RPA導入支援のすべて
ー注意すべき４つのチェックポイントー
注目されつつあるRPA導入支援
昨今、業務の仕組化やIT化によって注目され始めている「RPA」
この「RPA」を導入し、業務の効率化を図ろうする企業様が増加しています。
そのような「RPA」を導入するうえで、企業様によっては「プログラミングのノウハウがないから」や「自社に適したRPAツールがわからないから」など、様々な失敗や課題が見られるといいます。
そんなRPA導入のハードルとなる失敗や課題を解決すべく、「RPA導入支援」が多くの企業様から注目を集めています
目次
RPA導入による企業様の負担とは？
RPA導入には業務の効率化ができる等の様々な利点がある一方、適した方法でRPAを導入しなければ会社の負担になる可能性が秘められいます。
導入前の負担①：「多様なRPAの中から導入するツールの選出」
RPAを導入しようとする際まず初めに障害となるのは「多様なRPAの種類」です。
RPAは現在多様にあり、それぞれに特徴があります。
その多様な種類の中から、会社に適したRPAを選出することが求められます。ただ評価がいいRPAを選んで使用すればいいというわけではありません。
「業務整理」を行い、どの業務が効率化できるか「業務選定」を行う。「効率化可能な業務」と「今会社で用いているパソコン、ソフトウェア、インターネット環境」に適したRPAが存在しているのかなど調査する必要があります。
この時、業務に対して適したRPAはあるものの、自社の「インターネット環境」が適していないというケースもあります。
このように、「RPA導入前」には会社の時間、費用、労力など場合に応じて、会社のリソースを費やす必要があります。
RPA導入前から考慮すべき点が存在し、導入する側にとっては億劫になるポイントだと思われます。
導入中の負担②：「シナリオ作成」
RPAを導入したはいいものの、業務をどのように自動化していくか考えていかないといけません。
RPAのシナリオ（業務自動化のためのプログラム）を作成するには、果てしない時間と労力が必要になります。
業務のどのような部分をRPAの機能を用いて自動化できるか判断し、時間をかけてトライ＆エラーを繰り返し、業務を自動化できるようにします。
もちろん、RPAの知識だけでなく、会社の業務を把握している人材がいれば、そのような作業も簡単に終わるはずです。
しかし、その両方を持ち合わせた人材はなかなかいません。そのため、独学でやる場合にはRPAの知識を学びつつ、シナリオを作成していくしかありません。
その中でも、必ずうまく行くとは限らないため、果てしない時間を費やす可能性と途中で頓挫してしまう可能性を秘めています。
導入後の負担③：「柔軟な対応するための知識」
RPAを継続的に利用するためには「柔軟な対応のための知識」が重要になります。
日常的にRPAを用いて業務を行っている最中、急な問題が発生することがあるでしょう。RPAに関する詳しい知識、対処法を理解していないと、通常業務が行えなくなってしまうということも発生します。
問題に対して、適切に対処するためには知識が必要であり、そのような人材はなかなか社内には存在しません。
そのようなトラブルの可能性を減らすためには知識を持った人材、またはRPAについて学ぶという労力を費やす必要があります。
そのため、導入後の試練として企業様方の前に立ちふさがるでしょう。
全体の負担④：「RPA導入のための時間や人材などの社内リソース」
「RPAを導入して、人材や時間などの社内リソースを増強しよう」という企業様は多くいらっしゃると思います。
実際、RPA導入により、自動化可能な業務に費やしていた時間と人材などを別業務に費やし、発展を促すことが可能になるでしょう。
しかし、RPAに関する知識を持った人材がいなければ、必ずRPA導入のための「人材」や知識の学習や試行錯誤のための「時間」が必要になります。
RPAを会社様独自で導入するために人材と時間を費やし、業務を自動化、効率化は可能でしょう。
しかし、RPAに多くのリソースを費やすこととなり、本来目的として行おうとしていた「社内リソースの増強」は行えない、もしくは増強予定の社内リソース以上にRPA導入に費やしてしまい、本末転倒になるということも考えられるでしょう。
導入後、会社全体を見た際RPAが負担になってしまうという場合があるでしょう。
前述したような４つの負担の他にも様々な負担が導入の際に突如として発生するでしょう。
そのような負担を全てになってくれるサービスが「RPA導入支援」です。
RPA導入支援
RPA導入支援って具体的に何を支援してくれるの？
「RPA導入支援」とは企業様がRPAを導入していくうえで前述したハードルとなるものを一つずつ解決しつつ、RPAによる継続的な業務効率化を図るための支援のことを指します。
具体的に・・・
①現在業務の棚卸し
RPAを導入することを決めたはいいもののどんな業務があるのか
を確認しなければ適した支援を促すことができません。
まず、企業様に現在ある業務の確認を行い、その企業様の特徴、
内情を知ることから始まります。
②業務選定とその効果試算
どの業務がRPAを用いて自動化可能か業務の選定を行わなければなりません。
このような業務選定はRPAについての知識を持った人材が行うことが最善であり、もし知識がない人材が行った場合、根本から自動化できない業務を自動化させようとしてしまうという余計な労力を使う可能性も考えられます。
また、自動化をしたはいいものの余計に時間がかかってしまい、手動で行った方が他の業務とのつながりを鑑みたとき効率よくいくということがあります。
そのようなケースを生み出さないためにも、RPAを導入することでどのような効果が得られるのかを試算するということもRPA導入支援の一つです。
③ツールの選定支援（WinActor、Power Automate、UiPathなど）
RPAツールは現在、多種多様なツールが生み出されています。そんな中で企業に適したツールを選定することが困難となってきています。
Microsoftのツールとの親和性が高いものであったり、使用しているPCでは利用することができないなど、様々な点を考慮しなければなりません。そういったツール選定を導入支援では行います。
ツール選定に関するより詳細な内容はこちらから
④業務自動化のためのシナリオ（プログラム）開発
基本的にはRPAを導入した際、ある程度のアドバイスをもとに自分でシナリオ（プログラム）を作成することが多いです。そのため、時間がかかってしまう上にうまく作動しないというようなこともあるでしょう。
導入支援を行う一部のサービスでは、シナリオの程度によっては全て作成してくれるというものもあります。
その他にも、どの箇所のシナリオがエラーを起こしているか確認してくれるサービスがあったりなど、シナリオ開発について多様な支援が見られます。
⑤RPA使用のためのトレーニング・社内展開のサポート
RPAを継続的かつ幅広く利用していくには知識が必要になってくるでしょう。そのような時に導入支援において、RPA利用のためのトレーニングと社内展開のためのサポートを行うことがあります。
RPAを使われないロボット化させるのではなく、有識者のサポートを受けつつ利用を行うことが可能になります。
また、社内展開のための教育的プログラムがあるサービスがあったりなどするため、自社で自走できるまでの人材を育成することも可能でしょう。
具体的な導入支援の流れとは？
導入支援については様々あると思いますが、今回は弊社事例を用いて紹介します。
流れとして・・・
①初回ヒアリング
②業務ヒアリング・洗い出し
③優先業務の選定・効果試算
④シナリオ作成・テスト
⑤導入・教育・運営支援
という流れになっています。
この流れをもとに、企業に適した支援を行っていきます。
導入支援を受ける大きなメリットとは？
メリット①：社内リソースの負担軽減
導入の際の負担でも述べた通り、RPA導入には社内リソースの多くを使ってしまい、会社の体力が失われてしまう可能性があります。
導入支援を受けることによって、本来割かなければならないはずであった、シナリオ作成の人員や時間、エラー発生による急な対応の労力などRPAに関する負担が全て導入支援によって解消することが可能でしょう。
メリット②：ツール選定や設定のミスを防げる
前述したようにツールは多様にあるため、適した選定が行えないとうまく活用できないということが発生するでしょう。
また、RPAの設定においても知識がある人が行わないとエラーを起こしてしまうということも考えられます。
導入から設定までの億劫となる部分を全てやってくれ、企業にとって負担感なく導入が可能です。
メリット③：早期に成果を出せる
ノウハウのある専門家からの支援を受けることが可能であり、専門家たちは成功するための知恵も蓄えています。
そのため、通常時間のかかるシナリオの作成等も早く作成することができ、早期の成果が見込めるということです。
メリット④：社内展開のノウハウが得られる
多くの導入支援ではRPAの社内教育も含まれています。ノウハウを理解することによって継続的、効率的に利用できることが可能になります。
また、社内でRPAの知識が広まることによってもともと自動化しようとしていたものに限らず、他の業務まで自動化可能になるでしょう。
RPA導入支援のメリットは十分理解していただいたと思います。
様々なメリットがRPA導入支援にはある一方RPAツールと同様で導入支援にも様々なサービスがあるため、それぞれでメリット、デメリットが存在します。
そこで次は、RPA導入支援を受け入れる際に考慮すべき点を紹介したいと思います。
導入支援を選ぶ時のチェックポイント４点
様々ある導入支援を選ぶ際に必要なチェックポイントは４点です。
POINT1.対応範囲
「対応範囲」です。企業様の中にはRPAに関する知識を持った人材が既にいる場合や触ったことすら無いという場合など様々だと思います。
そのため、自社に適した導入支援を提供してくれるのかを見極める必要があります。
うまく見極めなければ、導入の際に足踏みを踏んでしまったり、進捗が悪いという状況を生み出してしまい、結果的に非効率になる可能性があり、RPA導入の意味がなくなってしまいます。
何一つRPAについて知らない場合は「ツール選択」～「運用、教育」まで一貫支援を行ってもらえるものを選ぶことによって、継続的にRPAを利用できるようなりましょう。
POINT2.コスト
コストは企業にとって必須となる事項だと思います。RPA導入支援は
初期費用と月額の支払いが多くのサービスであります。
経済的負担となるRPA導入支援に関する費用は一般的に初期費用は
１０万円程度、月額2～５万円の費用が必要だと思っていただければ
大丈夫です。
決して安くはないため、考えて選択することが求められます。
これも「対応範囲」と同様に高いだけのロボットになってしまう可能性
があるため、コストに関して納得できる範囲のものを選択して下さい。
POINT3.継続支援
３点目に、「継続支援」を行っているのかということです。継続支援とは具体的に、RPA運用の保守、有事の際の相談などのことです。
自分たちでシナリオを作成し、そのシナリオを利用するだけでは、RPAについて知っている人がいなくなった場合利用が困難になります。
そのような場合にRPA導入支援の継続的な支援を受けることによって、対処法や予防策などのサポートを受けることが可能になる。
つまり、RPAを企業内で継続的、健全に維持できるということです。
また、新しくRPAに任せられる業務が明らかになった場合にも、相談することができ、より迅速に多様に業務を効率化可能になるでしょう。
POINT4.実績
４点目、「実績」です。多くの実績を残しているということは
多くの企業への支援を既に行っているため、臨機応変な支援を
求めることができるということです。
実績があればあるほど、信頼を持って業務を預けることができる
でしょう。
また、同じような業種、規模の支援実績があるのであれば、より
効率的に支援を行うことが可能です。
そのため「同業種・総規模の支援実績」も確認すべきポイントとなります。
以上４点を念頭に置き、導入支援を選定することによってスムーズな導入が可能になります。
まとめ ～考慮すべき点を踏まえて良いパートナーと良いRPA運用～
RPA導入には様々なメリットがある一方で、大きなハードルも存在します。
そんな中、導入支援を用いることによってハードルをともに乗り越えることが必要になります。
その中でも、ともにハードルを越える、導入支援を成功させるためには「支援パートナー選び」がカギとなります。
実績や対応範囲がどこまでなのか、継続支援を行ってくれるのかなどの視点をもとに、どの導入支援サービスとともにRPAを導入していくのかを考えていってみて下さい。
良い支援パートナーを見つけることによって、RPA導入の大きなメリットとともに、企業もより発展が可能になると考えます。
弊社では、中小企業を中心に「200社以上」のRPA導入支援実績を持っております。様々な業種、規模においてRPA導入をしており、RPA運用の“自立・自走”を支援するサポートプランを提供しています。
弊社の支援実績等をより詳細に知りたい場合はこのページをご覧ください。
コスト面に関しては様々なプランを提供しており、15,000円の基本は自社で運営するけれど、分からない時に助けて欲しい会社様向けの支援プランから基本的に支援側に丸投げの50,000円～150,000円のプランなど幅広いプランを比較的に安いコストで提供しています。
また、今回の内容にて、興味を持った方、RPA導入について疑問を持った方に向けて、無料相談も行っています。
ぜひご気軽にご相談ください。
また、今回紹介したRPA導入支援についてだけではなく、詳細なRPAツールの選定ポイントや活用事例、自動化対象業務の洗い出し方法など、RPAの実践ノウハウをまとめた、弊社の代表が執筆した書籍もございます。
ご一読いただければ、どのようにしてRPA運用を成功に導けるか、RPAのメリットなどきっと多くのヒントが得られることでしょう。
