RPAで医療機関の事務作業の
「在宅医療システムの払戻作業」を自動化！
月次ごとの煩雑な確認・転記作業を大幅短縮
まずは、今回のRPAがどのように医療機関ごとの返戻処理を自動化しているのか。
実際のシナリオ実行画面ダイジェストをご覧ください。
（一部個人情報を含むため、モザイク処理を施しています。）
＊こちらは、運用サポート.com（株式会社ドットコネクト）にてシナリオ作成させていただきました。
■ 導入のきっかけ
複数の医療機関を支援する事務センターでは、毎月「返戻データ」を確認し、対象月の内容をスプレッドシートに転記・整理する作業が発生していました。
各医療機関ごとに ORCA システムにログインし、返戻一覧から対象月のデータを抽出しては、
「患者番号」「氏名」「診療年月」「コメント」を手入力でスプレッドシートにまとめる——。
この繰り返し作業は医療機関の数だけ発生し、月次処理の負担となっていました。
処理月の条件判定や行の追加など、単純ながらも細かい判断が多く、人手で行うと時間もミスも避けられません。
「返戻データの確認や転記といった繰り返しはRPAに任せ、人はチェックと分析に集中したい」
――こうした要望をもとに、自動化の検討が始まりました。
■ 自動化の目的
RPA導入の目的は、属人化をなくし、月次返戻処理の標準化と正確性の向上を図ること。
また、手作業で発生していた「対象月の判定ミス」「転記漏れ」などを防止し、
誰が実行しても同じ結果が得られる仕組みを構築することでした。
加えて、月初に集中する返戻処理の時間を短縮し、事務スタッフが他の請求関連業務に専念できるようにすることも狙いのひとつです。
■ RPAが行う具体的な処理の流れ
このRPAでは、医療機関ごとに繰り返される返戻処理を完全自動化しています。
使用ツールは ORCA（MICHIRUブラウザ経由）と Googleスプレッドシート。
① データ保存・準備
まずRPAは、対象処理年月（例：R5.7）を自動取得し、当月処理用フォルダにデータを保存。
医療機関ごとにスプレッドシートのひな型をChromeで起動し、対象年月のシートを新規作成（ひな型シートを コピー）します。
↑患者一覧スプレッドシート
② ORCAへのアクセスと一覧取得
MICHIRUブラウザでORCAにログインし、「請求管理」→「返戻一覧」を開きます。
そこから、返戻データの一覧を1行ずつ読み取りながら処理を進めます。
処理年月を取得し、空欄 か否か、対象月と一致するかを条件分岐で判断。
対象月より新しい場合はスキップし、古い場合はその医療機関の処理を終了します。
↑ORCA画面
ORCAの画面にある４３番をクリックする。
↑４３番を選択した、ORCA画面
↑４３番を選択した、ORCA画面の真ん中下部分の拡大表示
↑払戻一覧を選択した、ORCA画面
↑番号ごとのORCA画面
③ 返戻データ詳細の取得
対象月データが見つかった場合は、行番号を入力して選択し、返戻詳細をクリック。
詳細ウィンドウが開いたら、そこから患者単位の情報を取得します。
RPAは返戻詳細を1行ずつ読み取りながら以下を処理します：
-
患者番号（空欄ならスキップ）
-
氏名
-
診療年月（スペース除去・形式統一 yyyy/m）
-
コメント欄内容（不要部分削除）
取得した情報をもとに、スプレッドシートに1行追加。
保険種別（国保／社保）で条件分岐し、D列に患者番号、E列に氏名、F列に診療年月、G列にコメントを入力します。
↑スプレッドシートの画面
④ データ格納と終了処理
すべての返戻詳細を処理し終えると、RPAは詳細ウィンドウを閉じて次の返戻データへ。
すべての行を完了後、次の医療機関の処理に移ります。
全医療機関の処理が完了すると、ブラウザを閉じて終了します。
■ 開発中に直面した課題と工夫
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条件分岐の明確化
対象処理年月を基準に分岐を行い、「対象外データを読み飛ばす」構造を実装。
月をまたぐ場合でも確実に正しいデータのみ抽出できるようにしています。
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スプレッドシート行追加の最適化
挿入位置を自動で発見し、条件ごとに適切な行に追加。
毎月のデータ構造変化にも柔軟に対応します。
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エラー防止の堅牢設計
空欄データ・未読込ウィンドウなどでの停止を防ぐため、判定待機や例外処理を多数組み込んでいます。
■ 導入効果
RPA導入により、各医療機関の返戻データ確認・転記作業は大幅に効率化されました。
従来は1件ごとに数分を要していた処理が、RPAでは数十件単位を自動で短時間処理。
また、RPAによる自動判定で転記ミスや対象月の選択誤りがほぼゼロに。
データ整備の精度が上がったことで、後続の集計や分析もスムーズになりました。
■ 他業種への展開可能性
このシナリオは「対象データを抽出し、条件分岐でスプレッドシートへ登録する」という汎用構造を持っています。
そのため、医療機関だけでなく、以下のような業務にも応用が可能です。
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返戻以外のレセプト処理結果の自動整理
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医療費支給明細や給付金データの転記
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行政提出用リストの自動生成 など