RPAで何ができる？
業務洗い出しのコツと手順を徹底解説
「この業務ってRPAに任せられるのかな？」をなくしましょう！
RPAって最近よく聞くけど、実際なにが自動化できるのかがよく分からないということはありませんか？
よくRPAについて「人がパソコンを使って行っている業務を自動化できる」という説明がされますが、パソコンを使った業務であれば、どのような業務でも自動化できるという訳ではありません。
では、RPAで自動化できる・できないの境目はどこなのでしょうか？
これが分かれば、あなたの会社の業務を1つ1つRPAで自動化できるか否かの判別が、あなた自身でつくようになっていきます。
また、すでにRPAを導入している会社であっても、うまく展開が進んでいなかったり、他の部署に展開していくときなどに、RPAで自動化できそうな業務をご自身で判断できた方が展開しやすくなります。
RPAを使うことで業務効率を上げられる、次のような業務をそのままにしてはいませんか？
・定期的に繰り返し行っている業務
・入力ミスが発生しやすい業務
・他の人でもできそうだと思う業務
こういった業務がRPAで自動化できるか、自身で判断できるようになると、RPAを導入・展開にかかる手間が大幅に削減できます。
この記事では、RPAで自動化できそうな業務を洗い出すためのコツと手順から、自動化する業務の優先順位のつけ方まで解説していきます。
実際にあなたの会社にある業務を当てはめていきながら、読んでみてください。
この記事を読み終わったときには、あなたの会社で自動化できる業務の一覧が、できていることでしょう。
【動画で解説】RPAはどのように動くの？
そもそも「RPAがまだよく分かっていない」という状態だと対象業務を洗い出すのも難しいでしょうから、まずはRPAについて少しイメージが湧くように動画を使って解説します。
RPAは、パソコンの定型業務を自動化するITツールです。
マクロなどと異なり、ExcelやWebサイトなど、複数のアプリケーションを使う業務であっても自動化できることが特徴で、現在その利用が広がっています。
実際、RPAがどのように動いて業務を行うのか、動画で見てみましょう。
これは「Excelに入力されている顧客情報をkintoneというサイトに転記する」という業務をRPAが行っている様子です。
RPAに、業務の作業手順を事前に指示しておき、RPAを自動実行することで、この動きが実現されています。
この作業ではExcelと、Webブラウザを同時に開きながら作業を行っています。
人が行うのと同じように、複数のアプリケーションを開きながら、作業を進めていることが分かると思います。
RPAは人間と同様に「クリック」や「テキスト入力」といった操作を行い、その操作を組み合わせることによって、作業を進めていきます。そのため、作業を自動化していく手順が感覚的につかみやすいです。
動画から伝わると思いますが、サイトへの入力が、人の手では不可能なスピードで進められています。
このようにRPAに業務を任せることで、よりスピーディーに、ミスをなく進めることができます。
RPAが業務を行うイメージを、つかんでもらえたでしょうか。
ではいよいよ、この記事で最も重要な、RPAができることとできないことの境目についてお話します。
RPAができること・できないことの境目を理解しよう！
先ほどの動画ように、「Excelに記載されている情報をそのまま転記する業務」はRPAに任せられる作業です。
一方で、RPAには任せられない作業もあります。
その境目は、「誰がやっても同じ結果になる業務か否か」です。
「Excelに記載されている情報をそのまま転記する業務」のように、誰がやっても同じ結果になることを求められる業務である場合、ほとんどRPAで再現することができます。
RPAでできることを適切に判断できるようになるためには、逆にできないことを理解しておくことも重要です。
人によって結果が異なる業務はRPAは再現することができません。
例えば、
・ロゴをデザインする
・10枚の写真の中から、ホームページに良さそうな写真を選ぶ
・会議の内容を要約する
といった業務です。
これらの業務には明確な手順と判断基準がないため、事前に指示した手順を忠実に実行していくRPAでは自動化することができません。正解がない業務はRPAには向かないのです。
逆に言うと、誰がやっても同じ結果になるような、明確な正解がある業務であれば、RPAは再現することができます。
また、判断基準が明確であれば、RPAは判断することも可能です。
例えば、
・日付入力欄に「（RPA実行日から見て）先月末日の日付」を入力する
・ファイル名に「実行済み」と含まれていなかったらファイルを開く
・画面上にある画像によって、クリックする場所を変える
・目標数値と実際の数値を比較して、それより低い場合に文字を赤くする
といった業務です。
普段Excelを扱っている方は、IF関数と同じだと思ってもらうと分かりやすいかもしれません。
では、このRPAにできる・できないの境目の理解を深めるために、次の3つの業務について、RPAで実行できるものかどうか考えてみてください。
①メールに見積書が添付されていた場合、見積書をダウンロードし印刷する業務
②不動産のポータルサイトから新規の物件情報をExcelに転記する業務
③プレゼンテーションに適切な画像を選択し、挿入する
どうでしょうか。判断できましたでしょうか。
①②はRPAで再現することができます。
②について、新規かの判断はどうやってするのか、と疑問を持たれた方もいるかもしれません。これは例えば、「物件情報をまとめるExcelに既に入力されているものであるか」という条件で判断することができます。
③はRPAで実行するのは難しい業務です。
プレゼンテーションに適切な画像の判断は人によって異なります。そのため、適切な画像の選択を、RPAで実行するのは難しいです。でも、「特定のフォルダに含まれる画像ファイルの中の一番上の画像を選ぶ」であれば、判断基準が明確なのでRPAは再現できます。
「誰がやっても結果が同じになる業務か否か」
この判断基準をさまざまな業務にあてはめ、RPAができるかどうか考えていきます。
それではこれから実際に、あなたの会社で発生している業務を洗い出してみましょう。
自社でも見つけてみよう！自動化できる業務の洗い出しのコツ
RPAの理解は少し深まったでしょうか。
次は、業務の洗い出し方について説明していきます。
①発生している業務をとにかくまずは洗い出す
業務を洗い出していく上で注意していただきたいのが、いきなり「RPAで自動化できる業務」を見つけようとしないことです。本当に自動化できるかどうかは後で判断すればよいので、まずは社内で発生している業務の中から、自動化できるかもしれないと感じたものをどんどんアイデア出ししていきましょう。
また、たくさんのアイデアを出すことでRPA以外の改善手段で改善できる業務が見つかるかもしれません。
まずは難しく考えずに、次の2つにあてはまる業務がないか、アイデアを出してみましょう。
（１）「ちょっと面倒だな」と思ってやっている業務
（２）「他の人でもできそうだな」と思う業務
他にも、
・入力ミスが発生しやすい業務
・定期的に繰り返し行っている業務
・Excelを使っている業務
といった条件を加えてアイデアを出してみるのもいいと思います。
繰り返しにはなりますが、ここで重要なのは、RPAができるかどうかは考えず、とりあえずこれらの条件にあてはまる業務をたくさん挙げていくことです。
洗い出す際にはExcelやスプレッドシートに表としてまとめていくと便利です。
早速、シートを準備して業務の洗い出しを進めてみましょう。
弊社で提供している「自動化対象業務洗い出しシート」もございます。
ぜひ下のリンクよりダウンロードしてご活用ください。
シートの準備はできましたでしょうか。
弊社で提供しているシートには次の11個の項目があります。
①業務内容：その業務の名称
②担当部署：その業務を担当している部署名
③主担当：その業務を主に担当している従業員名
④単位：その業務はどれくらいの頻度で行う業務か(例:毎日/毎週金曜日)
⑤所要時間：人間がその業務を1回行うのにかかる時間
⑥月間所要時間：人間が1カ月にその業務に費やす時間
⑦優先順位：その業務をRPAで自動化する優先順位(例:高/中/低)
⑧動画撮影：RPAで自動化するにあたって動画を撮影したか
⑨作成予定時期：その業務をRPA化し始める予定時期
⑩作成担当：その業務をRPA化する/した担当名
まずは①②③④⑤⑥の項目を埋め、現在の業務の詳細を洗い出していきましょう。
残りの項目については洗い出した後で考えていきます。
②他社での自動化事例を参考にする
0からアイデアを出すのが難しいという場合は、他社で自動化されている事例を参考に、業務を見つけてみましょう。
特に部門や業種が同じ場合、業務内容で重なる部分が多いため、参考になるはずです。
部門別・業種別に自動化事例を紹介します。
自社の部門と業種について、自社にも当てはまる業務があるか探してみてください。
自社と同じものでなくても、様々な用途を知ることで多くのヒントが得られると思います。
【部門別】RPA活用用途事例
【業種別】RPA活用用途事例
③まずは定型業務が多そうな部署からスモールスタートで始める
業務の洗い出しを進めるにあたって、まずは定型業務が多そうな部署からスモールスタートで行うことをおすすめします。
いきなりすべての部署で業務を洗い出し、進めていくのは、実際に自動化するまでにかかる時間が増えてしまうため、「業務の自動化」という目的を達成する前にモチベーションが下がってしまいがちです。
はじめは1つか2つくらいの部署に対象を絞って、業務の洗い出しから自動化まで達成することを目指しましょう。その際、定型業務が多そうな部署を対象にすることで、洗い出す業務が見つかりやすく、自動化した際の効果も分かりやすくなります。
その部署の業務の自動化が進んできてから、同じように他部署でも業務を洗い出していくと、スムーズに社内展開が進みやすいです。
洗い出した業務から、RPA化する「優先順位」を決めよう
業務をたくさん挙げることはできたでしょうか。
次は洗い出しシートの⑦優先順位を埋めていきましょう。
ここでやってしまいがちなのは、一番自動化したい業務から着手しようとすることです。
そのような業務は、複雑な条件分岐や繰り返しのループがたくさん発生することが多く、シナリオ作成の難易度が高い傾向があります。
いきなり難しいシナリオに着手し、挫折してしまうことも大いにあります。
そのため、自社でRPAのシナリオ作成にチャレンジしていく場合には、おすすめはなるべく簡単そうな業務から作ることです。
導入したてでスキルや経験が乏しい段階では、まずは1歩1歩スキルを習得していくことが大切です。その業務でどれだけ業務効率が高まるかよりも、まずは簡単そうな業務に取り組むことを優先した方が、結果として運用効果を早く高めることにつながります。「急がば回れ」です。
具体的には、業務洗い出しシートで、「④単位」で頻度が高く、「⑤所要時間」が短いものから自動化していくのがおすすめです。一般的には、発生頻度が高い方が効果が得やすく、所要時間が短い方がシナリオ作成の難易度が低いことが多いためです。
また、シナリオ作成の担当者が抱えている業務を優先するのもいい方法です。
「忙しく、シナリオを作成する時間が取れない」という事態に陥ってしまう可能性を減らせるからです。
ここまで業務洗い出しと優先順位付けができ、自動化できそうな業務が合計月50時間以上分など、それなりにあるようであれば、RPAツールの選定と導入に本格的に舵を切ってかれるのも良いと思います。
もうすでにRPAを導入している方は、具体的なシナリオ作成のスケジュールを立て、シナリオ作成を進めていきましょう。
まとめ ～RPAの正しい理解から、少しずつゴールを目指そう～
RPAの注目度が上がっており、「RPA = 自動化」というイメージが強くなっているように感じます。
しかし、RPAはパソコンを扱うどんな作業も自動化できる、というわけではありません。
RPAができること、できないことの境目を理解することは自動化を進めていく、重要な1歩目になります。その境目を理解できた皆さんは、もう既に「自社の業務を自動化する」というゴールに向かって進み始めていると言っていいでしょう。
ぜひその1歩を、「自社での業務の洗い出し」という次のステップへつなげて欲しいと思います。
下記のリンクから、弊社で提供している自動化対象業務洗い出しシートを無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
もし、洗い出しができたなら、ぜひ効率化につなげていただきたいと思います。
また、すでに導入している方は、より運用効果を高めていっていただきたいと思います。
費用や時間へのハードルから導入をためらうこともあるでしょう。
確かに、導入したての頃はエラーへの対処等により、時間が必要になることがあります。
しかし、一度うまく動かせるようになれば、この先もずっとその作業にかかっていた人手や時間、人件費を回収していくことができます。
ぜひ、人は人にしかできない高付加価値な業務に多くの時間を使えるようにしていただきたいと思います。
ご相談はお気軽に「RPA運用サポート.com」まで ！
✓洗い出した業務をRPAで実行できるか知りたい
✓業務の洗い出し方をもっと詳しく知りたい
✓自分たちだけでシナリオ作成できるか不安だから手厚いサポートが欲しい
✓無料トライアルをしてみたい
などなど、RPAの導入や活用に興味をもった方へ。
ぜひ一度、弊社の無料相談をご利用ください。
乗り換えの場合は補助金や助成金を利用されるケースもあるので、柔軟にご相談ください。
また、詳細なRPAツールの選定ポイントや活用事例、自動化対象業務の洗い出し方法など、RPAの実践ノウハウをまとめた、弊社の代表が執筆した書籍もございます。
ご一読いただければ、どのように組織としてRPA運用を成功に導けるか、きっと多くのヒントが得られることでしょう。
