RPAで「PDFからエクセルへのデータ入力」を自動化！
まずは、RPAがこちらの金属くず商の単価表書き換えをどのように自動化しているのか。
実際のシナリオ実行画面を収録した動画をご覧ください。（一部個人情報が含まれるので、モザイク処理を施しています。）
＊こちらは、運用サポート.com（株式会社ドットコネクト）にてシナリオ作成させていただきました。
■ 導入のきっかけ
ある金属くず商の企業では、様々な金属産業からの買取に関する価格変動をPDFやファックスで受け取りそれをエクセルにまとめた単価表に 転記し、管理していました。PDFを見ながら転記する労力や、転記ミスを防ぐための二重確認などの非効率も発生しており、人手を補うという意味で業務の自動化を検討しました。
■ 導入前の課題
従来の作業フローは次のようなものでした。
金属産業から単価表がメールやファックスで送られてくる
→ メールに添付されたPDFを参照する、ファックスの用紙を参照する。
→ 金属名と単価を確認し、単価表エクセルに入力
→ 約６０種類を単価変動３日分において繰り返す。
→当日の銅建値を調べ、入力
→エクセルを別名保存する。
この流れを金属産業から単価表の更新が行われるたびに1回あたり２０分の作業負担がかかっていました。
また、メールが送られてくる時間や、方法が定まっておらず、送られてくる時間によっては残業が発生していました。
■ 自動化の目的
金属単価表更新の処理フローは、
「金属産業からの買取価格提示がPDFによって１，２日ごとに送られる → Excel転記 →金属産業のweb更新前と更新後の単価表データをそれぞれ保存する 」
という一連の手順を人手で行っており、毎回２０分の時間を費やしていました。やはり、毎日 金属産業の会社から送られるFAXによる印刷代、電話代の値段的コストはばかになりません。全てをパソコン上、オンライン上でやり取りすればそのようなコストを削減できます。またFAXを印刷し、エクセル上に転記、また転記ミス・書式ズレによる再確認コストが掛かっていまし た。それに加えて金属産業から情報が送られてくる時間帯によっては残業が発生してしまいます。
この課題を解消するため、同社ではRPAによる請求業務自動化を検討。 転記・集計を含む単価表更新処理全体の自動化 、作業時間・残業時間の削減による労働環境の改善を図りました。
■ RPAが行う具体的な処理の流れ
使用ツールは、文字列を取得するためword、文字列編集のExcel、および進行通知用のChatworkです。これらをRPAが連携させ、一連の転記業務を自動で実行します。
RPAシナリオの全体像は以下の通りです。
（★ここに「自動化フロー図」画像を挿入）
シナリオ概要：
①ファイルからPDFを開く →②一度wordにてテキストを編集→ ③エクセルに転記用ファイルを作成 → 他企業の情報も載ったエクセル単価表に転記→ エクセルを更新し更新日時名で保存
① フォルダからRPA実行対象となるPDFファイル名を取得
フォルダに保存されたファイル名一覧を取得し、最新日時から実行対象となるPDFファイル名を取得します。
② Wordにてテキストを編集
wordから文字列を全文コピーによって取得します。
③ エクセルに転記用ファイルを作成
他企業の単価表をまとめたシートに直接転記する前に、リスク回避のために文字列を他のエクセルで編集します。
④ 他企業の単価をまとめたエクセル単価表に転記
実際に他企業の単価もまとめられた単価表に転記していきます。
↑エアリザーブ画面
続いて、1患者ずつExcel上の「患者マスタ」を参照して前回の施術内容や金額を取得します。
↑患者マスタ.xlsm
↑レセコン画面
↑集計用Excel画面
すべての金属単価で登録を終えると、RPAがメモ帳に「実行終了しました」と自動記録を残し、弊社Chatworkに「実行開始」「完了」のメッセージを送信します。これにより、整骨院の担当スタッフが、毎朝PCのメモ帳の記録を確認することで、RPAの実行が終了していることを確認できます。また弊社としても、Chatworkの通知を見ることで、RPAの実行が正常に終了したのか、もしくはエラーで実行が停止しているのかを速やかに確認でき、もしもエラーが生じた際には遠隔操作でシナリオの修正を行うことができます。
この仕組みによって、従来は手作業で～時間かかっていた全ての患者登録業務が、RPA導入後は一部の手入力が必要な患者のみ（後述）となり、～分で完了するようになりました。現在、整骨院の担当スタッフの朝の業務は「RPAが生成した集計用Excelを確認し、未登録患者を数名だけ手入力する」だけです。
■ 開発中に直面した課題と工夫
このシナリオ開発にあたって、単に操作手順を自動化するだけでなく、実際の運用環境に合わせた細かな調整を重ねました。導入後に安定して稼働し続けることを最優先に、通信環境やシステム仕様など、現場特有の条件を丁寧に検証しながら仕組みを最適化していきました。
①PDFファイルから文字列の取得
PDFファイルに記された文字列をそのままコピーしてしまうと列に記された金属名と行に記された単価がぐちゃぐちゃになってしまっていました、そこでPDFファイルをプログラムからWordで開くことによりwordで文字列をコピーすることにしました。その際に、ファイルをそのまま起動することは簡単なのですが、別のプログラムで開くために実行対象となるPDFファイルが保存されている場所を開き直接プログラムから起動しています。
↑RPA実行中のエアリザーブ読み込み画面
②エクセルでの文字列編集
金属産業から送られる単価表は価格変動がなければ価格が書き込まれていません
でした、そのため、そのPDFは価格表がすべて埋まっていませんでした。
そのためエクセルにて、単価が書き込まれていないものに関しては同じ列の左側に書き込まれている価格を参照することによってエクセルを全て埋めることとしました。
↑レセコン上の施術内容や金額の表記
この制約を解消するため、患者情報をExcel上で一元管理する仕組みに変更しました。RPAは、あらかじめ整骨院さんに作成していただいた「患者マスタ（Excel）」を参照して施術内容や金額を自動で取得し、レセコンに正確に入力するように設計しました。
この方法により、レセコン固有の制約に左右されず、常に同じ精度で入力を行えるようになりました。
↑患者マスタ（Excel）の管理画面
③エクセルにて単価表への転記作業
金属産業から送られる単価表はどの金属がどの列にあるのか、また日によって記載があるもの、ないものが混同していたため転記作業において、それぞれの金属についてきちんと両方のエクセルに記されたもので対応させる必要がありました。これについては、くず商様側のエクセルの金属名を金属産業様のPDFに記されたものと同じ表記にしていただき、同じ文字列であれば対応しているという異にしました。また、今までにない金属名が出た場合にはchatworkにて通知することにしました。
↑集計用Excelの“例外処理”記載用列画面
このように、単なる自動化ではなく、現場で確実に動くための調整を行ったことで、 RPAが毎朝安定して稼働し、担当スタッフの負担を軽減する仕組みが完成しました。
■ 導入効果
今回のRPAの導入によって、こちらの整骨院では朝の患者登録業務の効率が大幅に改善されました。
先述したように、これまでスタッフが～時間かけて行っていた入力作業は、RPAの自動処理によって、スタッフの作業時間は～分に短縮されました。
結果として、毎朝の作業時間を～％削減し、年間換算でおよそ～時間分の業務効率化を実現しました。
また、手作業による入力や転記がなくなったことで、誤入力や確認漏れといったヒューマンエラーがほぼゼロになり、データの正確性が向上したことで、後工程での修正作業も不要になりました。
今後より一層、業務の再確認や二重チェックにかかっていた時間を別の業務に振り分けることが可能になり、スタッフ全体の稼働バランスが改善されることでしょう。
さらに、今回の取り組みを通じてRPA運用のノウハウが院内に蓄積され、次は他業務にも展開できるのではないかと感じています。
■ 他業種への展開可能性
今回構築したRPAの仕組みは、「顧客の予約情報を取得し、登録を自動化する」という流れを基本としており、同様の業務構造を持つ多くの業種で応用ができます。特に、人手によるデータ入力や確認作業が発生している現場では、導入効果が高いと考えています。
特に医療・治療院業界では、今回の整骨院と同様に、予約システムとレセコンの連携が課題となるケースが多く見られます。RPAを活用すれば、来院予定者情報の自動登録や施術履歴の参照といったルーティン作業を自動化でき、担当スタッフの負担を軽減することができます。
また、美容院やエステサロンなどのサービス業でも、予約情報の取得から顧客データベースへの登録、施術内容の記録までの流れは共通しています。RPAによってこの一連の処理を自動化すれば、受付業務の効率化だけでなく、顧客対応品質の均一化にもつながるでしょう。
■ まとめ
RPAの導入により、この整骨院では毎朝の患者登録業務を大幅に短縮し、作業の属人化を解消するとともに、入力精度の向上を実現しました。
従来はスタッフの手作業で～時間を要していた登録作業が、RPAによって～分で完了するようになり、施術準備や患者対応にあてられる時間が格段に増えています。
さらに、Excelマスタを活用した患者情報の一元管理やChatworkとの連携による処理状況の自動通知などにより、運用面でも安定した仕組みが確立されています。
この事例は、少人数体制でも確実な成果を出せることを示す好例です。
限られた人員で多くの業務を担う現場ほど、RPAの効果は大きく、今回の整骨院のような現場主導の導入モデルは、今後の中小事業者にとっても大きな指針となるでしょう。
「人手不足で事務が追いつかない」「毎日のルーチンに時間を取られている」——もしそんな課題を抱えているなら、RPA導入によって業務を根本から見直すチャンスです。
弊社では、ツール選定からシナリオ設計・開発、運用サポートまでを一貫してご支援しております。
↓まずは無料相談フォームから、お気軽にご相談ください。