RPAで「PDFからエクセルへのデータ入力」を自動化！
まずは、RPAがこちらの金属くず商の単価表書き換えをどのように自動化しているのか。
実際のシナリオ実行画面を収録した動画をご覧ください。（一部個人情報が含まれるので、モザイク処理を施しています。）
＊こちらは、運用サポート.com（株式会社ドットコネクト）にてシナリオ作成させていただきました。
■ 導入のきっかけ
ある金属くず商の企業では、様々な金属産業からの買取に関する価格変動をPDFやファックスで受け取りそれをエクセルにまとめた単価表に 転記し、管理していました。PDFを見ながら転記する労力や、転記ミスを防ぐための二重確認などの非効率も発生しており、人手を補うという意味で業務の自動化を検討しまし た。
■ 導入前の課題
従来の作業フローは次のようなものでした。
金属産業から単価表がメールやファックスで送られてくる
→ メールに添付されたPDFを参照する、ファックスの用紙を参照する。
→ 金属名と単価を確認し、単価表エクセルに入力
→ 約６０種類を単価変動３日分において繰り返す。
→当日の銅建値を調べ、入力
→エクセルを別名保存する。
この流れを金属産業から単価表の更新が行われるたびに1回あたり２０分の作業負担がかかっていました。
また、メールが送られてくる時間や、方法が定まっておらず、送られてくる時間によっては残業が発生していました。
■ 自動化の目的
金属単価表更新の処理フローは、
「金属産業からの買取価格提示がPDFによって１，２日ごとに送られる → Excel転記 →金属産業のweb更新前と更新後の単価表データをそれぞれ保存する 」
という一連の手順を人手で行っており、毎回２０分の時間を費やしていました。やはり、毎日 金属産業の会社から送られるFAXによる印刷代、電話代の値段的コストはばかになりません。全てをパソコン上、オンライン上でやり取りすればそのようなコストを削減できます。またFAXを印刷し、エクセル上に転記、また転記ミス・書式ズレによる再確認コストが掛かっていました。それに 加えて金属産業から情報が送られてくる時間帯によっては残業が発生してしまいます。
この課題を解消するため、同社ではRPAによる請求業務自動化を検討。 転記・集計を含む単価表更新処理全体の自動化 、作業時間・残業時間の削減による労働環境の改善を図りました。
■ RPAが行う具体的な処理の流れ
使用ツールは、文字列を取得するためword、文字列編集のExcel、および進行通知用のChatworkです。これらをRPAが連携させ、一連の転記業務を自動で実行します。
RPAシナリオの全体像は以下の通りです。
シナリオ概要：
①ファイルからPDFを開く →②一度wordにてテキストを編集→ ③エクセルに転記用ファイルを作成 → 他企業の情報も載ったエクセル単価表に転記→ エクセルを更新し更新日時名で保存
① フォルダからRPA実行対象となるPDFファイル名を取得
フォルダに保存されたファイル名一覧を取得し、最新日時から実行対象となるPDFファイル名を取得します。
② Wordにてテキストを編集
wordから文字列を全文コピーによって取得します。
↑金属単価表をWordで開いた画面
③ エクセルに転記用ファイルを作成
他企業の単価表をまとめたシートに直接転記する前に、リスク回避のために文字列を他のエクセルで編集します。
↑編集後のエクセル画面
④ 他企業の単価をまとめたエクセル単価表に転記
実際に他企業の単価もまとめられた単価表に転記していきます。
↑入力用の単価表エクセルに書き換えを行っている様子
すべての金 属単価で登録を終えると、RPAがメモ帳に「実行終了しました」と自動記録を残し、弊社Chatworkに「実行開始」「完了」のメッセージを送信します。これにより、整骨院の担当スタッフが、毎朝PCのメモ帳の記録を確認することで、RPAの実行が終了していることを確認できます。また弊社としても、Chatworkの通知を見ることで、RPAの実行が正常に終了したのか、もしくはエラーで実行が停止しているのかを速やかに確認でき、もしもエラーが生じた際には遠隔操作でシナリオの修正を行うことができます。
■ 開発中に直面した課題と工夫
このシナリオ開発にあたって、単に操作手順を自動化するだけでなく、実際の運用環境に合わせた細かな調整を重ねました。導入後に安定して稼働し続けることを最優先に、通信環境やシステム仕様など、現場特有の条件を丁寧に検証しながら仕組みを最適化していきました。
①PDFファイルから文字列の取得
PDFファイルに記された文字列をそのままコピーしてしまうと列に記された金属名と行に記された単価がぐちゃぐちゃになってしまっていました、そこでPDFファイルをプログラムからWordで開くことによりwordで文字列をコピーすることにしました。その際に、ファイルをそのまま起動することは簡単なのですが、別のプログラムで開くために実行対象となるPDFファイルが保存されている場所を開き直接プログラムから起動しています。
↑金属単価表をPDFで開いた画面
↑金属単価表をWordで開いた画面
wordで開くと、全文をコピーした際に文字列が行と列が順番通りにコピー出来ていた。
↑金属単価表をWordで開く様子
②エクセルでの文字列編集
金属産業から送られる単価表は価格変動がな ければ価格が書き込まれていません
でした、そのため、そのPDFは価格表がすべて埋まっていませんでした。
そのためエクセルにて、単価が書き込まれていないものに関しては同じ列の左側に書き込まれている価格を参照することによってエクセルを全て埋めることとしました。
➡
↑編集前のエクセル画面
↑編集後のエクセル画面
③エクセルにて単価表への転記作業
金属産業から送られる単価表はどの金属がどの列にあるのか、また日によって記載があるもの、ないものが混同していたため転記作業において、それぞれの金属についてきちんと両方のエクセルに記されたもので対応させる必要がありました。これについては、くず商様側のエクセルの金属名を金属産業様のPDFに記されたものと同じ表記にしていただき、同じ文字列であれば対応しているという異にしました。また、今までにない金属名が出た場合にはchatworkにて通知することにしました。
↑入力用の単価表エクセルに書き換えを行っている様子
■ 導入効果
今まで１，２日毎に行う手作業で2０分程かかっていた単価転記作業がRPAを導入することによって５分ほどですむようになりました、また必要な手作業はPDFを所定の位置に保存すること、RPA実行ボタンを押すことに２つになり業務効率化をはたしています。
■ 他業種への展開可能性
今回構築したRPAの仕組みは、「PDFから文字列を取得し、エクセルにて文字列操作、ファイルに転記、保存」という流れを基本としており、同様の業務構造を持つ多くの業種で応用ができます。特に、人手によるデータ入力や確認作業が発生している現場では、導入効果が高いと考えています。
今回は単価表についてですが、どの業界でも発生する転記作業にRPAを活用すれば、記入するべき文字列の参照、入力といったルーティン作業を自動化でき、担当スタッフの負担を軽減することができます。
また、PDFでの仕入伝票などを用いる製造業でも、PDFから対象商品や品番、個数や金額などの数字を取得し文字列を操作したのち、納品期日などをまとめたエクセルに転記の流れは共通しています。
■ まとめ
RPAの導入により、この金属くず商では不定期な時間で送られてくる単価書き換え業務を大幅に短縮し、作業の属人化を解消するとともに、入力精度の向上を実現しました。
従来はスタッフの手作業で2０分を要していた登録作業が、RPAによって５分で完了するようになり、他の業務にあてられる時間が格段に増えています。
この事例は、人を雇うよりも低コストであり、少人数体制の現場でも確実な成果を出せることを示す好例です。
限られた人員で多くの業務を担う現場ほど、RPAの効果は大きく、今回の金属くず商のような現場主導の導入モデルは、今後の中小事業者にとっても大きな指針となるでしょう。
「人手不足で事務が追いつかない」「毎日のルーチンに時間を取られている」——もしそんな課題を抱えているなら、RPA導入によって業務を根本から見直すチャンスです。
弊社では、ツール選定からシナリオ設計・開発、運用サポートまでを一貫してご支援しております。
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