RPAで「商品台帳登録」を自動化！
ガリバーとサイボウズ、ティーメックの入力を1つのPCで完結
毎月・毎週繰り返される商品台帳登録作業。
これまで担当者がエクセル台帳を見ながら、ガリバー・サイボウズ・ティーメックの各システムに同じ情報を転記していました。
しかし、この単純な繰り返し業務は意外と時間がかかり、入力漏れや登録ミスも発生。
「自動化できるところはRPAに任せ、人は確認業務に専念したい」——そんな声からRPA導入が始まりました。
＊こちらは、運用サポート.com（株式会社ドットコネクト）にてシナリオ作成させていただきました。
■ 導入のきっかけ
補足資 料①「商品台帳エクセルデータ」をもとに、
20種類の販売商品をそれぞれ「ガリバー」「サイボウズ」両システムに登録。
さらに、受注入力・売上入力をティーメックで行うという流れは、担当者の手作業に大きく依存していました。
操作は毎回同じ手順であるにもかかわらず、
システムごとに入力項目が異なり、転記作業が煩雑。
入力ミスが1つ発生すれば、後工程の確認や修正にも時間がかかる状況でした。
■ 自動化の目的
RPA導入の目的は、属人化の解消と業務 標準化。
どの担当者が実行しても、同じ手順・同じ精度で商品台帳登録を完了できるようにすることでした。
また、手入力に伴う誤登録を防ぎ、
商品台帳・受注・売上の各情報を常に正確な状態に保つことも狙いの一つ。
同時に、登録作業に費やしていた時間を短縮し、担当者が分析や確認といった付加価値業務に集中できる体制を整えることを目指しました。
■ RPAが行う具体的な処理の流れ
この企業では、応募情報の処理をRPAで再現するために、
現場担当者への ヒアリングをもとに、手順を一つずつ整理しました。
使用ツールは、メールソフト（Gmail）、PDFリーダー、応募管理サイト、そしてExcel台帳。
これらをRPAが連携し、メール受信から応募者登録までの一連の流れを自動で実行します。
商品台帳データの取得
RPAは補足資料①の「商品台帳エクセルデータ」を開き、商品一覧（20種類）の情報を読み込みます。
ガリバー登録
ガリバー専用サイトを自動起動し、
各商品の名称・型番・価格・カテゴリなどを順に入力・保存します。
サイボウズ登録
続いて、サイボウズにログインし、
同じ商品情報を自動で転記・登録。
ガリバーと同じ内容をミスなく登録できるよう、RPAが項目マッピングを自動で行います。
受注入力
受注管理画面を開き、件名・明細を入力後、保存。
必要に応じて受注明細をExcelから読み取り、自動入力します。
売上入力（ティーメック）
最後にティーメックにログインし、
該当商品の売上情報を登録。
RPAはレコードを新規作成し、金額・数量・日付を自動で反映します。
↑レセコン画面
↑集計用Excel画面
これらすべての処理を1台のPC上で完結。
複数システム間の連携を、RPAが一連の流れで自動化します。
■ 開発中に直面した課題と工夫
このシナリオ開発にあたって、単に操作手順を自動化するだけでなく、実際の運用環境に合わせた細かな調整を重ねました。導入後に安定して稼働し続けることを最優先に、通信環境やシステム仕様など、現場特有の条件を丁寧に検証しながら仕組みを最適化していきました。
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複数サイト間の切り替え
各システムのログイン認証や画面遷移時間が異なるため、
RPAが次の操作に移るタイミングを動的に調整する仕組みを組み込みました。
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入力項目の不一致対策
ガリバーとサイボウズで入力項目名や順序が異なるため、
エクセル台帳を共通マスタとして参照し、
自動で対応項目をマッピングする設計にしました。
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エラー検知とログ管理
登録中にエラーが発生した場合は、
RPAが該当商品の行番号をExcelに記録し、担当者が確認できるようにしました。
■ 導入効果
従来、1商品あたり数分を要していた登録作業が、
RPA導入後は全20商品で約○分で完了。
作業時間を約○％削減しました。
また、複数システムへの重複入力に伴う誤登録・漏れがほぼゼロに。
登録データの整合性が高まり、後工程の修正対応も不要になりました。
■ 他業種への展開可能性
今回のRPAは「共通マスタから複数システムへデータ登録する」という汎用構造を持っています。
そのため、以下のような業務にも容易に展開できます。
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顧客情報の一括登録
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各種ECサイトへの商品登録
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社内システム間のマスタ連携（例：販売管理⇔会計）