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RPAで製造・販売・卸売り業の
「売り上げ登録」を自動化！

UKファイル取込から売上入力まで――
毎日の登録作業が 数十分 → 数分 へ大幅短縮

オフィス用品会社から毎日送られてくる「UK形式の現金売上データ」。
これを取り込み、superスマイルsp に1商品ずつ売上入力していく――。
単純だけれど、意外と時間がかかり、神経も使う。そんな日々のルーティンがありました。

今回、この一連の作業をまるごとRPAで自動化し、
毎日の登録作業が“劇的に”ラクになる仕組みが完成しました。

まずは、RPAが実際に作業している様子をご覧ください。

＊こちらは、運用サポート.com（株式会社ドットコネクト）にてシナリオ作成させていただきました。

■ 導入のきっかけ

この企業では「備品仕入れサービス」から送られてくるUKファイルをもとに、
superスマイルsp を使って売上登録を行っていました。

担当者の流れは、こんな感じです。

  • UKファイルを商品マスタ取込ツールにセット
     

  • 取り込みが終わったら superスマイルsp を開いて商品検索
     

  • 1件ずつ手作業で売上登録
     

  • 金額・数量・商品名を照合しながら、延々と繰り返す……
     

これだけで 毎日1〜2時間。
月末になると伝票が増えて、さらに負担が重くなります。

しかも、目視と手入力が中心のため……

  • 商品コードの誤打
     

  • 入力漏れ
     

  • 似た名前の商品を誤登録
     

  • 担当者によってスピードも精度もバラバラ
     

という、現場あるあるの悩みもつきまとっていました。

「これはもう、RPAで標準化したい！」
この声がきっかけで、自動化プロジェクトがスタートしました。

■ 自動化の目的

今回の自動化で狙ったのは次の3つです。

  1. 属人化の解消
    　誰がやっても同じ精度・同じスピードに。
     

  2. 誤入力ゼロ
    　転記ミスや勘違いを根本的になくす。
     

  3. 作業時間の短縮

　定型作業を減らして、ほかの仕事に時間を割けるように。

■ RPAが行う具体的な処理の流れ

担当者が自然に行っている「ちょっとした判断」まで含め、
作業をすべて分解し、RPAで再現しました。

① UKファイルの自動取得・読み込み
superスマイルspより日次データを取り込みを選択し、最新のUKファイル（*.TAB）をフォルダから自動検出 → 読み込み。

image.png

↑SuperスマイルSP画面

​

image2.png

↑日次データ取り込み画面

​

② 得意先ごとの売上データ登録

superスマイルsp の登録作業は、実は“商品だけ”ではなく
「どの得意先向けの売上なのか」 が重要です。

担当者はいつも……

  • 得意先Noを検索
     

  • 仮売上一覧を表示
    -１件ずつ、数量や金額を入力
    -登録を確定
     

という流れで進めています。

この“得意先Noをキーに商品を絞り込み、登録していく作業”こそ、
今回RPAが最も威力を発揮した部分です。

■ 開発中に直面した課題と工夫

課題① カタカナ表記ゆれ
　

商品名には

  • 半角
     

  • 全角
     

  • 半角＋全角 混在
     

が入り乱れ、見た目は同じでも文字コードが違うため、
RPAの検索が一致しないケースが続出しました。

そこでシナリオ内に

  • 全角→半角への統一
     

  • 文字列の正規化
     

  • 独自の“ゆれ吸収ルール”
     

を組み込み、揺れをすべて吸収できるようにリファイン。

課題② 検索結果が複数件ヒット

似た商品名が多く、検索結果が複数出ることも日常茶飯事。

そこでRPAには多段階の条件分岐を実装。

  1. 商品コードの完全一致 → 最優先
     

  2. 名称の類似度判定 → 一番近いものを選択
     

  3. それでも絞れない場合 → 一番上を選択
     

安全性を最優先しながら、確実に“正しい商品”を選び取れるようにしました。

image1.png

↑複数の商品が検索されたケース

■ superスマイルspへの売上登録を完全自動化

商品が特定できたら、次は登録作業です。

  • 商品コード
     

  • 数量
     

  • 単価
     

  • 金額
     

  • 売上日
     

  • 支払区分
     

これらを1件ずつ入力し、登録ボタン → 完了確認まで自動実行。
100件以上あっても、淡々とミスなく処理していきます。

■ 導入効果

RPA導入の結果……

  • 毎日1～2時間の作業が、数分で完了！
     

  • 入力ミスが完全ゼロに
     

  • 商品名の揺れ問題も解消
     

  • 例外があっても止まらない安心設計
     

年間で 数百時間の業務削減 が見込まれています。

■ 他業種への展開可能性

今回構築したRPAは、

  • 外部ファイル読込
     

  • 条件分岐
     

  • 入力登録
     

  • 例外処理
     

  • 完了通知
     

という、非常に汎用性の高い構造で作っています。

そのため……

  • 受注データの基幹システム登録
     

  • 入金データの自動照合
     

  • 月次の振分処理
     

  • POS売上の振分
     

  • ECデータの自動台帳化
     

などにも、そのまま応用が可能です。

「ファイル → システム入力」の業務なら、ほぼ確実に効果を発揮します。

■ まとめ

今回のRPA導入により、
UKファイルの取り込みから、
表記ゆれ対策・複数候補の判断処理、
superスマイルspへの売上登録、
例外処理、
完了通知まで――
すべてを自動化することができました。

結果として、

  • 作業時間の大幅削減
     

  • 誤入力ゼロ
     

  • 担当者の負担軽減
     

  • 業務の標準化
     

を一気に実現しています。

「毎日同じ作業に時間を取られている……」
そんな現場こそ、RPAの効果が最大限発揮される場所かもしれません。

「人手不足で事務が追いつかない」「毎日のルーチンに時間を取られている」——もしそんな課題を抱えているなら、RPA導入によって業務を根本から見直すチャンスです。

弊社では、ツール選定からシナリオ設計・開発、運用サポートまでを一貫してご支援しております。

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