇ご担当者様

はじめまして。〇〇大学の▲▲と申します。現在、貴社の業界研究および企業理解を進めており、貴社のインターン参加を視野に入れております。

差し支えなければ、以下の点について教えていただけますでしょうか。・貴社の新卒採用で重視される点・活躍されている若手社員の特徴

突然のご連絡となり恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

返信草案：

件名：ご質問へのご回答

本文：▲▲様

このたびは弊社にご関心をお持ちいただき、誠にありがとうございます。以下、ご質問いただいた件についてご回答申し上げます。

・重視している点：主体性、課題解決力、協働姿勢を重視しております。・若手社員の特徴：自ら動く力と、チームとの連携力をバランス良く持った方が活躍しています。

弊社の採用ページでも先輩社員のインタビューを掲載しておりますので、よろしければご覧ください。

【採用ページURL】https://〇〇.co.jp/recruit

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇採用担当

⇩手作業とRPA処理の比較

比較項目	手作業対応	自動処理（RPA＋生成AI）
平均対応時間	約10分／件	約2分／件
応答文の精度	高い（人力）	ほぼ問題なし
文体・語調の自然さ	自然	少し固いが許容範囲内
処理の一貫性	人によりばらつき	一定

実証の結果、想像以上にスムーズに動きました。生成AIの文章も自然で、細かいニュアンスは後で修正すれば十分実用に足るものでした。

ただし、完全放置での実運用には、「表現のチェック」「添付ファイルの扱い」など課題も見えました。

5. 人事の他領域で応用できるか？

今回の検証を踏まえ、人事の他業務でも以下のような活用が見込めます。

業務領域	活用方法
勤怠管理	打刻ミスの検出→該当者へAI生成文で通知
評価業務	評価コメントを要約し、集約レポート化
労務管理	入社書類のチェック→誤記抽出＋差戻し通知